Anche se le parti principali della vostra proposta di sovvenzione occuperà la maggior parte del vostro tempo ed energia, non shortchange vostra lettera di copertura. L’attenzione ai punti più sottili di mettere insieme il pacchetto di proposte può fare o rompere una richiesta di finanziamento. Non spegnere il finanziatore con una lettera di copertura sciatta.
Mim Carlson e Tori O’Neal-McElrath, autori delle sovvenzioni vincenti, passo dopo passo, sottolineano che la lettera di presentazione dovrebbe:
- Presentare la propria organizzazione alla persona corretta.,
- Assicura al finanziatore che questo progetto ha il supporto del tuo consiglio di amministrazione.
- Dichiara ciò che stai chiedendo: quanto e per cosa.
Quando includi una lettera di presentazione?
Utilizzare una lettera di copertura per le proposte di società e fondazioni, ma non per le domande di sovvenzione federali o statali. Quei finanziatori vogliono solo quello che chiedono, e raramente chiedono una lettera di copertura.,
caratteristiche di una Buona Lettera di Copertura
la Vostra lettera di copertura dovrebbe:
- breve
- Ottenere rapidamente al punto
- non ripetere le informazioni che è nella proposta
- Dire al lettore come hai capito bene, il finanziatore e come sovvenzione soddisfa il progetto requisiti
Beverly R. Browning, l’autore di Scrittura di Concessione per i Manichini, le suggerisce di scrivere la lettera di copertura dopo aver completato l’intera proposta, e quando siete in uno stato d’animo riflessivo., Browning dice:
“Mentre consideri il tuo grande risultato (la richiesta di finanziamento finita), lascia che il lato creativo e destro del tuo cervello entri in gioco e colleghi i tuoi sentimenti di realizzazione alla persona che ti aiuterà a realizzare i tuoi piani.”
Formattazione della lettera di presentazione
- Utilizzare la carta intestata dell’organizzazione. Metti la stessa data sulla lettera di presentazione che si trova sulla domanda di sovvenzione compilata. Questa è la data in cui invierà la proposta di sovvenzione al concedente., L’utilizzo della stessa data rende coerenti tutti i documenti del pacchetto di proposte.
- Per l’indirizzo interno (va nella parte superiore della lettera) utilizzare il nome e il titolo della fondazione o della persona di contatto aziendale, seguito dal nome, dall’indirizzo, dalla città, dallo stato e dal codice postale della fonte di finanziamento. Ricontrolla queste informazioni con una telefonata o un’e-mail. Tali informazioni cambiano frequentemente, quindi assicurati di avere il nome e l’indirizzo correnti.
- Nel tuo saluto, usa “Caro” più il titolo personale (Mr., Ms., Mrs., Dr., Messrs., ecc.), seguito dal cognome., È fondamentale che si indirizza la lettera a una persona in particolare. Chiama la fondazione o l’ufficio aziendale per assicurarti di avere la persona giusta e il titolo personale corretto. Questi dettagli possono sembrare irrilevanti,ma contano.
- Il tuo primo paragrafo dovrebbe essere breve e concentrato. Presenta la tua organizzazione (il suo nome legale, che sarà il tuo nome aziendale) e dì al finanziatore quanti soldi stai richiedendo e perché. Includi una frase o due su ciò che fa la tua organizzazione e quindi includi un punto basato sulla ricerca che mostra che è necessario ciò che fa la tua organizzazione.,
- Scrivi uno o due paragrafi più brevi. Indica lo scopo del tuo progetto e come si adatta alla missione o alle priorità di finanziamento del finanziatore. Includi il fatto che il tuo consiglio di amministrazione sostiene pienamente il progetto.
- Termina la tua lettera con un paragrafo riassuntivo. Aggiungi cosa può significare questa partnership di finanziamento per il pubblico di destinazione del tuo progetto. Si potrebbe desiderare di includere un invito per una visita del sito pure.
- Utilizzare una chiusura come ” Sinceramente.”
- La lettera deve essere firmata dal direttore esecutivo o dal presidente del consiglio, o da entrambi., Sotto la firma, digitare il nome, l’iniziale centrale, il cognome e il titolo del firmatario. Anche se l’ED o il presidente del consiglio dovrebbe firmare la lettera, includere le informazioni di contatto per la persona migliore per rispondere alle domande alla fine dell’ultimo paragrafo.
- Nella parte inferiore della lettera, includere la parola “ENCLOSURE” (in tutte le maiuscole).
Quanto tempo dovrebbe essere la lettera di presentazione?
Limita la tua lettera di presentazione a una pagina con tre o quattro paragrafi. Dovrebbe essere una lettura veloce.,
Il tono e le specifiche della tua lettera di presentazione possono variare a seconda che tu sia stato invitato a presentare una proposta completa dopo aver inviato una lettera di richiesta (LOI), o se questo progetto è il primo approccio della tua organizzazione a questa particolare fondazione.,
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Program Officer
Community Foundation
4321 Common Lane
Some City, YZ 55555
Dear Dr., Smith:
Il Centro anziani di Some City richiede rispettosamente una sovvenzione di $50.000 per il nostro progetto pilota di sensibilizzazione della comunità latina senior.
