Prendere buoni minuti riunione in una riunione del consiglio è un ruolo importante e appagante. I verbali delle riunioni del Consiglio sono più di una contabilità generale delle discussioni del consiglio; servono come registrazione ufficiale e legale della riunione del Consiglio di amministrazione. I minuti vengono utilizzati in una varietà di modi, tra cui il monitoraggio dei progressi, il dettaglio dei piani futuri e il servizio come punto di riferimento. Tra le altre cose, il verbale della riunione dovrebbe riflettere una registrazione di mozioni, voti e astensioni.,
Prendere minuti per una riunione del consiglio – Passo dopo passo
Nel tuo ruolo di segretario, avrai essenzialmente quattro passaggi coinvolti nella registrazione di minuti efficaci per una riunione. Dovrai dedicare un po ‘ di tempo alla pianificazione prima della riunione, prendere appunti durante la riunione e scrivere un rapporto formale dopo la riunione. Sarai anche responsabile del deposito e della condivisione dei verbali di ogni riunione.,
Passo 1: Preparazione per la riunione del Consiglio
Nell’imparare a prendere minuti di riunione per una riunione del consiglio, è importante notare che ogni organizzazione registra i loro minuti un po ‘ diverso. Avere una discussione con il presidente del consiglio su eventuali formati attuali o attesi che si prevede di utilizzare. Esaminare i verbali delle riunioni precedenti da utilizzare come modello. Chiedere al presidente del consiglio una copia dell’ordine del giorno della riunione, compresi i nomi di tutti i partecipanti, inclusi gli ospiti o i relatori.,
Passo 2: Prendere un record della riunione del Consiglio
A meno che la vostra organizzazione richiede di digitare note durante la riunione, è possibile digitare fuori o scrivere loro longhand. Utilizzando un modello di minuti riunione forte può aiutare a mantenere minuti più strutturati. Le due cose più importanti da sapere quando si capisce come prendere minuti in una riunione del consiglio è quali informazioni da registrare e come presentarlo.,eeting minuti
Come dettaglio le discussioni durante le riunioni del consiglio direttivo è importante come fare in modo di includere tutte le informazioni in elenchi puntati sopra indicato., Per ogni punto all’ordine del giorno, scrivere una breve dichiarazione di ogni azione intrapresa dal consiglio, insieme a una breve spiegazione della motivazione della loro decisione. Se ci sono argomenti estesi, scrivi un riassunto succinto degli argomenti principali.
Registra le discussioni obiettivamente, evitando osservazioni infiammatorie e osservazioni personali. Un buon modo per farlo è evitando aggettivi e avverbi quando possibile. Controlla la tua lingua per essere sicuro che sia chiara, inequivocabile e completa.
Come notato in precedenza, i verbali sono una registrazione ufficiale e legale della riunione del consiglio., In un’arena legale, si presume che i verbali delle riunioni siano corretti e possono essere utilizzati come prova legale dei fatti che riportano. Documentare le discussioni del consiglio per riflettere accuratamente le azioni e le intenzioni dei direttori del consiglio. Le schede hanno responsabilità legale, quindi mantieni le informazioni di base e il linguaggio semplici per evitare complicazioni legali che pongono l’organizzazione in svantaggio in qualsiasi procedimento legale. Utilizzare i nomi solo quando si registrano movimenti e secondi.,
Dopo la riunione, si vuole scrivere il record formale quando tutto è ancora fresco nella vostra mente, in modo da preparare il record non appena dopo la riunione, come si può.
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Passo 3: Scrivere il verbale ufficiale della riunione del Consiglio
Rivedere l’ordine del giorno per ottenere l’intero ambito della riunione. Aggiungi note per chiarimenti. Rivedere azioni, mozioni, voti e decisioni per chiarezza., Modifica il record in modo che i minuti siano succinti, chiari e facili da leggere.
È meglio allegare alla copia finale le dispense della riunione e i documenti a cui si è fatto riferimento durante la riunione, piuttosto che riassumere il contenuto nel verbale.
Passo 4: Firma, archiviazione e condivisione dei minuti
Una volta che i minuti della riunione sono completamente scritti, sei responsabile di renderli ufficiali facendo firmare al segretario del consiglio. La vostra organizzazione può anche richiedere la firma del presidente.,
Come parte di saper prendere minuti per una riunione del consiglio, si dovrebbe sempre seguire la vostra organizzazione di statuto e protocolli per la memorizzazione di minuti. È una buona idea avere copie di backup in stampa, un disco rigido o (nel migliore dei casi) un portale di bordo.
Il segretario ha anche la responsabilità della condivisione dei minuti. Assicurarsi che il presidente ha approvato il verbale prima di condividere in stampa o on-line.,
- mancanza di documentazione di un quorum
- Ambiguo descrizione delle azioni del consiglio
- Comprese le informazioni che potrebbero danneggiare la scheda in un senso legale
- i Lunghi ritardi nella fornitura di minuti dopo una riunione
- Ritardi nell’approvazione verbali delle riunioni precedenti-mancanti errori
- non in un file e gestire i documenti
- Non riuscendo a ottenere i documenti firmati così essi servono come un ufficiale e legale record
Sempre presente che lo scopo di prendere il verbale della riunione è quello di riflettere le reali intenzioni del consiglio di amministrazione e che sono un ufficiale e legale record., Data l’ampiezza dei dettagli e la complessità del processo associato alla corretta documentazione dei verbali delle riunioni, nell’imparare a prendere minuti per una riunione del consiglio molte organizzazioni trovano che l’utilizzo di uno strumento, come il software del portale di bordo, aiuta a rendere questo lavoro più facile e più efficiente e, infine, eleva le prestazioni organizzative. Per quanto grave sia il lavoro, il compito di prendere e preparare i minuti è un’esperienza gratificante ed edificante.