Dans ce post, nous allons couvrir:
- la Réservation des vols de groupe
- Réservation hôtels du groupe
- Plus de réservation de groupe conseils
la Réservation des vols de groupe
les réservations de Groupe pour les vols peuvent être difficiles. Voyons quels conseils notre Pro Giacomo a à offrir. Continuez à lire pour l’entrevue.
qu’est-Ce que la réservation de groupe dans les compagnies aériennes?
lorsque vous organisez des réservations de groupe pour des vols, vous devez contacter les compagnies aériennes et leur indiquer le nombre de voyageurs et vos dates, puis attendre qu’elles vous renvoient un devis personnalisé.,
contrairement à une réservation directe en ligne, ce processus est manuel et peut être un peu lent, car vous voudrez contacter plusieurs compagnies aériennes pour obtenir des devis différents.
les compagnies aériennes offrent-elles des réductions pour les groupes?
Les compagnies aériennes n’offrent pas nécessairement de réductions. Ce qu’ils offrent, c’est l’assurance que tous les membres de votre groupe prendront le même vol (sauf si votre groupe est composé de centaines de personnes, bien sûr).
Est-il moins cher de réserver des vols de groupe?
obtenir un accord de groupe d’une compagnie aérienne n’est pas toujours le meilleur tarif., Le coût payé par vol sur une offre de réservation de groupe est souvent plus élevé que si vous vous connectez à TravelPerk ou Kayak et voyez le coût du vol individuel. C’est parce que la compagnie aérienne sait combien ils font en moyenne pour un billet ce jour-là. Ils peuvent calculer ce qu’ils comptent faire.
pourquoi les réservations de vols de groupe sont-elles plus chères?,
disons que vous allez sur un site de réservation de voyage populaire et que vous voyez que le coût du vol que vous voulez est de 50 euros, mais la compagnie aérienne sait qu’à mesure que la date se rapproche, elle peut le vendre pour 150 euros, donc le prix qu’elle décide de vous donner en tant
c’est pourquoi avec un groupe de 25 ou moins, il est souvent moins cher de réserver les vols vous-même. Lorsque je le fais pour nos clients, je le regroupe en lots de 8., Certains transporteurs, en particulier les transporteurs à bas prix, vont augmenter le prix juste après que quelqu’un a réservé, alors j’attends quelques heures avant de gérer le prochain lot de 8 voyageurs.
Si le groupe de la réservation des vols n’offre pas de rabais, pourquoi le faire?
Si vous prenez l’itinéraire de réservation du vol manuellement, vous n’avez aucune garantie que tout le monde dans le groupe obtiendra ce vol. Vous pourriez arriver au dernier groupe de 5 ou 8 flyers, et il pourrait y avoir aucune disponibilité., Si vous avez suffisamment planifié à l’avance, c’est très rare, mais c’est toujours un risque. Vous devez donc être prêt à risquer que certains voyageurs aient besoin de prendre un itinéraire ou un transporteur différent si vous souhaitez obtenir le prix le plus bas ce jour-là.
« l’autre inconvénient de réserver soi-même manuellement et de ne pas obtenir de tarif de groupe, c’est que vous n’avez aucune flexibilité. »
Giacomo Guarnieri
La plupart des entreprises ne paient pas pour la possibilité de changer le vol, vous êtes donc enfermé dans ces dates et heures, et à ces voyageurs spécifiques.,
d’autre part, avec la réservation de groupe qui a été négociée avec la compagnie aérienne, ils vous donnent généralement le temps d’apporter des modifications. C’est différent pour chaque transporteur, mais généralement, vous êtes autorisé à ajouter ou de supprimer 10% des passagers jusqu’à un mois à l’avance, et vous n’avez pas à donner leur nom au moment de la réservation.
réservation d’hôtels de groupe
Qu’en est-il des hôtels? Voyons ce que nous pouvons apprendre de Giacomo.
