les retenues sur la paie sont les salaires retenus sur les gains totaux d’un employé aux fins de payer des impôts, des saisies et des avantages, comme l’assurance maladie., Ces retenues constituent la différence entre le salaire brut et le salaire net et peuvent inclure:
- impôt sur le revenu
- impôt sur la sécurité sociale
- 401(k) cotisations
- saisie-arrêt Salaire1
- paiements de pension alimentaire pour enfants
certaines retenues sur la paie sont volontaires et peuvent être prélevées sur un chèque de paie avant impôt ou après impôt tant que l’employé a fourni une autorisation écrite. Les impôts et les saisies sur salaire, par contre, sont obligatoires et les employeurs qui ne retiennent pas ces déductions avec précision peuvent être responsables des montants manquants.,
Comment faire des retenues sur la paie de travail?
les retenues sur la paie sont généralement traitées chaque période de paie en fonction des lois fiscales applicables et des renseignements de retenue fournis par vos employés ou une ordonnance du tribunal. Les calculs peuvent être effectués manuellement ou vous pouvez automatiser le processus en utilisant un fournisseur de services de paie. De nombreuses entreprises choisissent l’automatisation car elle réduit les erreurs et garantit que les paiements sont déposés auprès des autorités compétentes à temps.,
Le montant que vous retenez pour chaque employé dépend du certificat de retenue de L’employé du formulaire W-4 de la personne, des certificats de retenue de l’état et de la région, des sélections de prestations et d’autres détails. Par exemple, l’employé est-il inscrit à votre régime d’assurance maladie ou y a-t-il une saisie-arrêt ordonnée par le tribunal pour se conformer?
votre lieu(s) d’affaires et où vos employés effectuent des services jouent également un facteur dans les retenues sur la paie parce que tous les États ne perçoivent pas l’impôt sur le revenu.,
déductions avant impôt
les déductions avant impôt sont prélevées sur le salaire d’un employé avant toute retenue d’impôt. Comme ils sont exclus de la rémunération brute aux fins de l’imposition, les déductions avant impôt réduisent le revenu imposable et le montant d’argent dû au gouvernement. Ils réduisent également votre impôt fédéral sur le chômage (FUTA) et les cotisations d’assurance-chômage de l’état.
Les types de déductions avant impôt comprennent, sans s’y limiter, l’assurance maladie, l’assurance vie temporaire collective et les régimes de retraite. Et bien que les employés ne soient pas tenus de participer, il est souvent dans leur intérêt de le faire., Les cotisations avant impôt peuvent leur faire économiser beaucoup d’argent par rapport à ce qu’ils paieraient pour les prestations et autres services après impôt.
Les économies, cependant, ne sont pas illimitées. Il y a généralement des plafonds sur le montant des employés peuvent contribuer sur une base avant impôt. L’IRS, par exemple, réglemente le montant total qui peut être reporté avant impôt à un 401(k)-régime de retraite chaque année.
déductions législatives
les déductions législatives sont mandatées par les organismes gouvernementaux pour payer les programmes et services publics., Il s’agit de l’impôt fédéral sur le revenu, de L’impôt fédéral sur les cotisations D’assurance (FICA) (Medicare et Sécurité Sociale) et de l’impôt sur le revenu de l’état. Pour les classer correctement, vous devez connaître le statut de travail de vos employés.
Si vous embauchez des entrepreneurs indépendants, vous n’avez généralement pas à retenir l’impôt sur le revenu, l’impôt de sécurité sociale ou L’impôt D’Assurance-Maladie de leurs salaires. C’est parce que ces types de travailleurs paient de l’impôt sur le travail indépendant sur leur revenu. D’autre part, si quelqu’un est un employé de bonne foi, vous êtes tenu de déduire les impôts nécessaires., Vous pouvez soumettre le formulaire SS-8, détermination du statut de travailleur aux fins de L’impôt fédéral sur l’emploi et de la retenue D’impôt sur le revenu à l’IRS pour plus d’aide.
