Che cos’è un RFI? (Modelli gratuiti)

Una richiesta di informazioni (RFI) è un documento utilizzato durante il processo di costruzione per ottenere chiarimenti sui dettagli necessari di un progetto. Nel corso di un complesso progetto di costruzione, numerose RFIS saranno scritti e risposto al fine di mantenere tutto in movimento con il corretto design, specifiche, materiali e altro ancora.

In un mondo perfetto, ogni aspetto del design di un edificio sarebbe rappresentato quando viene redatto un contratto., In realtà, tuttavia, numerosi aspetti di un progetto devono ancora essere chiariti durante il corso della costruzione, e le RFI sono il principale veicolo utilizzato per subappaltatori, appaltatori generali, architetti e clienti per comunicare sulle domande man mano che si presentano.

Le RFI di costruzione sono estremamente comuni: Navigant Construction ha rilevato che si verificano circa 10 RFI per ogni million 1 milione speso per la costruzione. Avere un processo solido per la gestione delle RFI manterrà i progetti nei tempi previsti e sotto budget, e una buona gestione di RFI alla fine porterà a stakeholder soddisfatti.,

In questo articolo, saperne di più su Rfi, tra cui:

• La differenza tra RFI e le altre richieste, come le Richieste di offerta, Richieste di preventivi e RFTs
• Cosa Rfi sono utilizzati per corso di un progetto di costruzione
• Come RFI processo funziona
• Come scrivere un efficace RFI
• Come per rispondere con efficienza alle richieste di informazioni (Rfi
• Modi in cui la tecnologia sta cambiando il RFI processo

inoltre Abbiamo creato modelli gratuiti per voi di utilizzare nel progetto, tra una RFI modello (Google Doc) e RFI modello di log (Google Sheet)., Dopo aver aperto un modello, fare clic su File > Fare una copia da modificare online, o File> Scaricare da utilizzare sul computer.

Qual è la differenza tra RFI e RFP?

Con così tanti diversi tipi di richieste, può essere difficile distinguere tra RFI e RFP, per non parlare di RFQ e RFT. In genere, le RFI vengono utilizzate durante l’ambito di un progetto, mentre una richiesta di preventivo (RFQ), una richiesta di proposta (RFP) e una richiesta di gara (RFT) fanno parte della fase di pianificazione iniziale., informazioni

richiesta Formale per i termini di un accordo di progetto chiarimenti sulle specifiche di progetto in fase di costruzione Deliverable Descrizione del lavoro e la stima dei costi elenco Dettagliato dei metodi, costi, e delle tempistiche Contratto con specifico progetto di informazione; risposta Dettagliata che consente di procedere

Importante, non ogni progetto richiede tutte queste richieste, ma abbiamo elencati di seguito in ordine dal più esplorativo per la maggior parte solidificata.,

• Richiesta di preventivo (RFQ): una RFQ viene utilizzata per sollecitare informazioni su come un fornitore o un appaltatore gestirebbe un aspetto specifico di un progetto, comprese le stime dei costi. Generalmente, RFQ vengono utilizzati nei casi in cui il cliente ha bisogno di informazioni su un prodotto o servizio specifico.
• Request for Proposal (RFP) : Una RFP è una richiesta più formale utilizzata per raccogliere informazioni su informazioni approfondite sul progetto, come metodi, tempistiche e dettagli specifici sui prezzi. Molto spesso, gli RFP vengono utilizzati dai clienti che desiderano una comprensione dettagliata dei requisiti per completare un progetto.,
• Richiesta di offerta (RFT): una RFT è la richiesta più specifica e il convenuto di una RFI stabilisce termini chiari a cui sarà vincolato se l’offerta è accettata. In sostanza, un RFT è una richiesta di un contratto e spesso le risposte alle RFT sono considerate legalmente vincolanti.

Una volta creato un contratto e avviato un progetto, le RFI vengono utilizzate per chiarire dettagli che potrebbero essere stati spiegati in modo errato o insufficientemente nei piani originali.

Per che cosa si usano le RFI?,

Nel corso di un progetto, si presenteranno numerose situazioni che richiedono ulteriori informazioni. Questi casi richiedono un RFI, che consente ai subappaltatori di completare il lavoro con la soddisfazione dei general contractor, che a loro volta svolgono lavori che soddisfano il cliente rimanendo fedeli alla progettazione dell’edificio e alla visione dell’architetto.

Le richieste di informazioni hanno una varietà di funzioni, ma alcune sono estremamente comuni nella costruzione.,

• Chiarire il progetto: interrogare l’appaltatore per le specifiche di progettazione se le informazioni nei piani originali non sono chiare o in conflitto.
• Materiali sostitutivi: suggerisci una modifica ragionevole quando i materiali non sono disponibili, inaccessibili o inadatti a un progetto.
• Identificare i problemi di costruzione: Trovare una risoluzione quando si verificano problemi di costruzione a causa di problemi del sito, problemi di sequenziamento o informazioni contrastanti.
• Verificare i termini del contratto: comprendere le specifiche di un contratto quando i termini, inclusi timeline o budget, non sono chiari.,

In breve, le RFI sono utilizzate in qualsiasi situazione in cui una domanda deve essere risolta, un cambiamento dovrebbe essere suggerito o qualsiasi parte del piano di progetto richiede chiarimenti.

Come funziona il processo RFI?

