Les listes sont importantes. Ils nous aident à prioriser—et à nous rappeler d’accomplir-des tâches importantes.
Êtes-vous déjà allé à l’épicerie spécifiquement pour une chose, puis reparti avec un panier plein de tout, mais? Si vous laissez votre liste d’épicerie à la maison, vous êtes à la merci de notre mémoire humaine faillible.
en tant que gestionnaire de projet, vous devez créer des rapports d’état de projet réguliers pour mettre à jour les parties prenantes sur l’avancement du projet., Et comme à l’épicerie, peu importe la fréquence à laquelle vous créez un rapport d’état de projet, il y a une chance que vous oubliiez quelque chose si vous n’avez pas de liste.
pour vous assurer que vos mises à jour hebdomadaires contiennent les informations essentielles dont vos parties prenantes ont besoin, nous avons créé une liste de contrôle simple que vous pouvez utiliser comme modèle de rapport d’état:
télécharger la liste de contrôle
aperçu exécutif
pourquoi? Parce que vos parties prenantes ne liront probablement pas tout. De cette façon, les parties prenantes qui liront la vue d’ensemble de l’exécutif et écrémeront le reste auront un résumé des informations les plus importantes.
la première section de votre rapport d’état du projet est la vue d’ensemble de l’exécutif., Il devrait comprendre un aperçu général de l’état d’avancement du projet, divisé en trois parties:
1. Identificateurs de projet.
- nom du Projet
- ID de Projet/code
- Nom du gestionnaire de projet
- Date de rapport
Il peut sembler évident pour référence le nom du projet et d’autres éléments, mais sans les avoir sur votre liste, ils peuvent être facile à oublier. À l’exception de la date du rapport d’état, les identificateurs de projet resteront les mêmes d’une semaine à l’autre.
inclure la date du rapport d’étape est très important: cela aide à établir un calendrier précis du projet.,
2. Résumé de la progression. Cette section devrait inclure un examen de haut niveau des objectifs globaux du projet et des progrès réalisés à leur égard jusqu’à présent. Le projet est-il sur la bonne voie, en retard ou en avance sur le calendrier? Le budget est-il dépassé ou insuffisant? Le résumé des progrès devrait mettre en évidence tous les points qui nécessitent l’attention des parties prenantes—même si ces points sont également discutés dans une section ultérieure du rapport de situation.
3. Santé globale du projet et pourcentage complet., Cette section doit indiquer la santé (ou l’état du projet) de divers éléments du projet:
La santé du projet peut être représentée visuellement plutôt que sous forme narrative, en utilisant un code couleur prédéterminé pour représenter l’état de chaque élément (comme indiqué ci-dessus). Par exemple:
- vert signifie que l’élément est sur la bonne voie.
- Jaune signifie qu’il est en difficulté.
- rouge signifie qu’il nécessite une attention immédiate (et, très probablement, une intervention des parties prenantes).,
Nous recommandons d’établir une mesure quantitative pour les statuts codés par couleur afin de présenter au mieux des informations précises. Sans cela, une partie prenante pourrait mal comprendre un statut jaune en réagissant ou en sous-réagissant et en repoussant ainsi le projet encore plus loin.
définissez le jaune pour que le budget représente que le projet dépasse l’allocation approuvée de 5 à 15%., Si les projections budgétaires sont supérieures à un dépassement de 15%, le statut serait rouge.
Le pourcentage terminé doit être saisi sous la forme d’un pourcentage réel indiquant le niveau global d’achèvement du projet (par exemple, 50% pour un projet à mi-chemin).
comment le logiciel de suivi de projet peut aider: les tableaux de bord offrent un affichage en direct des performances de l’équipe et des progrès globaux. Ces outils capturent automatiquement les données et les organisent en un seul endroit, ce qui permet aux gestionnaires d’économiser du temps et des efforts., Dans les systèmes de suivi de projet basés sur le cloud, les tableaux de bord se mettent à jour en temps réel au fur et à mesure que les progrès sont réalisés, ce qui signifie que les utilisateurs disposent toujours des informations les plus récentes.
