La gestione dei documenti è il processo di gestione dei documenti in modo tale che le informazioni possano essere create, condivise, organizzate e archiviate in modo efficiente e appropriato. Come tale, imparare a creare un sistema di gestione dei documenti è fondamentale per le aziende.
Per molte aziende, l’obiettivo di un sistema di gestione dei documenti è l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti. Vogliono essere in grado di memorizzare i documenti in modo organizzato e sicuro che permette ancora documenti da trovare facilmente., Questo articolo vi mostrerà come creare un sistema di gestione dei documenti che fa esattamente questo.
La sfida: Mescolando vecchio e nuovo
Se si digita “document management system” in qualsiasi motore di ricerca, si otterrà lunghi elenchi di gestione dei documenti “soluzioni”, molti con software o applicazioni che pubblicizzano i vantaggi di avere un ufficio senza carta.
Software di gestione dei documenti o applicazioni, tuttavia, sono progettati per migliorare la gestione dei file elettronici della vostra azienda., Il problema è che molte piccole imprese hanno a che fare con una miscela di dati vecchio stile su carta e file elettronici-e, in alcuni casi, la percentuale di dati cartacei è molto più grande.
Una soluzione al problema di un ambiente di dati misti sarebbe quella di utilizzare un sistema di imaging di documenti per convertire tutti i documenti della tua azienda in formato elettronico. Ma questo è troppo costoso e richiede tempo per molte piccole imprese.,
La buona notizia è che puoi mettere in atto le basi di un sistema di gestione dei documenti senza acquistare alcun software speciale o passare attraverso l’imaging dei documenti all’ingrosso. Il sistema non deve essere complesso; devi solo investire un po ‘ di tempo nella pianificazione e nell’implementazione.,
3 Passaggi di un Documento di Sistema di Gestione
Impostazione di un sistema di gestione dei documenti prevede tre passaggi:
- Creare un documento del piano di gestione
- Implementare il documento di piano di gestione
- Seguire attraverso
Il primo passo è il più dettagliate, quindi cerchiamo di esplorare ulteriormente.
Creazione di un piano di gestione dei documenti
Il primo passo consiste nel rispondere a queste quattro domande:
1. Quali sono le regole per la creazione di documenti?,
Fatture, lettere di promemoria di pagamento, opuscoli di vendita, e—mail, bilanci, fogli di calcolo, rapporti-tutte le aziende creano una varietà di documenti nel corso di fare e tenere traccia del business. E per mantenere le cose organizzate, tutte le aziende devono stabilire regole per la creazione di documenti.
- Esistono modelli interni per alcuni dei documenti aziendali standard, come lettere e fatture, e dove si trovano?
- C’è una guida di stile interna che deve essere seguita?
- I nuovi documenti devono essere datati o timbrati?,
- Quali procedure devono essere seguite per la condivisione o la revisione dei documenti?
Per alcune piccole imprese, l’unico punto che conta sarà dove si trovano i modelli per vari documenti aziendali e come usarli. Ma se la creazione di documenti all’interno della tua azienda coinvolge persone diverse che collaborano, riesaminano o aggiornano documenti, dovrai dedicare un po ‘ di tempo a decidere come queste cose dovrebbero essere fatte per garantire efficienza e coerenza.
2. Come conserveremo i documenti?,
Ci sono costi associati con lo stoccaggio—il più grande dei quali, per la maggior parte delle piccole imprese, è probabilmente il costo del tempo sprecato quando le persone sono alla ricerca di documenti. Quindi la domanda è: Come saranno archiviati i documenti? La chiave per archiviare i documenti è seguire buone pratiche di gestione dei file. Un sistema chiaro e facile da seguire è essenziale.
Devi anche sapere come archivierai i documenti. Come gestirai i file non aggiornati o semplicemente pronti per essere spostati nel dimenticatoio nel tuo sistema di gestione dei documenti?,
All’inizio di ogni anno, ad esempio, dovresti esaminare i vari file relativi al lavoro sul tuo computer, eliminare quelli che non sono più attuali e creare nuove cartelle etichettate per anno e soggetto, spostando i file secondo necessità. Puoi fare lo stesso con i file cartacei; non è difficile rimuovere vecchi documenti da una cartella di file e crearne uno nuovo con “Vecchio” nel titolo. Alcuni software offrono opzioni di archiviazione automatica.
3. Come è possibile semplificare il recupero dei documenti?,
Questa domanda è il cuore del tuo sistema di gestione dei documenti. In un sondaggio condotto da Leger Marketing per Xerox Canada, proprietari e manager canadesi di piccole e medie imprese in media hanno dichiarato che costa 2 2.152 all’anno per gestire e archiviare i documenti e circa un’ora al giorno per cercare questi documenti.
Ancora una volta, le buone pratiche di archiviazione possono fare molto per risolvere il problema. Se fai cose come seguire costantemente le rigide convenzioni di denominazione, ad esempio, i documenti saranno molto più facili da trovare.,
E se sei un unico proprietario o un imprenditore con i dipendenti, è necessario creare un elenco di percorsi di file, che ricorderà agli utenti dove particolari tipi di file vanno—e dove trovarli. Ricordarsi di includere o meno il file sarà sul sistema del computer, un server interno, nel cloud, o archiviato in un luogo fisico come un archivio. Ad esempio, supponiamo di utilizzare immagini, video o anche foto di carta nella tua azienda., Una voce nell’elenco delle posizioni dei file potrebbe essere:
- Immagini / video digitali: computer (o server)—drive E:/photos-file nella cartella oggetto appropriata
Paper photos: schedario 3—Foto—alfa per soggetto
Le unità di rete o cloud condivise devono essere etichettate in base al contenuto, così come i cassetti dell’archivio.
4. Come possiamo rendere e mantenere i nostri documenti sicuri?
La prima linea di difesa per la sicurezza dei documenti è la protezione fisica dei locali commerciali stessi., Tutte le aziende, anche quelle a casa, hanno bisogno di avere sistemi di sicurezza installati.
Le aziende potrebbero anche aver bisogno o voler investire in altri dispositivi di sicurezza, come barre delle finestre, telecamere di sicurezza o servizi di pattuglia. Puoi passare tutto il tempo che vuoi a creare password e crittografare i file nel tentativo di proteggere i tuoi file elettronici, ma non importa molto se qualcuno può semplicemente entrare e rubare il tuo computer.,il nostro (e durante il pranzo, se nessuno è affidabile presenti)
Implementare e Seguire Attraverso
una Volta creato il documento di piano di gestione rispondendo alle domande di sopra, siete pronti per la sua attuazione., Assicurati che tutto il tuo staff conosca i dettagli del sistema di gestione dei documenti della tua azienda e che tutti seguano le procedure appropriate durante la creazione, l’archiviazione e il recupero dei documenti.
Dovrai anche essere sicuro che tutti coloro che accedono e utilizzano i documenti all’interno della tua organizzazione seguano in modo coerente nominando e memorizzando i documenti in modo appropriato. Controllo a campione su base regolare per verificare se particolari file possono essere facilmente trovati e per evitare misfiling. Anche l’incuria occasionale può eliminare l’intero sistema.,
È possibile impostare un sistema di gestione dei documenti in un giorno, ma implementarlo in modo coerente nel tempo sarà la chiave del suo successo. Le ricompense sono enormi: risparmierai tonnellate di tempo e guadagnerai la pace della mente.,