écrire une note de condoléances n’est jamais facile-et cela peut sembler encore plus difficile lorsque vous en écrivez une pour un client. C’est une lutte pour atteindre le bon niveau d’émotion, dire quelque chose de significatif et être authentique. Jongler avec tout cela pour créer quelques phrases est difficile!
selon la façon dont vous et votre client vous connaissez, vous pouvez envoyer un petit panier-cadeau de sympathie peu coûteux ou un panier-cadeau de charcuterie et de fromage copieux avec une note personnelle., Si vous ne connaissiez pas la personne décédée, cela présente un ensemble différent de défis. Il n’y a pas de bons souvenirs à partager, pas d’histoires réconfortantes passées à lier.
passez à ces sections:
- Étape 1: Comprendre L’étiquette des e-mails du Client
- Étape 2: Choisissez une ligne D’objet appropriée
- Étape 3: Commencez à écrire votre e-mail
- Étape 4: consultez quelques exemples de messages de condoléances pour un Client
- Étape 5: Envoyez vos condoléances
cependant, la rédaction de notes de condoléances professionnelles suit un code d’étiquette rigide., À certains égards, cela les rend beaucoup plus faciles à créer, contrairement au Protocole de condoléances typique. Si vous essayez de trouver le bon e-mail de condoléances pour un client, voici quelques conseils que vous devez savoir.
Étape 1: Comprendre L’étiquette des e-mails du Client
Il existe quelques codes à toute épreuve pour l’étiquette des e-mails du client. Quel que soit le type d’e-mail que vous envoyez, un ton professionnel est primordial. Y compris mignon émoticônes, l’argot, les abréviations et les raccourcis ne fonctionnent pas. C’est aussi vrai pour une note de condoléances. Vous pouvez apparaître comme désinvolte et indifférent-même si c’est la dernière chose que vous voulez!,
exprimer le bon niveau d’émotion est également essentiel. Être sec et antipathique est cruel. En cette période difficile, le soutien est crucial. Ne virez pas non plus dans l’autre extrême. Les niveaux mélodramatiques de sympathie sont très inappropriés.
Si vous n’avez jamais rencontré la personne décédée, cela peut sembler très peu sincère. Ne faites pas votre relation, ou connexion avec le défunt, plus qu’elle ne l’est.
Étape 2: Choisissez une ligne D’objet appropriée
Que devez-vous mettre dans la ligne d’objet d’un e-mail de condoléances? Il peut être tentant de le laisser vide si vous ne savez pas quoi dire. L’envoi d’un e-mail avec une ligne d’objet vide est impoli, alors résistez à la tentation. Évitez d’être verbeux, soit. Comme d’habitude, être succinct est la meilleure option.
comment classeriez-vous l’objet de votre e-mail? Cela dépend de la façon dont vous connaissez votre client. Si vous ne les connaissez pas bien, considérez les catégories de sections de cartes de voeux dans le Supermarché., Vous pouvez utiliser ces catégories pour remplir la ligne d’objet de votre courriel.
utiliser un mot ou une expression comme « condoléances » ou « avec sympathie » sont d’excellentes options. Si vous connaissiez bien le client ou le défunt, une option plus personnalisée est la meilleure. Essayez quelque chose comme « Tellement désolé pour votre perte » ou « Triste Nouvelle ». Chacun de ces choix sont des lignes d’objet appropriées.
Étape 3: Commencez à écrire votre e-mail
choisir quoi dire aidera à réduire le désert des options. Lorsque vous faites ces choix, rappelez-vous la règle d’or: Ne jamais assumer. C’est facile à faire lors de l’élaboration d’une note de condoléances., Lorsque vous luttez pour quelque chose à dire, les clichés sont faciles.
et si vous écriviez quelque chose comme” ils sont dans un meilleur endroit maintenant « ou » je suis sûr qu’ils vous manqueront beaucoup? »Vous avez peut-être commis une variété de faux pas sociaux en deux courtes phrases.
ne présumez jamais que les croyances ou les relations de quelqu’un correspondent aux vôtres. Ceci est particulièrement inapproprié dans une carte de condoléances. L’accent devrait être mis sur eux, jamais vous.
S’ils ne croyaient pas en une vie après la mort, ce type de condoléances n’a aucun sens. Supposer que votre client et le défunt avaient une relation positive est également une erreur., Sauf si vous êtes sûr qu’ils avaient une bonne relation, vous pouvez très bien vous mettre dans une situation embarrassante.
distribuer des conseils est aussi une erreur professionnelle. Une carte de condoléances n’est pas l’endroit pour transmettre la sagesse de la vie ou agir comme si vous saviez ce qu’ils vivent. Même si vous avez subi la perte d’un proche dans le passé, personne ne veut d’un sermon. Donner des conseils est la dernière chose dont une personne émotionnelle a besoin. Ils ont besoin de soutien et d’empathie, qui sont les deux principaux objectifs d’un courriel de condoléances.
en évitant ces pièges, vous êtes bien sur votre chemin vers un e-mail de condoléances., L’étiquette professionnelle des courriels favorise la brièveté, y compris les notes de condoléances. Considérez ce que vous essayez de communiquer.
