Le suivi et la gestion des dépenses étaient un processus fastidieux pour les organisations. Toutes les dépenses ont été traitées sur la base de reçus papier, et il n’y avait pas de sauvegardes. Si vous avez perdu une facture papier, vous avez perdu l’information ou l’argent. Tout cela a maintenant changé avec le logiciel de gestion des dépenses pour gérer diverses fonctions financières.
» Qu’est-ce Qu’un logiciel de gestion des dépenses?,
le logiciel de gestion des dépenses aide votre organisation de multiples façons, en particulier en simplifiant et en automatisant la saisie des dépenses d’entreprise, en éliminant la trace papier, en rationalisant la révision et en réduisant les efforts administratifs. L’utilisation de systèmes de suivi des dépenses de haute qualité est devenue nécessaire pour toutes les tailles d’entreprises et il est facile de rester au-dessus de vos dépenses.
» quelles sont les caractéristiques du logiciel de gestion des dépenses?
Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour traiter, payer et auditer les dépenses engagées par les employés., Le système de gestion des dépenses permet à vos employés de saisir les dépenses pour approbation via les navigateurs et les applications mobiles. Le logiciel analyse les dépenses globales de votre entreprise, contrôle les dépenses excessives et les opportunités de réduction des coûts.
Il devrait vous permettre d’avoir une visibilité complète et de suivre l’utilisation des ressources financières de l’entreprise par les employés. Votre logiciel de gestion des dépenses doit avoir des fonctionnalités complètes qui offrent des fonctionnalités telles que la facturation et l’inventaire., Les caractéristiques et compétences de base de chaque système de gestion des dépenses doivent être:
› dossiers de dépenses
Cette fonctionnalité vous permet de rester au courant de vos ressources, même depuis votre mobile ou votre tablette. Il suit et suit les dépenses et les stocke dans des bases de données robustes avec des filtres de recherche intégrés.
› gestion des factures
votre logiciel devrait avoir cette fonctionnalité pour renforcer les relations avec les clients et les partenaires externes, ainsi que pour aider les entreprises à utiliser leurs ressources de manière plus appropriée., De cette façon, ils peuvent s’emparer de remises de paiement anticipé, renforcer la conformité, réduire les risques, etc.
› fusion des dépenses
logiciel de suivi des dépenses fusionnez vos dépenses, catégorisez-les et joignez-les à n’importe quel rapport, vous aidant ainsi à éliminer le risque de doubles entrées et d’erreurs de dépenses.
› gestion des reçus
le logiciel enregistre tous les détails importants sans avoir besoin d’importer les données manuellement, lorsque les reçus sont automatisés, ainsi que permet la personnalisation selon vos besoins.,
› contrôle du processus D’approbation
votre logiciel doit autoriser plusieurs utilisateurs et ils sont sécurisés avec des autorisations de rôle et des tâches assignées. Tout ce que vous accédez est hautement contrôlé et seul l’administrateur peut approuver les données insérées dans le système.
› intégration
le logiciel que vous avez choisi doit s’intégrer couramment à d’autres systèmes tels que le logiciel de suivi du temps, le logiciel de paie, la gestion des voyages, le logiciel de gestion de la main-d’œuvre et le logiciel de comptabilité.
› application Mobile
recherchez le logiciel qui facilite les voyages d’affaires et la gestion des dépenses., L’application automatisée doit inclure des fonctionnalités de reconnaissance vocale, de suivi du kilométrage et de détection des dépenses pour vous aider à gagner du temps et à augmenter votre efficacité.
» Quels sont les avantages des logiciels de gestion des dépenses?