Come il più grande centro per anziani in qualsiasi contea, che serve oltre 450 anziani ogni giorno, siamo consapevoli dei cambiamenti demografici nella nostra area di servizio. E siamo impegnati a crescere e adattare il nostro centro per soddisfare le esigenze emergenti., Il Senior Latino Sensibilizzazione della Comunità Progetto Pilota permetterà di pilotare un anno in uno sforzo per determinare se il nostro centro può efficacemente:
Fornire un accesso completo ai servizi sociali e sanitari per gli anziani in Latino comunità servita dal nostro centro, e
Raccogliere e integrare pienamente la competenza culturale e del consiglio, del personale e dei volontari di Alcune Città del Centro per anziani.,
Il nostro consiglio di amministrazione è entusiasta di questo programma e desideroso di lanciarlo in modo da poter diventare il centro più inclusivo e culturalmente competente per gli anziani in tutte le nostre comunità che hanno bisogno di questi servizi. Se dovessimo scoprire alla fine del nostro anno pilota che questo programma è, in effetti, di successo, il nostro consiglio si è impegnato a includere una parte delle spese annuali del progetto nel nostro budget operativo annuale in modo che il programma diventi parte integrante dei nostri servizi principali.,
Attraverso questo progetto, il Centro diventerà il riferimento principale dato da Health Access Latinos, Famiglie di qualsiasi contea, e tre cliniche della comunità entro un raggio di quindici miglia del nostro centro. Accetteremo anche i rinvii di anziani di lingua spagnola da qualsiasi altra agenzia comunitaria nella nostra area di servizio immediato.
Grazie per la vostra considerazione della nostra richiesta., La prossima settimana mi riunirò con lei per rispondere a tutte le sue domande, nonché per sapere se possiamo incontrarla per discutere i meriti della nostra proposta. Nel frattempo, se avete domande, non esitate a contattare Connie Jones, il nostro direttore dello sviluppo, a (555) 555-5555, x555, o [email protected].,
Sinceramente,
Jane Bella
Direttore Esecutivo
CUSTODIA
*Lettera ristampato (con modifiche) con il permesso di Vincere Sovvenzioni, passo dopo Passo, Seconda Edizione, Tori O’Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
Errori da evitare nella tua lettera di presentazione
- Scrivendo troppo., Una lettera di presentazione non è una tesi, né è una proposta completa. Keep it breve e al punto Suggerimento: Avere qualcun altro leggerlo. Lo capiscono?
- Usando parole grosse. Se sei stato alla scuola di specializzazione, hai imparato a scrivere in modo complicato. Non farlo qui. Non stai cercando di impressionare qualcuno con la tua erudizione. Vuoi solo dichiarare il tuo caso nel modo più naturale possibile. Se non sai quando stai complicando eccessivamente la tua scrittura, usa un’app come Hemingway. Ti dirà quando le tue frasi sono difficili da leggere e quando sei troppo prolisso.,
- Commettere errori grammaticali. Se non sei sicuro della tua grammatica, non correre rischi. Utilizzare il controllo grammaticale in WORD, e, anche eseguire il progetto attraverso un app come Grammarly. C’è una versione gratuita, ma la versione a pagamento va ben oltre il controllo grammaticale necessario.
Fai risaltare la tua lettera di presentazione
Triste a dirsi, ma la tua proposta di sovvenzione potrebbe essere tra centinaia o migliaia che una fondazione tipica vedrà durante un anno medio. La tua lettera di copertura può fare la differenza per arrivare al prossimo passo verso il finanziamento. Ma come puoi farlo risaltare?,
Non provare nulla di “carino”, poiché i funzionari della fondazione non saranno impressionati.
La lettera di presentazione non sarebbe appropriata per una storia su un cliente, anche se dovresti avere una storia per altre parti della tua proposta, come la descrizione del problema. Includi un paragrafo sul perché la tua organizzazione è quella che può svolgere al meglio questa missione. Esamina le tue organizzazioni competitive e valuta come e dove eccellere., Ciò può essere nella forza del tuo personale e dei tuoi volontari, nella tua esperienza con questo particolare problema o nel supporto della comunità che ti piace.
Non è necessario menzionare i nomi dei concorrenti o criticarli. Basta evidenziare i tuoi punti di forza. Questo sarebbe un buon momento per consultarsi con gli altri in ufficio. Tirare un paio di persone insieme e brainstorming come il vostro no-profit eccelle.
Fondamentalmente, la lettera di presentazione dovrebbe essere in avanti, facile da leggere e costringere il lettore nella proposta più ampia., Non mettere ostacoli nel modo in cui il lettore potrebbe dissuaderli dalla lettura ulteriormente.