taxes de la FICA
Les taxes de la fica soutiennent la sécurité sociale et L’assurance-maladie. Les employés paient l’impôt de sécurité sociale à un taux de 6,2% avec une limite de cotisation basée sur les salaires et ils paient L’impôt sur L’assurance-maladie à 1,45% sans aucun plafond. Cela équivaut à 7,65% d’impôts FICA par chèque de paie (jusqu’à ce que la base de salaire de la sécurité sociale soit atteinte), que vous êtes légalement obligé de faire correspondre.
certains employés peuvent également être soumis à une taxe D’assurance-maladie supplémentaire., À partir de la période de paye au cours de laquelle les gains d’un particulier dépassent 200 000$, vous devez commencer à déduire 0,9% de son salaire jusqu’à la fin de l’année. L’impôt médical supplémentaire s’applique également à certains niveaux de rémunération de retraite des chemins de fer et de revenu de travail indépendant. Vous n’êtes pas tenu d’égaler cette déduction.
impôt fédéral sur le revenu
le gouvernement fédéral a sept tranches d’impôt sur le revenu, allant du taux marginal de 10% à 37%., Ces taux sont appliqués progressivement, ce qui signifie que le salaire d’un employé est d’abord facturé au taux le plus bas jusqu’à ce qu’il atteigne le seuil de cette tranche. Ils continuent d’être facturés à chaque taux ultérieur jusqu’à ce qu’ils atteignent leur revenu brut total ou la tranche d’imposition la plus élevée.
le revenu imposable dans chaque tranche varie selon le statut de la personne – célibataire ou marié déclarant séparément, marié déclarant conjointement ou chef de ménage – qui est noté sur le formulaire W-4. Les ajustements annuels pour l’inflation par L’IRS détermineront également les seuils de la tranche d’imposition.,
pour retenir l’impôt fédéral sur le revenu chaque période de paie, vous avez généralement deux options – la méthode de la tranche de salaire ou la méthode du pourcentage – qui se trouvent tous deux dans la Publication IRS 15-T.
impôts D’état et locaux
Les lois de L’impôt sur Certains facturent un taux fixe sur tous les revenus, d’autres ont plusieurs tranches d’imposition et quelques-uns ne facturent aucun impôt sur le revenu. D’autres encore suivent le code fédéral des impôts au lieu de créer le leur., Pour ces raisons, vous devriez consulter tous les gouvernements des États dans lesquels vous opérez pour vous assurer que votre paie est conforme aux réglementations locales.
déductions après impôt
les déductions après impôt sont prélevées sur le salaire d’un employé après que tous les impôts requis ont été retenus. Étant donné que les déductions après impôt réduisent le salaire net plutôt que le salaire brut, elles ne réduisent pas le fardeau fiscal global de la personne. Les exemples courants incluent les régimes de retraite Roth IRA, l’assurance invalidité, les cotisations syndicales, les dons à des organismes de bienfaisance et les saisies-arrêts salariales., Les employés peuvent refuser de participer à toutes les déductions après impôt, sauf les saisies sur salaire.
saisie-arrêt sur salaire
Les tribunaux, les organismes de réglementation et L’IRS peuvent vous ordonner de retenir une partie du salaire net ou après impôt d’un employé pour couvrir les impôts impayés, la pension alimentaire pour enfants, la pension alimentaire ou les prêts en défaut., Les types de revenus qui peuvent être saisis comprennent:
- salaires horaires
- salaires
- Commissions
- primes
- Pensions et paiements de régime de retraite
l’ordre de saisie-arrêt spécifie généralement le montant ou le pourcentage de retenue et l’endroit où envoyer le paiement. Lisez et comprenez attentivement ces documents. Si vous déduisez incorrectement les saisies-arrêts ou si vous ne les payez pas entièrement, votre entreprise pourrait être responsable des arriérés, et non de l’employé.,
en plus de l’ordonnance de saisie-arrêt elle-même, vous devez respecter le titre III de la Loi sur la protection du crédit à la consommation (CCPA). Cette loi limite le montant du salaire d’un employé qui peut être saisi par semaine et vous empêche de licencier un employé si son salaire est saisi pour une dette.