Cet écran d’aperçu du projet comprend plusieurs éléments qui doivent être inclus dans votre résumé: des icônes colorées pour représenter l’état des éléments importants, le nom du gestionnaire de projet actif et le pourcentage d’achèvement du projet.,
idéalement, ce résumé devrait être envoyé aux intervenants, à la haute direction et à l’équipe du projet sur une base hebdomadaire. Pour plus d’informations sur les éléments à inclure dans un rapport d’état de projet hebdomadaire, consultez le tutoriel suivant:
jalons et livrables
Une image vaut mille mots, alors utilisez des visuels autant que possible., Vous pouvez utiliser des couleurs pour représenter l’état ou inclure un graphique en pourcentage complet, un graphique de Gantt ou un tableau montrant la progression par rapport aux jalons et aux livrables.
la deuxième section de votre rapport devrait détailler les progrès réalisés vers les jalons importants et les livrables (identifiés lors de la planification du projet).
les jalons sont souvent liés à l’achèvement d’un livrable client ainsi qu’à la facturation et à la facturation à mi-projet—il est donc important pour les parties prenantes de savoir si les équipes sont sur la bonne voie pour les terminer.,
plutôt que d’écrire ces informations sous forme narrative, montrez les progrès de votre équipe avec un tableau simple (voir la capture d’écran ci-dessous). Assurez-vous d’inclure:
- pourcentage de jalon du projet terminé: combien de progrès ont été réalisés sur les tâches individuelles menant à l’étape? Décrivez quelles tâches ont été accomplies et lesquelles sont encore en suspens.
- début / fin planifiés: ce sont les dates initiales fixées lors de la planification du projet pour les travaux précédant et incluant cette étape.,
- début / fin réel: il s’agit de la date réelle de démarrage et d’achèvement du jalon (si toujours en cours, marquez « date de fin” comme à déterminer).
comment le logiciel de suivi de projet peut aider: les diagrammes de Gantt sont des outils de planification de projet clés qui servent d’outils de suivi de projet. À l’aide des diagrammes de Gantt, vous pouvez visualiser le calendrier du projet, déterminer les phases du projet et mettre en évidence les étapes clés, puis suivre les performances de l’équipe et les progrès vers leur réalisation. Certains systèmes ont l’avantage supplémentaire de permettre aux utilisateurs d’explorer les détails des tâches à partir du graphique lui-même.,
Les détails de la tâche indiqués ci-dessus incluent une icône « pourcentage terminé”, le nom du membre de l’équipe responsable de l’achèvement de la tâche et les dates entourant le lancement et l’achèvement de la tâche. La possibilité d’explorer ces informations peut être très utile lors de la création de vos rapports d’état de projet.
gestion des problèmes, des risques et du changement
utilisez le même format de rapport d’état de projet de semaine en semaine, car cela permet de faciliter les comparaisons entre les rapports. L’utilisation d’un format cohérent est important pour votre rapport dans son ensemble, mais surtout pour cette section—il permettra aux parties prenantes de voir, en un coup d’œil, tout nouveau problème et risque, et de repérer rapidement ce qui a changé concernant les problèmes et risques connus.
la troisième section de votre rapport devrait fournir une mise à jour sur les problèmes connus, les risques ou les demandes de changement qui ont été identifiés la semaine précédente, et mettre en lumière les nouveaux.,
la détection et la gestion précoces des risques sont essentielles pour mener à bien un projet. Cette section de votre rapport de situation devrait être mise à puces. Il doit couvrir tous les efforts de gestion des risques, y compris:
- questions en suspens: attirer l’attention sur tout nouveau problème de projet depuis le dernier rapport. En outre, fournir une mise à jour sur les problèmes précédemment identifiés et leurs stratégies de gestion.
- risques ouverts: reconnaître tout nouveau risque survenu depuis le dernier rapport et présenter le ou les plans de gestion pour y faire face., De plus, fournir une mise à jour sur le plan de gestion des risques utilisé pour gérer les risques existants.
