Che cos’è una fattura?
Una fattura è ciò che invii a un cliente dopo aver consegnato il prodotto, ma prima di essere pagato. La fattura indica al cliente quanto deve pagare e imposta i termini di pagamento da seguire. I venditori a volte chiamano una ” fattura di vendita.”
Se stai vendendo a un’azienda, l’importo fatturato viene inserito come conti da pagare sulla loro fine—denaro che esce dalla loro tasca. Per la vostra contabilità, diventa un elemento nei vostri crediti-soldi che vanno in tasca.,
Le fatture lasciano anche una traccia cartacea. E ‘ una buona cosa. Nel caso in cui si ottiene controllato, avrete bisogno organizzato, fatture numerate, in modo da poter spiegare all’IRS dove il denaro è venuto da.
Che cosa non è una fattura?
Esistono alcuni moduli finanziari simili a una fattura, ma che svolgono ruoli diversi. Dal momento che sono spesso mescolati da imprenditori nuovi alla fatturazione, sono degni di nota qui.
Una fattura non è un ordine di acquisto
Un ordine di acquisto viene inviato da un cliente a un fornitore, richiedendo beni o servizi., Viene inviato prima che la fattura venga creata. In qualità di fornitore, riceverai un ordine di acquisto, evaderai l’ordine e invierai una fattura per riscuotere il pagamento.
Una fattura non è una fattura
Una fattura viene inviata per riscuotere il pagamento immediato. Ad esempio, quando vai in un ristorante, il server non ti dà una fattura alla fine del pasto: ti danno una fattura.
Una fattura non è una ricevuta
Una ricevuta è una semplice conferma ufficiale che un ordine è stato compilato e pagato., Se invii al tuo cliente una ricevuta, lo farai dopo aver già inviato una fattura ed essere stato pagato.
Cosa c’è su una fattura?
Ogni fattura inviata deve includere quanto segue.
La data
Il tuo cliente ha bisogno di questo in modo che sappiano quanto tempo devono pagarti. Ogni fattura include la data di invio. A seconda del modello utilizzato, può anche includere una data di scadenza per il pagamento.
Nomi e indirizzi
Significa sia il tuo nome e indirizzo, sia quello del cliente., Anche se si sta inviando la fattura via e-mail, si dovrebbe cercare di includere gli indirizzi postali. Se il tuo cliente ha bisogno di inviarti una copia fisica di un modulo fiscale (Modulo 1099 MISC, per esempio), questo renderà le cose più facili per loro.
Tutte le tue informazioni di contatto dovrebbero essere incluse, nel caso in cui il cliente abbia una domanda e non sia sicuro di come contattarti.
Un elenco dettagliato di ciò che stai addebitando
Mostra da dove proviene l’importo dovuto. Ogni prodotto che addebiti deve essere inserito come elemento pubblicitario separato, con un prezzo e una quantità., Tutte le voci vengono sommate in basso e, se necessario, viene applicata l’imposta. Assicurarsi che la “quantità totale” è bello e chiaro.
Termini di pagamento
Questa è la quantità di tempo che un cliente deve pagare. I termini tipici sono “Net 30” o “Net 14”, ovvero 30 giorni o 14 giorni, rispettivamente.
Se offri ai tuoi clienti sconti per il pagamento anticipato, queste informazioni saranno incluse qui. Notando “2/10 Net 30” significa che un cliente ha 30 giorni per pagarti, ma se pagano entro dieci giorni, darai loro uno sconto del 2%. Essere esplicito su eventuali tasse in ritardo in caso di ritardi nei pagamenti.,
In alcuni casi è possibile utilizzare un piano di pagamento in cui si accettano pagamenti parziali nel tempo. Questo può aiutare i clienti che stanno lottando per effettuare pagamenti.
Più brevi sono i termini di pagamento, meglio è. Essere pagati più velocemente è ottimo per il tuo flusso di cassa.
Ulteriori letture: Una guida rapida alle fatture Proforma
Numero di fattura
Ogni fattura inviata deve essere chiaramente contrassegnata con un numero univoco. Questo numero può infatti essere una combinazione di lettere e cifre. I numeri di fattura sono importanti per due motivi.
1. Ti tengono organizzato., I numeri di fattura possono aiutarti a tenere traccia del lavoro svolto. Ad esempio, diciamo che lavi le finestre per l’YMCA locale. Il formato della fattura può essere ” YMCA (numero).”Quando guardi indietro nei tuoi record, saprai che la fattura YMCA001 è stata la prima fattura che hai inviato all’YMCA e YMCA046 è stata la 46a.
2. Se si ottiene controllato, l’IRS cercherà incongruenze di fatturazione come un segno che sei stato misreporting reddito.
Come preparo una fattura?
Esistono tre modi comuni per preparare una fattura.
1., Utilizzare un modello
Con questo metodo, è possibile utilizzare un modello software, ad esempio in Microsoft Word o Excel, ogni volta che si invia una fattura. Questi modelli sono facili da usare, ma sembrano fatture professionali. È possibile allegare la fattura a un’e-mail o stamparla e inviarne una copia fisica. Ci sono un sacco di modelli gratuiti qui sotto.
2. Utilizzare software di contabilità
Molti tipi di software di contabilità consentono di compilare un modello di fattura. Alcuni vi permetterà anche di e-mail la fattura all’interno della app per semplificare il processo., Questo approccio ha davvero senso solo se si utilizza già lo stesso software per le vostre esigenze contabili regolari. In caso contrario, un software di fatturazione—come FreshBooks—può essere una scelta migliore.
3. Compilare una fattura cartacea
Alcuni imprenditori vorrebbero prendere i computer fuori dall’equazione del tutto. È sempre possibile compilare un modulo di fattura fisica. Questi sono disponibili in pastiglie, e si possono acquistare dalla maggior parte dei grandi negozi di forniture per ufficio. Oppure è possibile ordinare alcuni da Amazon.,
Modelli di fattura
Se sei una piccola impresa e non invii molte fatture, potresti non essere pronto per un software specializzato o un servizio come FreshBooks. In tal caso, puoi creare rapidamente fatture online utilizzando modelli e generatori gratuiti. Ecco alcuni dei più semplici ed efficaci, organizzati per formato.
Microsoft Excel template
È possibile ottenere un libero, modello di fattura di base in .formato xlsx qui. Buono per Excel 2007 o versioni successive.
Microsoft Word template
Se non sei appassionato di fogli di calcolo, è possibile creare un .,file docx con questo modello gratuito. È buono per Word 2007 o successivo.
Google Doc e Google Fogli modelli
C’è una buona selezione di semplici modelli di fattura sia per Google Doc e fogli Google disponibili da Fattura semplice. Potete trovare la lista qui. Una volta aperta la fattura che desideri utilizzare, vai su File e seleziona “Crea una copia…” per creare una copia che puoi modificare.
Generatore di fatture online
È possibile creare una fattura molto semplice utilizzando Free Invoice Generator., Quando si utilizza lo strumento, salva automaticamente le informazioni, in modo da poter creare fatture più rapidamente in futuro.