retenues volontaires
Les employés peuvent choisir de retirer plus d’argent de leur salaire pour couvrir le coût de diverses prestations., Celles-ci sont connues sous le nom de retenues salariales volontaires et peuvent être retenues sur une base avant impôt (si cela est autorisé en vertu de l’article 125 de L’Internal Revenue Code) ou après impôt.
étant donné que les déductions volontaires sont facultatives, vous devez vous assurer que vos employés en sont pleinement conscients. Obtenir le consentement écrit d’un employé avant de retenir des primes d’assurance ou tout autre avantage de sa rémunération. De plus, affichez la déduction actuelle et le total cumulatif sur chaque relevé de paie et conservez des registres exacts au cas où un employé ou un vérificateur remettrait en question une déduction., De nombreux États exigent cela dans le cadre de leurs règlements de tenue de documents.
les types de retenues volontaires sur la paie comprennent:
assurance maladie
offrir une couverture médicale, dentaire et visuelle à vos employés est un excellent moyen d’améliorer la rétention et d’attirer de nouveaux talents, mais vous ne voulez pas que le coût soit lourd. Il est généralement plus avantageux pour vous et vos employés de payer les primes d’assurance avant impôt. Si vous souhaitez le faire, L’IRS exige que vous faites les cotisations par un régime de L’article 125.,
assurance-vie temporaire de groupe
certains employeurs offrent une assurance-vie temporaire de base à leurs employés sans frais supplémentaires jusqu’à concurrence de 50 000$. Rien de plus que cela se traduira par un revenu imputé. Si les employés veulent ajouter une couverture supplémentaire ou souscrire une assurance-vie pour une personne à charge, vous déduisez généralement ces fonds de leur salaire après impôt.
plans de retraite
Les employeurs offrent de nombreuses options d’épargne-retraite différentes, mais deux des plus populaires sont 401(k) et Roth comptes de retraite individuels (IRA)., Les cotisations des employés à un 401 (k) sont reportées pour l’impôt fédéral sur le revenu et la plupart des États impôt sur le revenu, mais sont soumis à des impôts FICA. Les contributions de L’IRA, d’autre part, sont retenues sur une base après impôt.
dépenses liées à l’emploi
Si vos employés sont syndiqués, ils devront probablement payer pour leur adhésion et les avantages imposables offerts par le syndicat. D’autres types de dépenses d’emploi qui peuvent être déduites de la masse salariale comprennent les uniformes, les repas et les déplacements. Certains États, cependant, peuvent interdire ce type de déductions.,
comment calculer les retenues sur la paie
Le calcul des retenues sur la paie est le processus de conversion de la rémunération brute en rémunération nette. Pour ce faire:
- ajustez le salaire brut en retenant les cotisations avant impôt à l’assurance maladie, aux plans de retraite 401(k) et à d’autres avantages volontaires.
- reportez-vous au formulaire W-4 de l’employé et aux tableaux d’impôt de l’IRS pour cette année pour calculer et déduire l’impôt fédéral sur le revenu.
- retenir 7,65% du salaire brut ajusté pour L’impôt sur L’assurance-maladie et l’impôt sur la sécurité sociale, jusqu’à la limite salariale.
- Déduire 0.,9% pour L’impôt supplémentaire de Medicare si le revenu à ce jour a atteint 2 200,000 ou plus.
- dans les États qui facturent l’impôt sur le revenu, le retenir selon les instructions trouvées dans le guide fiscal ou le code fiscal de l’employeur de chaque État.
