Tout ce que vous devez savoir sur les bons de commande

Qu’est-ce qu’un bon de commande?

un point de départ évident serait de répondre à la quête évidente, qu’est-ce qu’un bon de commande? Les bons de commande (PDV) sont des documents envoyés par vous, en tant qu’acheteur, à un fournisseur avec une demande de produits ou de services en tant que commande. Chaque bon de commande comprendra un numéro pour le suivi du bon de commande dans tout le système, ainsi que le type d’article, la quantité et le prix convenu., Les commandes plus spécifiques comprendront plus de détails, mais en règle générale, plus vous incluez d’informations, plus votre bon de commande est efficace.

Voici un exemple de bon de commande:

situation Juridique D’Un bon de Commande

les Acheteurs devraient toujours communiquer clairement les demandes de vendeurs de réduire ou d’éliminer la confusion lorsque le vendeur reçoit le bon de commande. Si jamais les acheteurs refusent le paiement, le vendeur reste protégé en raison du statut contractuel juridiquement contraignant du document., Pour que l’acheteur bénéficie d’une protection similaire, il est important de faire suivre une confirmation de commande ou l’acceptation de la commande.

vous assurer d’avoir des conditions générales de bon de commande solides couvrant tous les scénarios pertinents, y compris des détails tels que le moment où vous pouvez annuler un bon de commande, garantira des limites claires pour maintenir de bonnes relations avec vos principaux fournisseurs.

en tant que documents juridiques, certains prêteurs commerciaux utiliseront POs pour référence lorsqu’ils fournissent une aide financière à votre organisation, c’est ce qu’on appelle le financement par bon de commande.,

 » un bon de commande, une fois accepté par le vendeur ou le fournisseur, est un contrat juridiquement contraignant entre les deux parties.”

la différence entre les bons de commande et les factures

Les Acheteurs créent les bons de commande et les vendeurs les factures. Les vendeurs peuvent envoyer une facture comme moyen de percevoir le paiement – lorsqu’il existe des conditions de paiement spécifiques (net 30, net 60, FOB, etc.) ou envoyer une facture avec un solde de zéro comme un moyen d’enregistrer qu’un paiement a été reçu dans l’ordre.,

Les Bons de commande et les factures contiennent des informations similaires, telles qu’une adresse de facturation et une adresse de livraison. Les factures font généralement référence au numéro de bon de commande, avec l’ajout d’un numéro de facture pour confirmer que les deux documents sont liés et correspondent l’un à l’autre. Une différence clé est que les détails de la commande et les autres informations techniques incluses dans le bon de commande ne sont généralement pas inclus sur la facture.

exemple:

John, l’acheteur, a reçu le mot qu’un département de son organisation a besoin d’un nouvel ensemble de moniteurs pour les ordinateurs du bureau., Il crée le bon de commande qui détaille la quantité et les exigences spécifiques pour les moniteurs.

la société responsable de la vente des moniteurs reçoit la commande. Une fois qu’ils confirment qu’ils sont en mesure de fournir la commande, ils approuvent le bon de commande et acceptent le paiement, ou envoient la marchandise avec l’attente du paiement basé sur les conditions de paiement convenues précédemment. Une fois le paiement reçu, l’exécution de la commande se produit et les moniteurs sont expédiés avec la date de livraison et les informations de suivi, et John reçoit la facture.,

la facture confirme le paiement qui a été envoyé avant l’expédition de la marchandise ou inclut la date d’échéance du paiement si l’argent n’a pas été envoyé en premier. John vérifie la facture pour s’assurer qu’elle correspond au bon de commande, puis vérifie le bordereau d’expédition pour s’assurer que tous les articles commandés ont été reçus, et le paiement n’est émis que pour les articles commandés et reçus, dans un processus connu sous le nom de correspondance à trois voies.

Les Bons de commande sont souvent confondus avec d’autres types de documents., Il est important de comprendre les différences entre les ordres d’achat et les contrats, les différences entre les ordres d’achat et des ordres de travail, et les différences entre les ordres d’achat et des ordres de vente.

