prendre de bons procès-verbaux lors d’une réunion du Conseil est un rôle important et enrichissant. Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration sont plus qu’un compte rendu général des discussions du Conseil d’administration; ils servent de Compte rendu officiel et légal de la réunion du Conseil d’administration. Les procès-verbaux sont utilisés de diverses manières, notamment pour suivre les progrès, détailler les plans futurs et servir de point de référence. Entre autres choses, le procès-verbal de votre réunion doit refléter un compte rendu des motions, des votes et des abstentions.,
prise de procès – verbaux pour une réunion du Conseil-étape par étape
dans votre rôle de secrétaire, vous aurez essentiellement quatre étapes pour enregistrer des procès-verbaux efficaces pour une réunion. Vous devrez passer un peu de temps à planifier avant la RÉUNION, Prendre des notes pendant la réunion et rédiger un rapport officiel après la réunion. Vous serez également responsable du dépôt et du partage des procès-verbaux de chaque réunion.,
Étape 1: Préparation de la réunion du Conseil d’administration
pour apprendre à prendre les procès-verbaux d’une réunion du Conseil d’administration, il est important de noter que chaque organisation enregistre ses procès-verbaux un peu différemment. Discutez avec le président du Conseil d’administration de tous les formats actuels ou attendus que vous êtes censé utiliser. Examinez les procès-verbaux des réunions passées pour les utiliser comme modèle. Demandez au président du Conseil une copie de l’ordre du jour de la réunion, y compris les noms de tous les participants, y compris les invités ou les conférenciers.,
Étape 2: Prendre un compte rendu de la réunion du Conseil
à moins que votre organisation ne vous oblige à taper des notes lors de la réunion, vous pouvez les taper ou les écrire à la main. L’utilisation d’un modèle de minutes de réunion solide peut vous aider à maintenir des minutes plus structurées. Les deux choses les plus importantes à savoir pour comprendre comment prendre des procès-verbaux lors d’une réunion du Conseil sont les informations à enregistrer et la façon de les présenter.,procès-verbal de séance
la façon dont vous détaillez les discussions pendant une réunion du conseil est aussi importante que de vous assurer d’inclure toutes les informations dans les puces indiquées ci-dessus., Pour chaque point de l’ordre du jour, rédigez un bref exposé de chaque mesure prise par le Conseil, ainsi qu’une brève explication de la justification de leur décision. S’il y a des arguments étendus, écrivez un résumé succinct des arguments principaux.
Enregistrez les discussions objectivement, en évitant les remarques incendiaires et les observations personnelles. Une bonne façon de le faire est d’éviter les adjectifs et les adverbes autant que possible. Vérifiez votre langue pour vous assurer qu’elle est claire, sans ambiguïté et complète.
comme il a été mentionné précédemment, les procès-verbaux constituent un compte rendu officiel et légal de la réunion du Conseil., Dans le domaine juridique, les procès-verbaux des réunions sont présumés exacts et peuvent être utilisés comme preuve juridique des faits qu’ils rapportent. Documenter les discussions du conseil pour refléter fidèlement les actions et les intentions des administrateurs du Conseil. Les conseils d’administration ont une responsabilité juridique, alors gardez l’information de base et le langage simple pour éviter toute complication juridique qui désavantage l’organisation dans toute procédure judiciaire. Utilisez des noms uniquement lors de l’enregistrement de mouvements et de secondes.,
Après la réunion, vous voudrez écrire le dossier officiel lorsque tout est encore frais dans votre esprit, alors préparez le dossier dès que possible après la réunion.
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Étape 3: rédaction du compte rendu officiel des procès-verbaux des réunions du Conseil
passez en revue l’ordre du jour pour obtenir toute la portée de la réunion. Ajouter des notes pour des éclaircissements. Examinez les actions, les motions, les votes et les décisions pour plus de clarté., Modifiez l’enregistrement afin que les minutes soient succinctes, claires et faciles à lire.
Il est préférable de joindre à la copie finale les documents et documents de la réunion auxquels il a été fait référence au cours de la réunion, plutôt que de résumer le contenu du procès-verbal.
Étape 4: Signature, dépôt et partage des procès-verbaux
Une fois que vos procès-verbaux de réunion sont entièrement rédigés, vous êtes responsable de les rendre officiels en les faisant signer par le secrétaire du Conseil. Votre organisation peut également exiger la signature du président.,
pour savoir comment prendre des minutes pour une réunion du Conseil d’administration, vous devez toujours suivre les règlements et les protocoles de votre organisation pour stocker les minutes. C’est une bonne idée d’avoir des copies de sauvegarde en version imprimée, sur un disque dur ou (dans le meilleur des cas) sur un portail de carte.
Le secrétaire a également la responsabilité de partager les procès-verbaux. Assurez-vous que le président a approuvé le procès-verbal avant de le partager sur papier ou en ligne.,
- défaut de documenter un quorum
- Description ambiguë des actions du Conseil
- y compris les informations qui pourraient nuire au Conseil d’administration d’un point de vue juridique
- longs retards dans la fourniture de procès-verbaux après une réunion
- retards dans l’approbation des procès-verbaux des réunions passées-erreurs manquantes
- défaut de déposer et de gérer des documents
- défaut de faire signer des documents afin qu’ils servent de dossier officiel et juridique
conscient que le procès-verbal des réunions a pour but de refléter les véritables intentions du conseil et qu’il s’agit d’un dossier officiel et juridique., Compte tenu de l’ampleur des détails et de la complexité des processus associés à une documentation appropriée des procès-verbaux de réunion, en apprenant à prendre des procès-verbaux pour une réunion du Conseil d’administration, de nombreuses organisations trouvent que l’utilisation d’un outil, tel que le logiciel du portail du Conseil d’administration, aide à rendre ce travail plus Aussi sérieux que soit le travail, la tâche de prendre et de préparer des minutes est une expérience enrichissante et édifiante.