- soustraire les saisies-arrêts, les contributions aux régimes de retraite Roth IRA et autres cotisations après impôt pour atteindre le salaire net total.
calculateur de retenues sur la paie
FAQ sur les retenues sur la paie
Il n’est pas toujours facile de savoir quand et comment effectuer des retenues sur la paie et les erreurs peuvent être coûteuses., Notre Foire Aux questions peut vous aider à éviter les violations de la conformité.
Quels sont les exemples de retenues sur la paie incorrectes?
Les retenues sur la paie incorrectes résultent souvent du fait que les employeurs facturent à leurs employés des avantages et des services qu’ils devraient payer eux-mêmes., Cela comprend:
- taxe fédérale sur le chômage (FUTA)
- taxe D’état sur le chômage
- assurance accidents du travail
- équipement de protection individuelle requis par L’OSHA
- outils nécessaires pour effectuer le travail
Il peut y avoir des restrictions supplémentaires au niveau de l’état sur la retenue
que sont les retenues sur la paie pour l’assurance?
de nombreux Américains qui ont une assurance maladie l’achètent par l’intermédiaire de leurs employeurs via des retenues sur la paie., Cela offre des économies considérables parce que les primes peuvent être retenues sur leur salaire sur une base avant impôt en vertu d’un régime de L’article 125. En réalité, cependant, les employés ne paient pas directement leur couverture maladie, mais remboursent leur employeur, qui soumet le paiement au fournisseur d’assurance maladie.
comment les retenues sur la paie sont-elles déclarées?,
lorsque vous déclarez les retenues d’impôt des employés et que vous soumettez les paiements d’impôt exigés de l’employeur au gouvernement fédéral, vous utilisez généralement les formulaires suivants:
- formulaire 940, déclaration annuelle de chômage fédéral (FUTA) de l’employeur
- formulaire 941, déclaration trimestrielle de L’employeur
- formulaire 944, déclaration annuelle de L’employeur
ces documents peuvent être soumis sur papier ou dans un fichier électronique. Les états individuels ont leurs propres lignes directrices pour la déclaration des retenues sur la paie, il est donc important de vérifier auprès de vos autorités locales.,
Quels sont les exemples de retenues sur la paie?
les retenues sur la paie se divisent en quatre catégories différentes – avant impôt, après impôt, volontaire et obligatoire-avec un certain chevauchement entre les deux. Par exemple, l’assurance maladie est une déduction volontaire et souvent offerte sur une base avant impôt., Des exemples spécifiques de chaque type de retenue sur le salaire comprennent:
- déductions avant impôts: prestations médicales et dentaires, plans de retraite 401(k) (pour les impôts fédéraux et la plupart des États) et assurance-vie temporaire de groupe
- déductions obligatoires: impôt sur le revenu fédéral et de l’état, taxes FICA, et les saisies salariales
- déductions après impôts:/ul>
Quelle est la déduction Ltd sur les chèques de paie?,
la déduction pour invalidité de longue durée (AILD) couvre un pourcentage du salaire des employés blessés ou trop malades pour travailler pendant une période prolongée. Lorsque L’AILD est déduit avant impôt, les employés paient un peu moins pour les primes, mais sont facturés impôt fédéral sur le revenu sur les avantages reçus. D’autre part, les déductions post-impôt de L’AILD font en sorte que les employés reçoivent un peu moins de salaire à emporter à chaque période de paie, mais leurs avantages ne sont pas assujettis à un impôt supplémentaire s’ils les utilisent. L’invalidité de courte durée (MST) est souvent imposée de la même manière.,
Ce guide est destiné à servir de point de départ à l’analyse des obligations salariales d’un employeur et n’est pas une ressource exhaustive des exigences. Il offre des informations pratiques sur le sujet et est fourni étant entendu QU’ADP ne fournit pas de conseils juridiques ou fiscaux ou d’autres services professionnels.
Les chiffres D’impôt fournis sont en date de l’année d’imposition 2020
1le montant assujetti à la retenue à la source est régi par la Loi fédérale sur la protection du crédit à la consommation.