qu’est Ce qu’une facture?
une facture est ce que vous envoyez à un client après avoir livré votre produit, mais avant d’être payé. La facture indique à votre client le montant qu’il doit vous payer et définit les conditions de paiement qu’il doit suivre. Les vendeurs appelle parfois une « facture de vente. »
Si vous vendez à une entreprise, le montant facturé est entré en tant que Comptes créditeurs sur leur argent final sortant de leur poche. Pour votre comptabilité, il devient un élément dans vos comptes débiteurs-l’argent va dans votre poche.,
Les factures laissent également une trace papier. C’est une bonne chose. Dans le cas où vous obtenez audité, vous aurez besoin organisé, factures numérotées, de sorte que vous pouvez expliquer à l’IRS d’où vient votre argent.
qu’est Ce qu’une facture non?
Il existe quelques formulaires financiers qui sont similaires à une facture, mais jouent des rôles différents. Comme ils sont souvent mélangés par des entrepreneurs nouveaux dans la facturation, ils méritent d’être mentionnés ici.
une facture n’est pas un bon de commande
Un bon de commande est envoyé par un client à un fournisseur, demandant des biens ou des services., Il est envoyé avant la création de la facture. En tant que fournisseur, vous recevrez un bon de commande, traitez la commande, puis envoyez une facture pour percevoir le paiement.
une facture n’est pas une facture
une facture est envoyée pour percevoir le paiement immédiat. Par exemple, lorsque vous allez dans un restaurant, le serveur ne vous donne pas de facture à la fin de votre repas—il vous donne une facture.
une facture n’est pas un reçu
un reçu est un simple accusé de réception officiel indiquant qu’une commande a été exécutée et payée., Si vous envoyez un reçu à votre client, vous le ferez après avoir déjà envoyé une facture et avoir été payé.
Qu’y a-t-il sur une facture?
Chaque facture que vous envoyez doit comporter les éléments suivants.
la date
Votre client en a besoin pour savoir combien de temps il doit vous payer. Chaque facture comprend la date à laquelle elle a été envoyée. Selon le modèle que vous utilisez, il peut aussi inclure une date d’échéance pour le paiement.
noms et adresses
cela signifie à la fois votre nom et votre adresse, et celui du client., Même si vous envoyez la facture par e-mail, essayez d’inclure les adresses postales. Si votre client doit vous envoyer par la poste une copie physique d’un formulaire d’impôt (formulaire 1099 Divers, par exemple), cela lui facilitera la tâche.
toutes vos informations de contact doivent être incluses, au cas où le client aurait une question et ne serait pas sûr de savoir comment vous contacter.
une liste détaillée de ce que vous facturez
Montre d’où vient le montant dû. Chaque produit que vous facturez doit être entré en tant qu’article distinct, avec un prix et une quantité., Tous les postes sont additionnés en bas et, si nécessaire, la taxe est appliquée. Assurez-vous que le « montant total” est agréable et claire.
Conditions de paiement
C’est le temps qu’un client doit vous payer. Les Termes typiques sont « Net 30 » ou « Net 14 » – ce qui signifie 30 jours ou 14 jours, respectivement.
Si vous offrez à vos clients des réductions pour un paiement anticipé, ces informations seront incluses ici. Noter « 2/10 Net 30 » signifie qu’un client a 30 jours pour vous payer, mais s’il paie dans les dix jours, vous lui accorderez une réduction de 2%. Soyez explicite sur les frais de retard en cas de retard de paiement.,
Dans certains cas, vous pouvez utiliser un plan de paiement où vous prenez des paiements partiels au fil du temps. Cela peut aider les clients qui ont du mal à effectuer des paiements.
plus les conditions de paiement sont courtes, mieux c’est. Être payé plus rapidement est idéal pour votre flux de trésorerie.
pour en savoir plus: un guide rapide des factures Proforma
numéro de facture
chaque facture que vous envoyez doit être clairement marquée d’un numéro unique. Ce nombre peut en fait être une combinaison de lettres et de chiffres. Les numéros de facture sont importants pour deux raisons.
1. Ils vous gardent organisé., Les numéros de facture peuvent vous aider à garder une trace du travail que vous avez effectué. Par exemple, disons que vous lavez les fenêtres du YMCA local. Le format de votre facture peut être » YMCA (numéro). »Lorsque vous regardez en arrière dans vos dossiers, vous saurez que la facture YMCA001 a été la première facture que vous avez envoyée au YMCA, et YMCA046 était la 46e.
2. Si vous êtes audité, L’IRS recherchera des incohérences de facturation comme un signe que vous avez été mal déclaré le revenu.
Comment dois-je préparer une facture?
Il existe trois façons courantes de préparer une facture.
1., Utiliser un modèle
Avec cette méthode, vous pouvez utiliser un modèle de logiciel—dans Microsoft Word ou Excel, par exemple—chaque fois que vous envoyez une facture. Ces modèles sont faciles à utiliser, mais ressemblent à des professionnels factures. Vous pouvez joindre la facture à un e-mail ou l’imprimer et en envoyer une copie physique. Il y a beaucoup de modèles gratuits ci-dessous.
2. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité
de Nombreux types de logiciels de comptabilité vous permettent de remplir un modèle de facture. Certains vous permettront même d’envoyer la facture par e-mail à partir de l’application pour rationaliser le processus., Cette approche n’a vraiment de sens que si vous utilisez déjà le même logiciel pour vos besoins comptables réguliers. Sinon, un logiciel de facturation – tel que FreshBooks – peut être un meilleur choix.
3. Remplissez une facture papier
certains propriétaires d’entreprise aimeraient sortir complètement les ordinateurs de l’équation. Vous pouvez toujours remplir un formulaire de facture physique. Ceux-ci viennent dans des tampons, et vous pouvez les acheter dans la plupart des Grands Magasins de fournitures de bureau. Ou vous pouvez en commander sur Amazon.,
modèles de facture
Si vous êtes une petite entreprise et que vous n’envoyez pas beaucoup de factures, vous n’êtes peut-être pas prêt pour un logiciel spécialisé ou un service comme FreshBooks. Dans ce cas, vous pouvez créer rapidement des factures en ligne à l’aide de modèles et de générateurs gratuits. Voici quelques-uns des plus simples et des plus efficaces, organisés par format.
modèle Microsoft Excel
Vous pouvez obtenir un gratuitement, de base modèle de facture dans .format xlsx ici. Bon pour Excel 2007 ou version ultérieure.
modèle Microsoft Word
Si vous n’aimez pas les feuilles de calcul, vous pouvez créer un .,fichier docx avec ce modèle gratuit. C’est bon pour Word 2007 ou plus tard.
modèles Google Doc et Google Sheets
Il existe une bonne sélection de modèles de facture simples pour Google Doc et Google Sheets disponibles sur Invoice Simple. Vous pouvez trouver la liste ici. Une fois que vous ouvrez la facture que vous souhaitez utiliser, allez simplement dans fichier et sélectionnez « Faire une copie…” pour créer une copie que vous pouvez modifier.
générateur de facture en ligne
Vous pouvez créer une facture très simple en utilisant le Générateur de facture gratuit., Lorsque vous utilisez l’outil, il enregistre automatiquement vos informations, afin que vous puissiez créer des factures plus rapidement à l’avenir.