- demandes de changement Ouvertes: mettez en évidence toutes les demandes de changement ouvertes et les prochaines étapes qui nécessitent l’attention des parties prenantes—par exemple, prolonger le calendrier ou le budget en raison d’une augmentation des besoins du projet.
comment le logiciel de suivi de projet peut aider: les rapports et les tableaux de bord peuvent être utiles ici. Les rapports fournissent une lecture statique des indicateurs clés tels que le ROI d’un projet, l’utilisation et la disponibilité des ressources, ainsi que les problèmes/risques en suspens., Les tableaux de bord peuvent être configurés avec un affichage en direct des mêmes informations—en fait, les utilisateurs ont souvent la possibilité de créer un rapport d’état de projet à partir du tableau de bord en l’exportant ou en le partageant avec d’autres utilisateurs.
le tableau de bord du gestionnaire de projet ci-dessus a été personnalisé pour montrer les risques par cessionnaire, et pour montrer les problèmes ouverts, À partir de cet écran, les utilisateurs peuvent exporter ou partager le rapport d’état du projet directement avec les parties prenantes (pour accompagner le rapport d’état du projet).
progression de L’équipe
les exigences du projet et les préférences des parties prenantes varient, mais la meilleure règle pour créer votre rapport d’état hebdomadaire est de le garder court et Simple (K. I. S. S.). N’oubliez pas que ce rapport d’étape du projet est un instantané: soyez clair et concis, pas trop détaillé.,
la quatrième et dernière section de votre rapport doit mesurer la productivité de l’équipe, en comparant les progrès réels réalisés au cours de la semaine écoulée à ce qui a été estimé dans le rapport de situation précédent.
félicitez les équipes pour leurs réalisations notables et attirez l’attention sur les tâches incomplètes. Une bonne façon de structurer cette section est de lister:
- tâches planifiées pour la semaine dernière: incluez toutes les tâches que votre équipe estime pouvoir accomplir.
- tâches terminées la semaine dernière: répertoriez toutes les tâches que votre équipe a réellement effectuées.,
- tâches prévues pour la semaine prochaine: toutes les tâches non terminées la semaine dernière devraient figurer en tête de cette liste. Après cela, listez les tâches prévues pour la semaine prochaine.
comment le logiciel de suivi de projet peut aider: notre ajout préféré à cette section est un rapport d’état personnalisé. À l’aide du logiciel de suivi de projet, vous pouvez envoyer une invite hebdomadaire aux membres de l’équipe pour soumettre leur résumé de l’état, leurs principales réalisations et les tâches à venir pour la semaine prochaine, et le système rassemblera automatiquement ces informations sous forme de rapport.,
Vous pouvez ensuite condenser ces informations pour les parties prenantes et les intégrer dans le rapport d’état du projet. Alternativement, vous pouvez choisir d’inclure le résumé plus détaillé en tant que pièce jointe supplémentaire—quelle que soit la préférence de vos parties prenantes.
prochaines étapes pour les gestionnaires de projet
Les rapports D’étape sont un élément essentiel de votre stratégie de gestion des parties prenantes. La liste de contrôle que nous avons incluse ici peut être un bon point de départ lors de l’élaboration de votre propre stratégie de communication.,
Voici quelques points à retenir lorsque vous présentez un rapport aux parties prenantes:
- N’enterrez pas la piste. Les habitudes de lecture et les études de suivi oculaire suggèrent que les gens se concentrent le plus sur le haut du rapport de situation et écument le reste. Mettez les informations les plus importantes dans votre résumé et ne laissez aucune surprise à la fin.
- Une image vaut mille mots. Utilisez des graphiques, des tableaux, des couleurs et des outils de visualisation de données pour vous aider à décomposer de longs récits.
- Cohérence, de cohérence, de cohérence., Choisissez un ensemble de mesures pour mesurer les progrès et définir le succès ou l’échec des initiatives, puis respectez-les. La cohérence des rapports permettra des comparaisons entre rapports plus faciles et plus précises.
- Les rapports K. I. S. S. sont un instantané, alors gardez vos mises à jour de statut courtes et simples. Venez préparé avec des informations supplémentaires si vos parties prenantes vous demandent de développer quelque chose, mais ne les enterrez pas avec trop d’informations.
enfin, les outils de suivi de projet référencés dans cet article peuvent être un énorme atout lorsque vous créez vos rapports., Si vous souhaitez en savoir plus sur ces types d’outils, appelez nos experts en logiciels de gestion de projet pour une consultation gratuite au (855) 998-8505.