Una volta creata una fattura per il cliente, è possibile inviare la fattura a loro tramite Patriot Software. Assicurati di aver aggiunto l’indirizzo e-mail di ciascun cliente alla scheda “Info” nel record cliente prima di inviare le fatture via e-mail. È inoltre possibile e-mail un credito dopo aver emesso un credito al cliente.,
Personalizzazione del modello di e-mail del cliente
Prima di inviare una fattura o un credito via e-mail, puoi personalizzare il modello di e-mail che utilizzerai per inviare e-mail a ciascun cliente.
I clienti Accounting Premium possono anche personalizzare il layout e aggiungere un colore accento alle fatture. Vedere Personalizzazione del modello di fattura per i dettagli.
Non sai cosa dire quando si invia una fattura via e-mail? Dai un’occhiata ai nostri post sul blog sulla creazione di termini di pagamento delle fatture che potrebbero aiutare il tuo flusso di cassa.,
Vai a Impostazioni > Contabilità > Modelli di e-mail e documenti > Modelli di fattura per personalizzare il tuo modello di e-mail quando invii le fatture ai tuoi clienti.
Vai a Impostazioni> Contabilità> Modelli di email e documenti> Modelli di note di credito per personalizzare la tua email quando invii un credito ai tuoi clienti.,
Puoi inserire “tag dati”, che sono informazioni standard dalla fattura/credito, nella riga dell’oggetto e nel corpo della tua email. Il modello di default già utilizza i seguenti tag di dati, e si può rimuovere o modificare la posizione di visualizzazione nella tua e-mail:
- Cliente Nome Completo
- Cliente Nome
- Cliente cognome
- Numero di Fattura (di Credito o Numero)
- Data di emissione della Fattura (o di accredito)
- Fattura Data di scadenza
- Saldo – Questo include eventuali pagamenti parziali già effettuati.,
- Nome dell’azienda
Il tuo indirizzo e-mail
L’e-mail verrà inviata dall’indirizzo e-mail “[email protected].” Il nome dell’indirizzo email sarà personalizzato con il nome della tua attività e leggerà “Per conto di . Tuttavia, se il destinatario dell’e-mail risponde all’e-mail, la risposta verrà inviata al tuo indirizzo e-mail. Per impostazione predefinita, questo sarà il tuo indirizzo email registrato nel tuo account Patriot. È possibile modificare questo, se necessario. Non sarà possibile inserire alcun tag di dati qui.,
Oggetto e-mail
È possibile personalizzare la riga dell’oggetto e-mail, e inserire eventuali tag di dati posizionando il cursore nella posizione che si desidera inserire, e fare clic sul tag di dati dal menu in alto.
Email Body
È possibile personalizzare il messaggio e-mail e utilizzare uno qualsiasi dei tag di dati. Inserire un nuovo tag di dati posizionando il cursore nella posizione in cui si desidera inserire il tag. Quindi fare clic sul tag di dati che si desidera inserire. Assicurati di lasciare uno spazio davanti e/o dopo il tag di dati in modo che formatta correttamente nell’e-mail.,
Selezionare visualizzazione nome azienda sulle fatture
Questo campo verrà visualizzato solo se il nome del deposito fiscale è diverso dal nome della società. È possibile scegliere di visualizzare il nome del deposito fiscale, il tuo DBA, o entrambi. Selezionare il pulsante di opzione della ragione sociale che si desidera visualizzare sulle fatture.
Invio di una fattura ai clienti
Dopo aver creato una fattura per il cliente, verrà visualizzata una pagina di conferma con collegamenti a varie azioni per questa fattura. Fare clic su ” E-mail.,”È anche possibile selezionare l’azione “Email”da Report > Contabilità > Report clienti > Fatture.
Vedrai un’anteprima dell’email da inviare al tuo cliente, che utilizzerà il formato che hai impostato nella pagina Modelli. L’e-mail inserirà automaticamente gli indirizzi presenti nel record del cliente. È possibile inviare questa e-mail per includere fino a cinque diversi indirizzi e-mail. Un documento PDF della fattura sarà allegato all’e-mail.,
Puoi anche consentire ai tuoi clienti di pagarti con una carta di credito e un link per pagare sarà incluso nell’e-mail. Per ulteriori dettagli, vedere Accettazione dei pagamenti con carta di credito sulle fatture dei clienti.
È comunque possibile personalizzare il contenuto di questa particolare e-mail, se necessario. Quando si è pronti per l’invio, fare clic su ” Invia e-mail.”Una e-mail verrà immediatamente inviata al cliente con la fattura allegata. È possibile visualizzare la cronologia dello stato con la data e l’ora in cui è stata inviata l’e-mail.,
Invio di un credito ai tuoi clienti
Dopo aver creato un credito per il tuo cliente, vedrai una pagina di conferma con link a varie azioni per questo credito. Fare clic su ” E-mail.”Puoi anche trovare un credito cliente andando al record cliente e facendo clic sulla scheda” Crediti”.
Vedrai un’anteprima dell’email da inviare al tuo cliente, che utilizzerà il formato che hai impostato nella pagina Modelli. L’e-mail inserirà automaticamente gli indirizzi presenti nel record del cliente. È possibile inviare questa e-mail per includere fino a cinque diversi indirizzi e-mail., Un documento PDF della nota di credito sarà allegato all’e-mail.
È comunque possibile personalizzare il contenuto di questa particolare e-mail, se necessario. Quando si è pronti per l’invio, fare clic su ” Invia e-mail.”Un’e-mail verrà immediatamente inviata al tuo cliente con la nota di credito allegata. È possibile visualizzare la cronologia dello stato con la data e l’ora in cui è stata inviata l’e-mail.
Sia la fattura che le e-mail di credito saranno inviate dai server di posta elettronica di Patriot Software, quindi non appariranno nella tua casella di posta elettronica personale “Articoli inviati”. Le e-mail verranno inviate ai tuoi clienti dall’indirizzo “fatture@PatriotSoftware.,com.”Se il tuo cliente risponde all’e-mail, l’e-mail “rispondi a” sarà il tuo indirizzo e-mail che hai inserito nelle tue preferenze e-mail o personalizzato nella pagina di anteprima e-mail. Quindi riceverai qualsiasi risposta dal tuo cliente per questa email.