L’une des meilleures choses au sujet des outils de gestion des dépenses est, il peut être utilisé pour une variété de programmes aussi. Le logiciel suit les dépenses permettant aux utilisateurs de signaler et de prévoir les dépenses futures et donc une certaine personnalisation., Certains des avantages les plus distinctifs de l’utilisation d’un logiciel de gestion des dépenses:
› suivi efficace des frais de voyage
le logiciel de gestion des dépenses permet à votre organisation de simplifier le suivi et le remboursement des frais de voyage. Surtout, le logiciel bénéficie beaucoup pour les organisations avec un nombre élevé d’employés qui voyagent fréquemment.
› rationalise la gestion des dépenses
plus vos employés voyagent, plus ils dépensent pour leurs déplacements et leurs arrangements commerciaux., Les employés s’attendent à être remboursés dès que possible, tandis que les employeurs doivent s’assurer que les dépenses sont conformes aux politiques de leur entreprise et approuvées avant d’être traitées. Ce processus est simplifié avec le logiciel de gestion des dépenses.
› réduit les erreurs de traitement
lors de la soumission ou du traitement manuel des rapports de dépenses, il est possible que des erreurs. C’est là que les outils de suivi des dépenses sont pratiques pour relever ce défi, ce qui facilite le travail de votre employé.,
› atténuation des risques fiscaux
le logiciel est essentiel pour maintenir l’exactitude des données et ne permet aucune erreur. Il vous aide à différencier les dépenses légitimes et illégitimes et les organise en catégories, et rend compte de toutes les dépenses qui sont réclamées en conséquence.
› réponses flexibles aux risques et réduction de la fraude
sans aucune nécessité d’installer une infrastructure supplémentaire, le logiciel peut récupérer des économies rapides sur les coûts de mise en œuvre.,
› conformité aux réglementations
le respect des réglementations internes et externes est la priorité absolue pour toute entreprise, quel que soit votre secteur d’activité. Le logiciel de gestion des dépenses assure le suivi automatique des modifications législatives et met à jour les données du système pour refléter cela.
› gestion des dépenses fiable
avec le logiciel de gestion des dépenses, les règles sont des règles. Les employés sauront à l’avance ce qu’ils doivent demander et ce qu’ils ne doivent pas demander. Le logiciel permet une approbation et un gain automatisés, motivant les requérants et les confirmateurs à agir rapidement.,
» Quel est le coût d’un logiciel de gestion des dépenses?
Les détails des prix sont considérés comme essentiels pour toute entreprise lorsqu’elle décide d’acheter un produit logiciel. Il est important de se rappeler de ne pas se contenter de licences à long terme et de souscrire à des contrats à long terme. Il est recommandé de demander à votre fournisseur de logiciels des politiques de sortie qui vous permettent de passer à d’autres logiciels si vous estimez que les services offerts par le logiciel actuel ne sont pas satisfaisants.
le meilleur logiciel de gestion des dépenses répond aux exigences de conformité et de sécurité., Alors, faites un peu de recherche sur internet pour trouver et présélectionner quelques logiciels qui répondent à vos besoins. Vous devez également savoir comment le fournisseur de logiciels protège vos données sensibles et répondent-ils aux besoins de sécurité de votre secteur d’activité spécifique.
le prix du logiciel varie des suites d’outils de base aux programmes coûteux et précis. Généralement, le prix commence à partir de 4,99 $/mois ou 5 $/utilisateur/mois. La meilleure façon est de vous inscrire à au moins quelques pistes gratuites ou de demander une démo ou des plans de base non payés aux meilleurs fournisseurs de logiciels de gestion des dépenses., Cette opportunité vous permet de tester les éléments importants et d’obtenir une bonne comparaison des logiciels.
» Conclusion
le logiciel de suivi des dépenses est puissant et simple qui suit les dépenses des entreprises incroyablement facile. En un coup d’œil, vous apprendrez ce que vous dépensez et à quel point vous êtes rentable. L’un de ces logiciels serait un bon choix pour votre entreprise, selon vos besoins. Cependant, il est important de choisir un service abordable, convivial et évolutif au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise., En fin de compte, vous n’avez pas besoin de reconsidérer votre décision sur la route.