lorsque vous êtes chargé de créer une politique d’entreprise, il est tentant de gifler quelque chose et de l’appeler bon. Mais votre politique a le pouvoir d’influencer la prise de décisions par les voyageurs, les gestionnaires et les administrateurs.
Il peut vous aider à consolider votre voyage d’entreprise, le rendant plus facile à signaler et à suivre, ou il peut ne pas affecter le comportement du tout.,
nous lançons ce guide avec une introduction à ce qu’est une politique de voyage d’entreprise et ce qu’elle peut faire pour votre entreprise. Ensuite, nous allons dans les détails avec quelques sujets et ressources importants: meilleures pratiques, conseils pour la rédaction, Un modèle de politique personnalisable, comment atteindre une conformité quasi totale, comment gérer l’approbation de voyage à l’aide de la technologie, même comment automatiser le processus de réservation de voyages d’affaires.
qu’est Ce qu’une politique de voyage?,
une politique de voyage est essentiellement les règles et procédures d’une entreprise qui décrivent comment leurs employés devraient approuver, réserver et dépenser les voyages à des fins professionnelles. Les politiques de voyage d’entreprise sont généralement créées par le Gestionnaire des Finances et le Gestionnaire des voyages et décrivent généralement des choses comme, si un employé peut voler en classe affaires, combien de semaines à l’avance devrait-il Réserver ses voyages, ou s’il y a certaines précautions que les employés doivent prendre lorsqu’ils voyagent seuls.,ut ce qui suit:
- procédure de réservation et outil de réservation de voyage approuvé
- coût admissible de réservation (Hôtels, vols, transport terrestre)
- exceptions ou règles spéciales pour les villes ou les itinéraires plus chers
- fournisseurs privilégiés
- processus D’approbation pour les voyages qui dépassent les limites typiques
- processus de remboursement
- dépenses autorisées et non autorisées
- transporteur
- obligation de diligence fournisseur ou procédures
de toute évidence, une politique de voyage ne concerne pas seulement le moment de la réservation., Il contrôle également de nombreux aspects des voyages et affecte les employés de nombreux départements différents.
Pourquoi créer une politique de voyage d’affaires?
des lignes directrices claires signifient l’équité pour tous.
Les politiques de voyage ne sont pas seulement des règles, des règles, des règles. Ils ne devraient pas causer de frustration et de roulement des yeux. Au contraire, les politiques de voyage peuvent avoir un impact positif à la fois sur les voyageurs et les entreprises. Voici comment:
avantages pour les voyageurs
- flexibilité et autonomie pour réserver son propre voyage dans les limites des directives
- La Sécurité d’abord!, (Les déplacements des voyageurs sont suivis)
- réduire la confusion et les tracas avec la réservation de voyage
avantages pour l’entreprise
- réduire les pics de dépenses de voyage et prendre le contrôle
- réduire les frictions et la frustration concernant les dépenses et les remboursements
- accroître l’équité et favoriser une culture d’entreprise positive
que devrait inclure une politique de voyage d’entreprise?
la Politique de voyage de votre entreprise sera affectée par la façon dont votre entreprise voyage, qui voyage et pourquoi elle voyage. Cependant, il y a certaines choses qui doivent être dans la Politique de toute entreprise.,
Il est essentiel d’inclure votre processus de réservation et votre outil approuvés. Voulez-vous que les voyageurs réservent avec une seule plate-forme de voyage d’affaires afin de consolider vos dépenses? Voulez-vous voyageurs de réserver pour eux-mêmes dans la politique ou voulez-vous un gestionnaire de bureau de réserver tous les voyages?
votre police doit également indiquer clairement quels achats peuvent être passés en charges et ce qui ne le peut pas, de sorte que vos voyageurs n’achètent pas inconsciemment quelque chose pour lequel ils ne seront pas remboursés ou n’ajoutent pas de dépenses inutiles à leur carte d’entreprise.,
la Politique de voyage est également un endroit intelligent pour mettre vos dépenses et le processus de remboursement. De cette façon, les voyageurs ont une raison de consulter la Politique.
et enfin (mais certainement pas de moindre importance), vous devez inclure toutes les informations de sécurité dont les voyageurs ont besoin. Que doivent-ils faire en cas d’urgence pendant leur absence? Qui devraient-ils contacter pour différents types d’urgences? Quelle assurance leur est offerte?
pour plus de détails sur tout ce qui précède, consultez notre page Modèle et notre section sur la rédaction d’une politique.,
défis courants liés aux politiques de voyage
Il est fort probable que vous ne souhaitiez pas que votre politique de voyage recueille de la poussière littérale ou virtuelle. Malheureusement, un trop grand nombre d’entre eux. Voici quelques problèmes courants avec les documents de politique de voyage.,
- Les politiques de voyage sont difficiles à comprendre
- personne ne les lit ou ne s’en souvient
- Les politiques de voyage ne sont pas appliquées à l’aide de la technologie
- Les politiques de voyage apparaissent comme trop bureaucratiques
problèmes de politique de voyage en chiffres
- 64% des millennials comprennent la Politique de voyage de
- 72% des entreprises n’ont pas atteint le niveau de conformité souhaité en matière de politique de voyage.
- 50% ou plus des réservations d’hôtel sont en dehors de la Politique d’entreprise.,
Certains de ces problèmes peuvent être résolus simplement en ayant une politique qui reflète plus fidèlement les besoins de l’entreprise et les voyageurs. Par exemple, si la moitié des voyages ne sont pas conformes, le problème pourrait être que votre budget de voyage standard ne reflète pas les prix ou les demandes de voyage actuels. La nature de votre entreprise peut nécessiter beaucoup de réservations de voyage de dernière minute, même si celles-ci sont contraires à la Politique.
en plus d’une politique réaliste, la meilleure chose qu’une entreprise puisse faire est d’avoir une politique exploitable et implémentable à l’aide de la technologie., Un wiki ou word doc ou PDF ne va tout simplement pas le couper.
Vous avez besoin d’une politique qui soit intégrée à votre technologie de réservation.
comment intégrer votre politique dans le processus de réservation
parce qu’un document ne peut pas affecter ce que les gens achètent, vous avez besoin d’une technologie de réservation de voyages d’affaires. Utilisez un outil de réservation qui comprend des politiques de voyage personnalisables et des flux de travail d’approbation. De cette façon, si un voyage est sous politique, le voyageur ou l’administrateur peut le réserver. Sinon, une notification est envoyée au gestionnaire approprié ou aux finances (en fonction de vos paramètres d’approbation pour ce voyageur ou ce service).,
maintenant que nous avons établi ce qu’est une politique de voyage et pourquoi c’est important, jetez un oeil aux autres aspects de ce guide. Cette ressource en ligne fournira de l’aide sur les zones suivantes de la politique voyage de l’entreprise:
- Comment écrire une politique de voyage
- les Meilleures pratiques pour les politiques en matière de voyages
- Une politique de voyage modèle
- Comment améliorer le respect de la politique
- Comment vous pouvez automatiser une politique de voyage
