È semplice: le email contengono spesso informazioni sensibili, quindi dovrebbero essere private. La maggior parte delle aziende e degli individui sono già consapevoli di quanto sia importante proteggere il messaggio di una e-mail. Ma molte persone trascurano qualcosa di altrettanto importante: l’allegato e-mail. In molti casi, le informazioni più sensibili non sono nel corpo dell’e—mail, ma nell’allegato, quindi è essenziale proteggere gli allegati con la massima sicurezza.,
Ciò è particolarmente vero per i file PDF, che spesso contengono dati sensibili come proprietà intellettuale, rapporti o contratti riservati, pezzi di identificazione scansionati, estratti conto assicurativi o bancari e moduli fiscali. Se la tua email finisce nelle mani sbagliate o il tuo file viene scaricato su un server insicuro, i tuoi dati più preziosi potrebbero essere a rischio.
Per la sicurezza e-mail di base, tutti dovrebbero prendere alcuni primi passi essenziali come password complesse e autenticazione a 2 fattori. Consulta la nostra guida rapida, 5 Passi per proteggere Gmail, per maggiori dettagli.,
Perché è necessario crittografare i file PDF
Naturalmente, per le informazioni sensibili memorizzate negli allegati PDF, la sicurezza di base non è sufficiente. I dati sensibili—dalle informazioni di identificazione personale ai segreti commerciali-hanno bisogno del livello successivo di sicurezza. Ciò significa che hai bisogno di crittografia, che rimescola i dati e li rende illeggibili senza la giusta chiave di decrittografia.
Tradizionalmente, la crittografia è stata difficile e costosa, spesso avendo un effetto negativo sulla velocità di collaborazione e la possibilità di condividere dati sensibili, come gli allegati PDF., Ma mentre la tecnologia continua ad evolversi, c’è un modo più semplice ed economico per crittografare un file PDF e qualsiasi altro formato di file che potresti voler allegare alla tua email. Con i moderni provider di crittografia come Virtru, non c’è giocoleria di chiavi di crittografia o certificati, e non c’è bisogno di seccare il destinatario con la creazione di PGP o S/MIME. Puoi semplicemente attivare un interruttore per crittografare le tue e-mail.
Controlla la nostra Guida definitiva alla crittografia di Gmail per maggiori dettagli.,
Come crittografare un file PDF in Gmail
La crittografia fornisce una sicurezza e-mail di livello mondiale, ma è importante notare che esistono diversi livelli di crittografia che è possibile implementare.
TLS (transport layer security) è un tipo di crittografia che offre una certa sicurezza fondamentale. La maggior parte dei provider di posta elettronica, tra cui Gmail, proteggere l’intera rete con la crittografia TLS. In sostanza, TLS crea forti muri attorno ai server del provider., Tuttavia, TLS non fornisce una sicurezza completa: le e-mail al di fuori del server o singoli allegati non sono protetti, quindi in realtà non crittografare quel file PDF collegato nella tua email.
Il livello successivo di protezione è la crittografia end-to-end. Questa sicurezza protegge le tue e-mail da punto a punto, quindi non importa dove finiscono quelle e-mail, sono comunque sicure. Quando si invia un allegato crittografato end-to-end, il file viene convertito in un formato illeggibile senza una chiave digitale. Il destinatario può quindi decifrare e leggere l’allegato., Ciò significa che chiunque cerchi di intercettare il file lungo la strada non sarà in grado di decifrare i dati sensibili.
La massima protezione: Crittografare un file PDF con protezione persistente
La crittografia end-to-end è un modo potente per crittografare gli allegati e i messaggi di Gmail. E ha appena ottenuto un importante aggiornamento: Protezione dei file persistente per gli utenti Gmail, che crittografa i tuoi allegati anche dopo che sono stati scaricati o inoltrati., Questa funzione crittografa il tuo PDF e garantisce che possa essere aperto solo all’interno di un lettore sicuro di Virtru, permettendoti di mantenere sempre il controllo del tuo file, dove va e chi ha accesso ad esso.
Persistent File Protection crittografa un file PDF in modo permanente, indipendentemente da dove viaggia, anche se è salvato offline. Inoltre, questo vale per più di un semplice file PDF: Persistent File Protection può crittografare tutti i tipi di file più comuni, tra cui PDF, file di Microsoft Office,.png, .jpg e .txt, utilizzando la crittografia end-to-end.,
Gli utenti Virtru possono anche beneficiare di funzionalità di sicurezza che completano la protezione persistente, come la filigrana PDF. La filigrana consente ai mittenti di Gmail di filigranare individualmente qualsiasi allegato PDF crittografato che condividono con l’indirizzo e-mail del destinatario semplicemente attivando un interruttore nella barra degli strumenti Virtru. Le filigrane forniscono un controllo persistente e un monitoraggio personalizzato per i documenti sensibili. È inoltre possibile implementare controlli di accesso, come le date di scadenza e-mail o revocare l’accesso, che accentuano la protezione fornita dalla crittografia.,
Non importa se si sta cercando di crittografare semplicemente un messaggio personale prima di inviarlo, o se avete bisogno di una soluzione di crittografia e-mail enterprise-ready. In entrambi i casi, Virtru ha coperto con caratteristiche rivoluzionarie come la protezione dei file persistente, in modo da poter essere certi che i dati non saranno visti da occhi non autorizzati.
Vuoi saperne di più su questa soluzione innovativa? Dai un’occhiata al nostro webinar su come funziona la protezione dei file persistenti e perché è così importante.