Il processo di RFI è complesso e spesso coinvolge molte parti interessate, tra cui subappaltatori, general contractor, consulenti, architetti, ingegneri e clienti. In media, le RFI ricevono una risposta dopo otto giorni, anche se con progetti complessi e a lungo termine, può richiedere molto più tempo.

In generale, tutte le RFI passano attraverso la stessa serie di passaggi.,

1. Un subappaltatore scrive un RFI per chiarire il contratto, il progetto, le specifiche o gli standard, quindi sottopone l’RFI al contraente generale.
2. Se in grado, il contraente generale fornisce una risposta precisa alla domanda posta nel RFI.
3. Se sono necessarie ulteriori informazioni, l’RFI viene inviato all’architetto, ingegnere, consulente o cliente.
4. L’RFI può anche essere rispedito al subappaltatore per ulteriori informazioni.
5. Una volta che la persona appropriata risponde all’RFI con sufficiente dettaglio, l’RFI viene restituito al subappaltatore.,
6. Se il subappaltatore è soddisfatto della risposta, il lavoro ricomincia. In caso contrario, il subappaltatore rivede e ripresenta l’RFI.

Al fine di mantenere questo processo il più snello possibile, è utile imparare come scrivere un RFI efficace, come rispondere in modo efficiente alle RFI e come utilizzare la tecnologia per gestire il processo RFI.

Come scrivere un RFI efficace

Quando si scrive un RFI, è utile tenere a mente alcuni suggerimenti che aumentano le possibilità di ottenere una risposta chiara e tempestiva.,

1. Definire il problema: un RFI dovrebbe sempre iniziare con una chiara dichiarazione del problema che deve essere risolto. Inoltre, un RFI dovrebbe concentrarsi su un problema specifico, poiché è più probabile che questo riceva una risposta soddisfacente.
2. Fornire una soluzione: come esperti, i subappaltatori in genere hanno idee eccellenti per risolvere le sfide in tutto un progetto. Utilizzare il processo RFI come un’opportunità per presentare soluzioni forti ai problemi che si presentano.,
3. Contesto dell’offerta: assicurati di includere tutte le informazioni aggiuntive necessarie per comprendere appieno il problema. Molte RFI vengono restituite al subappaltatore semplicemente perché non c’è abbastanza contesto per rispondere pienamente alla domanda.
4. Includi immagini: allegare immagini chiave, come piani di costruzione o fotografie, può aiutare a chiarire la situazione in modo concreto, rendendo più facile per il general contractor risolvere il problema.,

Soprattutto, le RFI dovrebbero sempre seguire un formato standard, utilizzando un software di gestione della costruzione o un modello, come quello che puoi scaricare qui sotto.

Come rispondere in modo efficiente alle RFI

I general contractor possono ricevere centinaia di RFI nel corso di un progetto di costruzione pluriennale, quindi è fondamentale disporre di un processo efficiente per gestirli.

1. Registra tutte le RFI: utilizzando un foglio di calcolo o un software di gestione della costruzione, registra tutte le RFI in arrivo, assicurandosi di contrassegnare ciascuna con un numero univoco e una data di scadenza per la risposta.,
2. Leggere attentamente le RFI: troppo spesso, le RFI vengono restituite prima che una domanda sia adeguatamente risolta perché l’RFI non è stato completamente compreso. Prendetevi il tempo di guardare attentamente la RFI e la documentazione di supporto prima di scrivere una risposta.
3. Coinvolgere gli altri, se necessario: Alcune domande sono al di là della portata di un general contractor, in modo da assicurarsi di portare in ingegneri, architetti, e consulenti quando un problema superfici che richiede particolare attenzione.,
4. Rispondere pienamente: Anche se è tentato di correre attraverso il processo di RFI, non riuscendo a dare una risposta completa a un RFI di solito significa che l’RFI viene restituito dal subappaltatore, quindi dare sempre una risposta completa.

Soprattutto, assicurati di rispondere alle RFIS in modo tempestivo, perché le RFIS persistenti possono portare a ritardi di progetto e sforamenti dei costi.,

L’utilizzo di software per il processo RFI

La tecnologia di costruzione sta rimodellando ogni aspetto del settore, dalla tecnologia indossabile volta a migliorare la sicurezza alle tecniche di costruzione modulare che mirano ad aumentare la velocità di costruzione.

Tuttavia, la tecnologia non sta influenzando solo i processi di costruzione, ma anche il modo in cui le parti interessate gestiscono le enormi quantità di informazioni coinvolte in un progetto complesso.,

Capital project management software (CPM) ha rivoluzionato il settore delle costruzioni fornendo ai responsabili delle costruzioni strumenti che aiutano a tenere traccia di tutto il necessario per mantenere un progetto in costante movimento.

Questo software aiuta a semplificare numerosi aspetti del processo di costruzione, come la condivisione di progetti, il monitoraggio di elenchi di punzoni e il completamento di rapporti sul campo.

Inoltre, il software di gestione della costruzione è in grado di gestire tutti gli aspetti del processo RFI, dall’invio alla risposta, mantenendo tutti gli elementi registrati in un database lungo il percorso.,

Per progetti semplici, questo tipo di software potrebbe non essere necessario, ma per progetti di costruzione complessi ea lungo termine, è assolutamente vitale.

Le RFI aiutano i progetti a funzionare senza intoppi

Mentre le RFI possono sentirsi onerose, in definitiva sono una parte essenziale per mantenere i progetti in esecuzione senza intoppi. Data la natura dinamica dei progetti di costruzione, le RFI sono molto utili per rispondere a situazioni mutevoli o informazioni contrastanti.