Comment obtenir les meilleurs tarifs sur les réservations d’hôtel de groupe?
en général, il est beaucoup plus facile de négocier les prix pour les grands groupes avec les hôtels qu’avec les compagnies aériennes., Ils pourraient éprouver moins de prévisibilité avec les réservations et pourraient être plus susceptibles de vous offrir un rabais basé sur le volume. En outre, leurs taux ne fluctuent pas autant, il est donc plus facile pour eux de vous offrir un rabais sans craindre de sacrifier un client plus payant plus tard.
comme pour les vols, vous devez envoyer un e-mail aux hôtels que vous envisagez et leur indiquer le nombre de chambres (et combien de personnes par chambre) et les dates. Gardez à l’esprit que pour les voyages d’affaires, il est conseillé de ne pas forcer les employés à partager une chambre dans la mesure du possible.,
Email n’importe où de 5 – 15 Hôtels différents pour obtenir des devis, et voir si vous pouvez négocier le prix vers le bas.
Quoi d’autre pouvez-vous négocier?
bien qu’il soit possible de négocier le prix, la chose la plus facile à négocier est absolument des avantages supplémentaires. Pour les hôtels, il s’agirait de surclassements de chambres ou de repas gratuits. Et pour les vols, l’enregistrement gratuit des bagages est généralement inclus ou est facile à négocier.
Plus de conseils pour la réservation de voyages en groupe
Giacomo a encore plus de conseils pour nous.
Quel est le processus global de réservation de voyages de groupe?,
tout d’abord, nous devons décider si nous voulons obtenir des devis des hôtels et des compagnies aériennes et négocier un prix de groupe, ou si nous voulons Gérer nous-mêmes la réservation de groupe en ligne. Nous pouvons passer en revue les options, mais la plupart du temps, il est facile pour moi de supposer Quel est le meilleur itinéraire en fonction des contraintes de temps et de la taille du groupe.
quand les négociations ne valent-elles pas la peine?
Si vous êtes sur une crise de temps, il ne vaut pas la peine de négocier d’avant en arrière avec la compagnie aérienne pour un meilleur prix.,
et au fil du temps, le coût moyen du billet augmentera, ils ne voudront donc que vous facturer plus. Ils peuvent parfois prendre 24 – 48 heures pour revenir à vous, de sorte que vous n’êtes pas dans une bonne position pour négocier pour les voyages qui sont à venir bientôt.
certainement savoir quoi négocier dépend de l’entreprise. J’adopte une approche différente pour chaque transporteur et hôtel en fonction de la situation.
« C’est une grande raison pourquoi les clients apprécient ce service tant. Ils n’ont pas à s’inquiéter d’essayer d’obtenir une meilleure affaire, ce qui est un art. Nous nous occupons de toutes les négociations., »
Giacomo Guarnieri
Comment gérez-vous les groupes provenant de différents lieux de départ?
Nous avons récemment prévu que 400 personnes viennent à Barcelone pour le Netcentric Summit 2018. Ils venaient de 12 endroits différents. Nous avons envoyé un Typeform demandant à tout le monde d’où ils viennent et combien de temps ils resteront. Ensuite, nous avons trié ces réponses et regroupé les personnes en fonction du lieu et des dates. Une fois que nous avons fait cela, nous avons basé notre approche sur ce qui était bon pour chaque groupe individuel.
Combien de temps faut-il pour réserver un voyage de groupe?,
cela peut prendre de 3 jours à 3 mois. Bien sûr, 3 mois est à l’extrême, des choses comme des conférences et de grands événements avec plusieurs participants et conférenciers. Une semaine est plus typique!
comment rationalisez-vous les réservations de groupe?