suivi des Bons de commande

Il est important de suivre les bons de commande tout au long du processus d’approvisionnement pour vous assurer de recevoir les biens ou services que vous commandez et que vous ne payez qu’une seule fois pour ces articles., Un commerçant unique ou une petite entreprise peut commencer par le suivi des bons de commande dans excel tout en utilisant un formulaire de modèle de bon de commande, ou pire encore dans un livre de bons de commande en double ou en triple exemplaire. Plus il y a de personnes impliquées et plus le volume de POs traité multiplie le nombre de problèmes pouvant survenir. Un système de PO pour les petites entreprises devrait couvrir le besoin fondamental de suivre toutes les transactions d’achat et bien plus encore. Assurer une piste d’audit complète liée à chaque achat tout en appliquant les meilleures pratiques de bon de commande.,

la possibilité de suivre et de signaler facilement tous les types de bons de commande, y compris les bons de commande généraux, est un must pour obtenir une visibilité complète sur les dépenses. Il permet également aux services financiers de rationaliser le rapprochement des bons de commande et le processus de paiement. La visibilité sur l’ensemble du processus, y compris un rapport de bon de commande ouvert automatisé, permettra de gagner du temps et de ne rien manquer lors de la facturation.

la transformation numérique est un objectif clé pour de nombreuses organisations et la transformation des achats est un élément clé de cet objectif plus large., Un système de bon de commande en ligne suivra les commandes électroniques tout au long du processus. Vous n’avez pas besoin d’un service d’achat dédié pour profiter des avantages de la numérisation.

pourquoi les bons de commande sont importants pour votre entreprise

Il existe de nombreuses organisations qui n’utilisent pas les bons de commande parce qu’elles ont l’impression que la paperasse n’est qu’un obstacle ou une étape inutile dans le processus car elles ont des relations de travail stables avec les fournisseurs. Lorsque les petites entreprises sont encore en phase de démarrage, elles ont tendance à avoir un processus d’achat assez organique, simple et direct., Mais, à mesure que l’entreprise se développe et que de plus en plus de mains sont impliquées du début à la fin, le processus change à mesure que les relations avec les fournisseurs grandissent et évoluent avec le temps.

à un certain moment de la croissance de l’entreprise, les demandes d’achat deviennent plus complexes, urgentes ou spécifiques, ce qui signifie que la communication peut devenir difficile et laisser beaucoup de place à l’erreur si les bons de commande ne sont pas utilisés ou manquent d’un certain niveau de détail.

Si un acheteur reçoit sa commande sans numéro de bon de commande à titre de référence, il peut être difficile de déterminer où la demande a mal tourné., Et à ce moment – là, il est probable qu’une facture et un paiement ont été envoyés-ajoutant plus de complexité à la situation juridique entre les deux parties.

le bon de commande Sert de document juridiquement contraignant, fournissant des instructions claires au fournisseur et une piste d’audit disponible pour référence en cas de problème.

pourquoi vous devez automatiser le processus de commande

Si votre entreprise utilise actuellement un système papier, il est probable que vous créez trop de documents., De nombreuses entreprises traiteront jusqu’à sept documents au cours du cycle d’achat, y compris les demandes, les bons de commande, les devis, les accusés de réception de commande, les notes de marchandises reçues, les bordereaux d’emballage et les factures. C’est beaucoup à suivre, et quand vous considérez que vous devez garder une trace de tout cela pour chaque achat, compter sur le papier devient un peu écrasant. Une meilleure gestion des bons de commande est nécessaire.

Une bonne tenue des dossiers est essentielle pour l’achat et l’approvisionnement, mais les documents papier peuvent facilement être perdus, endommagés ou détruits., Il est plus difficile de trouver des demandes et des achats en double, des factures et des transactions manquantes, ce qui coûte du temps et de l’argent à votre entreprise. Les systèmes sur papier nécessitent également l’utilisation d’un système de classement efficace régulièrement mis à jour. Ce système de classement prendra beaucoup de place dans un bureau, ne faisant que croître au fil du temps, et prendra des heures de travail pour maintenir et continuer à fonctionner correctement.

automatiser votre processus de commande avec un logiciel de commande tel que PurchaseControl numérise l’ensemble du processus d’approvisionnement à l’aide de bons de commande électroniques et d’autres documents., Tous les documents importants sont suivis dans un système centralisé avec une piste d’audit pour vous dire qui prend quelles actions sur le document. De plus, vous pouvez télécharger d’autres documents sur les fournisseurs et les bons de commande, tels que des contrats antérieurs, des conditions supplémentaires et des calendriers de paiement, pour garder une trace de toutes vos informations sur les fournisseurs et d’autres détails en toute simplicité.

