rédaction de mémos D’Affaires
QU’est-ce qu’un mémo D’affaires?
un mémo d’entreprise est un court document utilisé pour transmettre des informations au sein d’une organisation. Les mémos se caractérisent par leur caractère bref, direct et facile à naviguer. Ils sont moins formels que les lettres, mais doivent maintenir un style professionnel et succinct. Souvent, le but d’une entreprise mémo est double: identifier un problème et proposer une solution. D’autres fois, les mémos peuvent fournir ou demander des informations factuelles.,
Les mémos D’affaires sont conçus pour accueillir les lecteurs occupés qui veulent trouver les informations dont ils ont besoin dans le mémo rapidement et facilement. Lorsque vous rédigez un mémo d’entreprise, vous devez structurer votre mémo de manière à ce qu’il tienne compte de trois types de lecteurs:
- ceux qui lisent uniquement le résumé
- ceux qui parcourent l’intégralité du mémo pour ses points clés et quelques détails qui les intéressent
- ceux qui lisent l’intégralité du document pour les détails à l’appui de ses principales revendications ou recommandations
gardez à l’esprit que ces lecteurs peuvent avoir des objectifs différents en lisant le mémo., Souvent, les lecteurs doivent prendre des décisions politiques et d’action basées sur les recommandations. D’autres voudront peut-être obtenir des renseignements précis (preuves) nécessaires pour comprendre et justifier les décisions de politique et d’action. Les lecteurs peuvent également avoir une idée de vos capacités professionnelles et de votre jugement.
pour déterminer le but et l’audience de votre mémo, demandez-vous: qui est le destinataire prévu de ce mémo? Que dois-je faire pour le destinataire après avoir lu le mémo? Quelles informations le destinataire recherchera-t-il dans la note?, Ce genre de questions vous aidera à guider vos choix de contenu, de structure et de style.
comment rédiger un mémo professionnel efficace?
comme indiqué ci-dessus, un mémo d’entreprise efficace est bref, direct et facile à naviguer. Les cinq stratégies d’écriture suivantes aident les lecteurs à naviguer facilement et rapidement dans les mémos d’affaires:
- présentez d’abord le point principal. Cela peut être la ligne directrice la plus importante sur la structure et le contenu des mémos. Les lecteurs doivent saisir rapidement le contenu et la signification du mémo., Si les lecteurs ont une question ou un problème, ils veulent connaître la réponse ou la solution immédiatement—si les lecteurs veulent plus d’informations, ils peuvent continuer à lire. En d’autres termes, les détails à l’appui doivent suivre le point principal ou la conclusion, et non le précéder.
- maintenir un style professionnel et succinct. Le style de votre écriture doit être approprié à votre public: dans ce cas, votre public est votre patron, vos collègues, ou les deux. Votre style doit donc être professionnel, simple, cordial et facile à lire. Pour atteindre un tel style, utilisez des phrases courtes et actives., Évitez le jargon et le langage prétentieux. Maintenir un ton positif ou neutre; éviter le langage négatif si possible. En plus de rendre les mémos plus faciles à lire, un style d’écriture professionnel améliore également la crédibilité de l’écrivain.
- créez une ligne d’objet très spécifique pour donner au lecteur une idée immédiate du sujet et du but du mémo (ou du message). La ligne objet doit orienter le lecteur vers l’objet et le but de la note de service et fournir une référence pratique pour le dépôt et l’examen rapide., Supposons, par exemple, que vous écriviez pour demander une autorisation et un financement pour un voyage d’affaires. Vous éviteriez une ligne d’objet générale comme « Convention de L’éditeur » ou « Voyage à la Conférence AWP » en faveur de quelque chose de plus spécifique comme » demande de fonds: conférence AWP. »Le dernier exemple indiquerait au lecteur le sujet et ce qu’on lui demandait de faire à ce sujet.
- fournir un résumé ou un aperçu des principaux points, surtout si le mémo est plus d’une page., Souvent appelé résumé, le premier paragraphe d’un long mémo ou message remplit les fonctions suivantes:
- présente la demande principale, la recommandation ou la conclusion
- résume puis prévisualise les principaux faits, arguments et preuves
- prévoit la structure et l’ordre des informations présentées dans le reste du mémo
- tout comme la ligne d’objet, le résumé donne un aperçu rapide de l’objet et du contenu du mémo. Le lecteur l’utilise pour guider à la fois une première lecture rapide et des examens rapides ultérieurs.,
- utilisez les fonctions de format, telles que les en-têtes, pour signaler la structure et guider les lecteurs vers les informations qu’ils recherchent. Les titres fournissent un aperçu du mémo, permettant au lecteur de voir rapidement quels sont les principaux sujets ou points et où les trouver dans le mémo. Faites des titres parallèles les uns aux autres et aussi spécifiques que possible. D’autres fonctionnalités de format qui signalent la structure et guident les lecteurs comprennent de courts paragraphes et des blocs de texte, des listes définies par des indentations, des chiffres ou des puces, ou une utilisation généreuse d’espaces blancs pour guider l’œil.,
Titre standard du mémo
bien que le format d’un mémo puisse varier d’une organisation à l’autre, le titre standard consiste en une série de lignes clairement étiquetées qui transmettent des informations clés sur le contenu du mémo et sa distribution., Les éléments suivants sont des éléments standard d’un en-tête de mémo:
Date: la date à laquelle le mémo est distribué
à: la(Les) personne(s) à laquelle il est principalement adressé
(parfois avec le titre du poste)
cc: nom(s) de toute autre personne qui reçoit une copie
(parfois avec le titre du poste)
de: nom de l’auteur, généralement suivi de ses
initiales manuscrites (parfois avec le titre du poste)
sujet: ou re: énoncé concis du sujet du mémo