Les principaux objectifs sont: reconnaître leur perte et leur douleur et offrir votre soutien. Avec ces objectifs, vous pouvez créer un e-mail sans enfreindre les limites professionnelles. Ci-dessous, nous avons conçu quelques exemples afin que vous puissiez réfléchir à une version personnalisée.
Étape 4: Découvrez quelques exemples de messages de condoléances pour un Client
lorsque vous écrivez des messages de condoléances, vous pouvez utiliser les méthodes de rédaction de lettres apprises à l’école.,
Si vous ne vous souvenez de rien du tout, pas de soucis! Nous vous avons couvert avec quelques options personnalisées que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaitez.
- j’ai entendu parler de la perte de votre parent. Je suis désolé pour leur décès. Sachez que vous êtes dans mes prières pendant cette période très difficile.
- je voudrais exprimer ma profonde sympathie pour la mort de votre parent. Mes pensées sont avec vous, et je suis désolé pour votre perte.
- j’étais si triste d’apprendre votre perte tragique. Sachez que mes pensées et mes prières sont avec vous en ce moment., J’espère que les souvenirs d’eux vous apporteront du réconfort.
- j’ai entendu parler du décès de votre parent. Ce doit être une période très difficile pour vous, et je suis tellement désolé pour votre perte. Je vais vous tenir dans mes pensées.
- je voudrais présenter mes sincères condoléances pour la mort de votre parent. Penser à vous pendant cette période difficile.
- veuillez accepter mes plus sincères condoléances en cette période très difficile. J’espère que les souvenirs que vous avez avec votre confort relatif vous. Je suis tellement désolé pour votre perte et je vous garde à l’esprit.,
- je suis tellement attristé d’apprendre le décès de votre parent. J’espère que vous avez beaucoup de membres de la famille et d’amis pour se rassembler autour de vous pendant cette période difficile. Veuillez accepter mes plus sincères condoléances à partir de nous.
- je suis tellement désolé d’apprendre la perte de votre parent. J’espère que partager des souvenirs avec la famille et les amis est réconfortant.
- je suis tellement désolé de la période difficile que vous devez vivre après la mort de votre parent. Vous tenir dans mes pensées et mes prières, et j’espère que vous avez de bons souvenirs pour vous réconforter.,
- j’espère que vous trouverez du réconfort dans de bons souvenirs pendant cette période difficile. Veuillez accepter mes sincères condoléances pendant cette période.
Étape 5: Envoyez vos condoléances
Après avoir envoyé un e-mail, il y a quelques options. Vous pouvez laisser vos condoléances sous forme de courrier électronique, et ne pas l’évoquer à nouveau. Si vous ne connaissez pas le client, cela peut être plus approprié qu’une approche plus personnalisée.
Si vous connaissez le client depuis longtemps, cependant, d’autres avenues sont plus appropriées., Laisser vos condoléances disparaître dans un vide vide est une erreur que trop de gens font.
dans cet esprit, évitez de faire la même erreur vous-même. Il y a quelques situations dans lesquelles vous pouvez vous retrouver qui nécessitent une décision sur la façon de suivre vos condoléances.
Par exemple, si vous les voyez en personne bientôt après l’envoi de votre remarque? Vous ne devriez pas éviter le sujet comme si vous marchiez sur des coquilles d’œufs. Ils sont conscients de leur perte, et prétendre que cela ne s’est pas produit ne fait que vous favoriser.
pourtant, offrir une épaule pour pleurer peut être inapproprié., Vous pouvez cependant répéter verbalement le contenu de votre carte de condoléances lorsque vous les rencontrez. Cela peut remplacer un rythme conversationnel maladroit, vous n’avez donc pas à demander comment ils vont.
Le suivi est primordial dans les situations où vous avez quelque chose de concret à offrir. Par exemple, si c’était un membre de la famille, vous pourriez offrir à apporter leur repas ou de l’aide pour les funérailles. Dans ce cas, cependant, vous pouvez demander comment ils vont.
D’autres types de suivi peuvent sembler comme si vous les pressiez de répondre à votre e-mail. Bien sûr, c’est le dernier type de pression dont ils ont besoin dès maintenant!, Enregistrer les suivis pendant quelques semaines ou quelques mois après est une meilleure idée.
beaucoup de gens qui ont traité avec perte peuvent préférer la présence d’une carte physique sur leur bureau, plutôt qu’un e-mail. Ces rappels que d’autres pensent à eux peuvent faire toute la différence. Pensez à envoyer une carte physique, aussi, et peut-être même un panier-cadeau de sympathie si vous connaissiez bien votre client.
envoyer une Note mémorable
écrire une note, qu’il s’agisse d’un message de condoléances pour un ami, un membre de la famille ou un client, peut être difficile., Exprimer de la sympathie et des soins, tout en maintenant un ton professionnel, est difficile. Les idées ci-dessus peuvent servir de point de départ idéal et réconforter vos clients.
Si vous cherchez plus d’aide à la rédaction, lisez nos guides sur la façon d’écrire une lettre de remerciement professionnelle et comment demander un congé de deuil.