avec l’automatisation des bons de commande tout est stocké dans un seul système, le service des comptes fournisseurs en profite également, car il devient plus facile pour eux de convertir les commandes en factures pour le paiement, pour faciliter le traitement des paiements.,

comment intégrer les bons de commande dans votre entreprise

commencez par évaluer comment votre entreprise gère actuellement les achats, puis réfléchissez à la façon dont vous souhaitez contrôler ce que votre équipe peut acheter et comment elle traitera l’ensemble du processus d’achat. Après cela, vous pourrez créer un système de bons de commande adapté aux besoins de votre entreprise.

demandes D’achat et bons de commande

Si votre organisation n’utilise pas actuellement de bons de commande, il est probable que vous ne gérez pas le processus suivi par vos employés lorsqu’ils souhaitent acheter quelque chose., En passant à un système d’achat électronique, vous serez en mesure de créer un processus d’achat formel qui contrôle qui est en mesure d’acheter quoi et combien d’argent ils peuvent dépenser sans autre approbation. Pour les bons de commande avec une valeur plus élevée, un contrôle efficace des bons de commande doit être mis en place avec les flux de travail d’approbation des bons de commande pour s’assurer que les bonnes personnes signent avant que l’engagement ne soit pris. En fin de compte, le contrôle accru et la visibilité sur les habitudes de dépenses de votre entreprise vous donneront la possibilité de prendre des décisions basées sur les données pour l’amélioration de l’organisation.,

commencez par utiliser des demandes, qui permettent à votre équipe de faire une demande formelle pour les matériaux ou les choses dont ils ont besoin pour faire leur travail. Vous pouvez déjà le faire – il suffit de demander à votre équipe d’envoyer un e-mail à son gestionnaire avec la demande, puis de demander au gestionnaire de faire l’achat.

Au Lieu de cela, la création d’un formulaire de demande de bon de commande standardisé et l’obligation pour tous les employés de l’utiliser, garantit que la réception des demandes n’est une perte de temps pour personne., Il contient toutes les informations dont les gens ont besoin pour approuver la demande et les joint automatiquement au bon de commande correspondant lorsque la demande est approuvée.

Budgets

Une fois que votre personnel commencera à utiliser la demande d’achat standardisée, vous pourrez créer des budgets basés sur les dépenses mensuelles moyennes et suivre ce que votre équipe achète. Avec ces données, vous pouvez commencer à regarder comment les fournitures sont utilisées et commencer à trouver des opportunités d’économies., Les personnes que vous désignez comme approbateurs seront responsables du maintien du budget, et si les gens dépassent le budget, l’approbateur peut ne pas être en mesure d’approuver les demandes d’achat qui ne sont pas absolument nécessaires pour des besoins immédiats.

réductions de Volume

Une fois que les membres du personnel commencent à soumettre des demandes, les approbateurs peuvent facilement repérer les habitudes d’achat. Cela leur permet de soumettre des commandes en gros et de demander des rabais sur le volume, le cas échéant., Lorsque les demandes sont créées numériquement, le temps de traitement est considérablement réduit, car les articles les plus fréquemment demandés peuvent être ajoutés à un catalogue du meilleur fournisseur pour le meilleur prix possible.

passer de la demande à la commande D’achat

Une fois que les demandes d’achat sont un processus standard dans votre entreprise, vous passez à la création de bons de commande à partir de ces demandes. Vous devrez contacter les fournisseurs pour leur faire savoir que vous soumettrez maintenant un bon de commande formel avant d’envoyer le paiement., Les fournisseurs ne s’en plaindront probablement pas car cela présente des avantages importants pour les deux parties.

lorsque vos approbateurs ont des demandes qui doivent être satisfaites, l’acheteur remplira le bon de commande nécessaire et les enverra au vendeur. Le vendeur communiquera toutes les préoccupations ou les problèmes qu’ils ont avec l’achat, s’il y a lieu. Sinon, ils expédieront la commande et la facture une fois qu’ils auront reçu le paiement.

avec un système d’approvisionnement électronique, il est facile de convertir une demande en bon de commande., Le numéro de demande est joint au numéro de bon de commande, de sorte que vous pouvez suivre l’achat de la demande à la réception et au paiement. Une fois que l’approbateur marque la demande approuvée, elle peut automatiquement être convertie en bon de commande avec le fournisseur sélectionné par le demandeur.

L’intégration des demandes et des bons de commande peut prendre un certain temps à ajuster et à normaliser. Mais, cela augmente votre capacité à suivre les dépenses et à éliminer les tracas associés à l’achat., La visibilité sur les habitudes de dépenses de votre entreprise est essentielle pour soutenir la croissance de l’entreprise, et ce processus est l’un des moyens d’y parvenir.