La gestion de documents est le processus de traitement des documents de manière à ce que les informations puissent être créées, partagées, organisées et stockées de manière efficace et appropriée. En tant que tel, apprendre à créer un système de gestion de documents est essentiel pour les entreprises.
Pour de nombreuses entreprises, l’objectif d’un système de gestion de documents sur l’organisation et le stockage de documents. Ils veulent pouvoir stocker des documents de manière organisée et sécurisée qui permet toujours de trouver facilement des documents., Cet article vous montrera comment créer un système de gestion de documents qui fait exactement cela.
le défi: mélanger L’ancien et le nouveau
Si vous tapez « système de gestion de documents” dans n’importe quel moteur de recherche, vous obtiendrez de longues listes de « solutions” de gestion de documents, dont beaucoup comportent des logiciels ou des applications qui annoncent les avantages d’un bureau sans papier.
cependant, les logiciels ou applications de gestion de documents sont conçus pour améliorer la gestion des fichiers électroniques par votre entreprise., Le problème est que de nombreuses petites entreprises doivent composer avec un mélange de données démodées sur papier et de fichiers électroniques-et, dans certains cas, la proportion de données sur papier est beaucoup plus grande.
Une solution au problème d’un mélange de données de l’environnement serait d’utiliser un système d’imagerie documentaire pour convertir tous vos documents en format électronique. Mais cela coûte trop cher et prend trop de temps pour de nombreuses petites entreprises.,
la bonne nouvelle est que vous pouvez mettre en place les bases d’un système de gestion de documents sans acheter de logiciel spécial ni passer par l’imagerie de documents en gros. Le système n’a pas à être complexe; il suffit d’investir du temps dans la planification et la mise en œuvre.,
3 Étapes vers un système de gestion documentaire
la configuration d’un système de gestion documentaire comporte trois étapes:
- créer un plan de gestion documentaire
- mettre en œuvre le plan de gestion documentaire
- suivre
la première étape est la plus détaillée, alors explorons-la plus loin.
Création d’un Document de Plan de Gestion
La première étape consiste à répondre à ces quatre questions:
1. Quelles sont les règles de création de documents?,
factures, lettres de rappel de paiement, brochures de Vente, e—mail, bilans, feuilles de calcul, rapports-toutes les entreprises créent une variété de documents au cours de la réalisation et du suivi des affaires. Et pour garder les choses organisées, toutes les entreprises doivent établir des règles pour créer des documents.
- Existe-t-il des modèles internes pour certains de vos documents commerciaux standard, tels que les lettres et les factures, et où sont-ils situés?
- existe-t-il un guide de style interne à suivre?
- Les nouveaux documents doivent-ils être datés ou horodatés?,
- quelles procédures devraient être suivies pour le partage ou l’examen des documents?
Pour certaines petites entreprises, le seul point qui importe où les modèles pour divers documents commerciaux sont situés et comment les utiliser. Mais si la création de documents au sein de votre entreprise implique différentes personnes qui collaborent, examinent ou mettent à jour des documents, vous devrez passer du temps à décider comment ces choses doivent être faites pour assurer l’efficacité et la cohérence.
2. Comment allons-nous stocker les documents?,
Il y a des coûts associés au stockage—dont le plus important, pour la plupart des petites entreprises, est probablement le coût du temps perdu lorsque les gens recherchent des documents. La question est donc la suivante: comment les documents seront-ils déposés? La clé du dépôt des documents est de suivre de bonnes pratiques de gestion des dossiers. Un système clair et facile à suivre est essentiel.
Vous devez également savoir comment archiver les documents. Comment allez-vous gérer les fichiers qui sont obsolètes ou tout simplement prêts à être déplacés vers le back burner dans votre système de gestion de documents?,
Au début de chaque année, par exemple, vous devez parcourir les différents fichiers liés au travail sur votre ordinateur, éliminer ceux qui ne sont plus à jour et créer de nouveaux dossiers étiquetés par année et par sujet, en déplaçant les fichiers au besoin. Vous pouvez faire la même chose avec les fichiers papier; il n’est pas difficile de supprimer les anciens documents d’un dossier de fichiers et d’en créer un nouveau avec « Old” dans le titre. Certains logiciels offrent des options d’archivage automatique.
3. Comment la récupération de documents peut-elle être simplifiée?,
Cette question est au cœur de votre système de gestion de documents. Dans un sondage mené par Léger Marketing Pour Xerox Canada, les propriétaires et les gestionnaires de petites et Moyennes Entreprises Canadiennes ont déclaré qu’il en coûtait en moyenne 2 152 $par année pour gérer et stocker des documents et environ une heure par jour pour rechercher ces documents.
encore une fois, les bonnes pratiques de dépôt peuvent contribuer grandement à résoudre le problème. Si vous faites des choses telles que suivre systématiquement des conventions de nommage strictes, par exemple, les documents seront beaucoup plus faciles à trouver.,
et que vous soyez un propriétaire unique ou un propriétaire d’entreprise avec des employés, vous devez créer une liste d’emplacements de fichiers, qui rappellera aux utilisateurs où vont certains types de fichiers—et où les trouver. N’oubliez pas d’indiquer si le fichier sera ou non sur votre système informatique, un serveur interne, dans le cloud ou classé dans un emplacement physique tel qu’un classeur. Par exemple, supposons que vous utilisiez des images, des vidéos ou même des photos papier dans votre entreprise., Une entrée dans votre liste d’emplacements de fichiers peut être:
- Digital images / video: computer (or server— – drive E:/photos-file dans le dossier sujet approprié
photos papier: classeur 3-Photos-alpha par sujet
les lecteurs réseau ou cloud partagés doivent être étiquetés en fonction du contenu, tout comme les tiroirs du classeur.
4. Comment Pouvons-nous sécuriser nos documents?
La première ligne de défense pour la sécurité des documents est physiquement sécuriser les locaux eux-mêmes., Toutes les entreprises, même celles à domicile, doivent avoir des systèmes de sécurité installés.
les entreprises peuvent également avoir besoin ou vouloir investir dans d’autres dispositifs de sécurité, tels que des barres de fenêtre, des caméras de sécurité ou des services de patrouille. Vous pouvez passer tout le temps que vous voulez à créer des mots de passe et à crypter des fichiers pour tenter de protéger vos fichiers électroniques, mais peu importe si quelqu’un peut simplement se promener et voler votre ordinateur.,les nôtres (et pendant le déjeuner si aucune personne fiable n’est présente)
mise en œuvre et suivi
Une fois que vous avez créé votre gestion de documents planifiez en répondant aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à le mettre en œuvre., Assurez-vous que tout votre personnel connaît les détails du système de gestion de documents de votre entreprise et que tout le monde suit les procédures appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération de documents.
vous devrez également vous assurer que tous ceux qui accèdent et utilisent des documents au sein de votre organisation suivent en nommant et en stockant systématiquement les documents de manière appropriée. Contrôle ponctuel sur une base régulière pour tester si des fichiers particuliers peuvent être facilement trouvés et pour se prémunir contre les erreurs de classement. Même la négligence occasionnelle peut jeter tout le système.,
Vous pouvez configurer un système de gestion de documents en une journée, mais l’implémenter de manière cohérente dans le temps sera la clé de son succès. Les récompenses sont énormes-vous gagnerez des tonnes de temps et gagnerez la tranquillité d’esprit.,