La meilleure chose que vous pouvez faire est d’obtenir tous les renseignements à l’avant. Essayez de poser des questions de manière proactive. Alors ne vous arrêtez pas à savoir que vous avez besoin d’un hôtel à Londres, par exemple. Découvrez exactement quel quartier et quel style d’hôtel est préféré, comme moderne ou boutique.,
j’essaie aussi d’obtenir une pré-approbation pour la réservation, en particulier avec les voyages qui arrivent bientôt. Disons qu’il y a un voyage de groupe de 16 personnes et que le voyage dure 6 semaines.
je vais dire au client pourquoi les tarifs de réservation de groupe pour la compagnie aérienne seront plus chers, et que mon approche est de gérer la réservation manuellement.
alors je leur ferai savoir que tant que le deuxième lot de 8 n’est pas une différence de plus de 50 euros, que je le réserverai moi-même.
bien sûr, ce n’est qu’un exemple, mais le fait est que j’essaie de minimiser de manière proactive les Va-et-vient si le temps est un problème., Il y a un équilibre entre économiser de l’argent au client et leur faire gagner du temps. Si je prends trop de temps pour réserver, cela peut gaspiller de l’argent. Donc, je m’assure toujours d’obtenir autant d’informations que possible et d’obtenir l’approbation de réserver à l’avance si cela est nécessaire. Mais pour la plupart des voyages, je suis en mesure de leur montrer les options et de les laisser décider avant la réservation finale.
comment les gestionnaires de bureau peuvent-ils exceller dans la réservation de groupe?
Si vous réservez quelque chose pour un événement d’entreprise, vous pouvez utiliser la même stratégie: essayez d’obtenir l’approbation et les informations des bonnes personnes dès le départ si vous le pouvez.,
» j’essaie toujours d’envoyer le minimum d’e-mail et d’être clair. Cela rend moins stressant pour le client. J’essaie de distiller la communication. »
Giacomo Guarnieri
Si un gestionnaire de bureau gère la réservation de groupe, la même chose serait utile en interne. Ils peuvent essayer d’obtenir autant d’informations et d’approbation initiales que possible, de traiter par lots toutes les questions qu’ils ont, puis pour tout suivi ou option, toujours être aussi clair que possible.
Quelle est l’une de vos pires erreurs de réservation de groupe et comment l’avez-vous gérée?,
Une fois, nous avions réservé 40 chambres pour un événement de groupe à Lisbonne. Les collègues partageaient des chambres et il y avait deux lits dans chaque chambre.
Nous avons reçu un appel que les murs de la salle de bain étaient en verre, de sorte que vous seriez en mesure de se voir lorsque vous utilisez la salle de bain ou la douche. Nous avons parlé directement avec l’hôtel et ils ont mis en place quelque chose pour le couvrir. Ils ont dû couvrir toutes les parois de verre dans 40 chambres!
Quelle est votre pire expérience avec la réservation de groupe de transport terrestre?
avec ce récent sommet à Barcelone, nous avons organisé des bus pour prendre tout le monde à l’aéroport., Cette semaine-là, il neigeait partout en Europe, et tous les vols ont été retardés. Les plans des bus de ramassage ont été complètement ruinés.
Nous avons organisé pour les hôtes d’aller les accueillir à l’aéroport et de les aider. Sur place, les hôtes ont dû réorganiser tous les groupes de bus car tout le monde était arrivé à des heures différentes de celles prévues. C’était fou, mais nous avons travaillé dessus!
comment les gens peuvent-ils en savoir plus sur l’obtention de votre aide pour les réservations de groupe?
Si les entreprises veulent aider avec les réservations de groupe, nous pouvons gérer l’ensemble du processus., Nous décidons de la meilleure approche et négocions le tarif ou nous réservons manuellement le voyage.
« je suis le premier point de contact, nous travaillons donc en tête-à-tête et formons vraiment une relation. »
Giacomo Guarnieri
lorsqu’un client réserve un événement de groupe avec nous, il utilise presque toujours le service pour ses prochains événements. On leur enlève tellement de stress. Nous pouvons négocier de meilleurs taux, et bien sûr, le support constant est une charge énorme. Il y a tellement de mésaventures qui peuvent se produire avec un grand nombre de voyageurs.,
la première étape est qu’ils doivent être un abonné Premium avec TravelPerk. Une fois qu’ils sont inscrits, tout ce qu’ils ont à faire est de demander une réservation de groupe par e-mail [email protected] ou appeler le soutien, puis je serai en contact avec eux.
pour en savoir plus, consultez TravelPerk Premium pour obtenir tous les détails et FAQ sur TravelPerk réservation de groupe.
