avec tous les chapeaux qu’un propriétaire d’entreprise doit porter, il n’est pas toujours facile de connaître les meilleures politiques pour l’utilisation correcte des cartes de crédit d’entreprise par les employés. Plusieurs propriétaires d’entreprise ont le désir et le besoin de créer ces politiques, mais l’absence de la direction sur la façon de le faire.
Les petites et les grandes entreprises tentent constamment de minimiser les dépenses liées aux voyages et autres dépenses engagées par les employés au profit de l’entreprise., L’un des meilleurs moyens de réduire les dépenses inutiles des employés est de créer des politiques d’utilisation des cartes de crédit des employés. Pour réduire l’utilisation abusive de la carte de crédit de l’entreprise, cela implique de définir des règles et des règlements concernant la façon dont la carte de crédit professionnelle doit être utilisée.
Les conseils suivants donnent un aperçu de la façon dont les entreprises peuvent créer efficacement des politiques de carte de crédit pour les employés.
responsabilités du titulaire de la carte
Si une entreprise émet des cartes de crédit à ses employés, elle doit mettre en œuvre un ensemble de règles qui régissent l’utilisation de la carte., Les employés devraient être tenue responsable de la sécurité de la carte ainsi que la confidentialité des informations relatives à l’entreprise. La société doit communiquer les limites de dépenses de crédit, les activités considérées comme des violations de l’utilisation et les répercussions de l’utilisation inappropriée de la carte. Les employés doivent s’assurer que la carte est conservée dans un endroit sûr, s’assurer que le compte de la carte est exempt d’activités frauduleuses et que le numéro de la carte est gardé privé. L’entreprise doit également indiquer que la carte de crédit professionnelle ne doit être utilisée que par l’employé et non par toute autre personne.,
préciser les limites de dépenses
L’entreprise devrait établir des règles et des lignes directrices qui dictent les activités ou les transactions où la carte de crédit doit être utilisée. Dans la plupart des cas, les dépenses devraient être limitées aux besoins d’employés spécifiques pour certaines tâches ou certains voyages. Chaque ministère devrait avoir ses propres limites de dépenses, et elles devraient être additionnées et synchronisées avec le budget global des dépenses du ministère. En tant qu’entreprise, il est bon d’informer chaque salarié sur les limites de dépenses au moment de l’émission., De plus, chaque employé ne doit pas dépasser cette limite et, si c’est le cas, il doit couvrir les frais de dépassement de la limite. Enfin, les cartes de crédit de la société ne doivent jamais être utilisées pour des avances de fonds.
rapport D’utilisation régulière
l’entreprise a besoin d’un processus pour tenir les employés responsables de l’utilisation de la carte de crédit de l’entreprise. À la fin de chaque mois, les employés doivent soumettre un rapport détaillé de tous les frais, reçus et codes comptables applicables., Chaque employé doit s’assurer de joindre les reçus de dépenses au relevé mensuel avant de les soumettre à l’entreprise à des fins de vérification. Tout cela doit être fait à temps pour éviter les retards de paiement. Cela garantira que l’entreprise surveille facilement ses dépenses mensuelles et que l’audit devient plus simple.
Pas d’Utilisation de Cartes sur les Dépenses Individuelles
L’entreprise doit être très stricte sur l’utilisation de la carte de crédit employé dans que personne n’est autorisé à l’utiliser pour des dépenses personnelles., En bref, l’utilisation de la carte devrait être limitée aux activités commerciales. La définition de l’utilisation personnelle, dans ce cas, est une dépense non liée à l’exploitation de l’entreprise. L’entreprise devrait avoir des conséquences spécifiques pour tout employé qui utilise la carte pour ses propres dépenses personnelles.
examen de L’utilisation
Si une entreprise émet des cartes de crédit pour les employés, il est recommandé d’effectuer un examen de l’utilisation de chaque employé chaque mois., L’examen de la carte doit être effectué par le superviseur immédiat des employés avec un membre du service comptable de l’entreprise. Le superviseur de l’employé doit s’assurer que l’utilisation de la carte est limitée à quoi elle était destinée. De plus, le service comptable doit vérifier si tous les reçus et autres documents de dépenses soumis par l’employé sont authentiques.
En outre, l’entreprise doit avoir une politique sur la façon de gérer les frais contestés, et le personnel affecté à gérer l’annulation des cartes pour les employés licenciés.,
chaque entreprise qui utilise des cartes de crédit d’entreprise pour son personnel devrait avoir une politique de carte de crédit des employés claire, efficace et détaillée pour prévenir toute utilisation abusive de la carte par les employés. Il peut éviter les problèmes ou les malentendus et éviter les goulots d’étranglement au cas où un employé doit engager des dépenses liées au travail et n’a pas d’autre mode de paiement.,