Scrivere una nota di condoglianze non è mai facile-e può sembrare ancora più difficile quando si scrive uno per un cliente. È una lotta per raggiungere il giusto livello di emozione, dire qualcosa di significativo ed essere genuini. Giocoleria tutto questo per creare un paio di frasi è difficile!
A seconda di quanto bene tu e il tuo cliente vi conoscete, puoi inviare un piccolo cesto regalo simpatia economico o un cesto regalo di salumi e formaggi con una nota personale., Se non conoscevi la persona che è morta, questo presenta una serie diversa di sfide. Non ci sono bei ricordi da condividere, nessun passato storie toccanti per legare sopra.
Salto in avanti per le seguenti sezioni:
- Fase 1: Capire Client Email Etiquette
- Passo 2: selezionare un Oggetto Appropriato
- Passo 3: Iniziare a Scrivere la Vostra e-Mail
- Passo 4: Check Out Alcuni esempi di Messaggi di Condoglianze per un Client
- Passo 5: Inviare le Condoglianze
la Scrittura professionale condoglianze note, però, segue una rigida etichetta codice., In qualche modo, questo li rende molto più facili da creare, a differenza del tipico protocollo di condoglianze. Se stai cercando di trovare l’e-mail di condoglianze giusta per un cliente, ecco alcuni suggerimenti che devi sapere.
Passo 1: Capire Client Email Etiquette
Ci sono alcuni codici ironclad per client email etiquette. Non importa che tipo di e-mail si sta inviando, un tono professionale è fondamentale. Tra cui emoji carino, gergo, abbreviazioni e scorciatoie non funzionano. Questo è vero anche per una nota di condoglianze. Si può venire attraverso come irriverente e indifferente—anche se questa è l’ultima cosa che vuoi!,
Esprimere il giusto livello di emozione è anche essenziale. Essere asciutto e antipatico è crudele. In questo momento difficile, il supporto è fondamentale. Non virare verso l’altro estremo, sia. I livelli melodrammatici di simpatia sono molto inappropriati.
Se non hai mai incontrato la persona che è morta, questo può sembrare molto insincero. Non rendere il vostro rapporto, o connessione al defunto, più di quanto non sia.
Passo 2: Scegli un oggetto appropriato
Cosa dovresti inserire nell’oggetto di un’e-mail di condoglianze? Si può essere tentati di lasciarlo vuoto se non sai cosa dire. L’invio di una e-mail con un oggetto vuoto è scortese, in modo da resistere alla tentazione. Evitare di essere prolisso, sia. Come al solito, essere succinti è l’opzione migliore.
Come categorizzeresti il focus della tua email? Dipende da quanto bene conosci il tuo cliente. Se non li conosci bene, considera le categorie di sezioni di biglietti di auguri nel supermercato., È possibile utilizzare queste categorie per compilare la riga dell’oggetto della tua e-mail.
Usare una parola o una frase come ‘Condoglianze’ o ‘Con simpatia’ sono ottime opzioni. Se conoscevi bene il cliente o il defunto, un’opzione più personalizzata è la migliore. Prova qualcosa come ‘So sorry for your loss’ o ‘Sad News’. Ognuna di queste scelte sono righe di soggetto appropriate.
Passo 3: Inizia a scrivere la tua email
Scegliere cosa dire ti aiuterà a restringere la natura selvaggia delle opzioni. Quando fai queste scelte, ricorda la regola d’oro: non assumere mai. È facile da fare quando si crea una nota di condoglianze., Quando si lotta per qualcosa da dire, i cliché sono facili.
Cosa succede se hai scritto qualcosa come “sono in un posto migliore ora” o “Sono sicuro che ti mancheranno molto?”Potresti aver commesso una varietà di passi falsi sociali in due brevi frasi.
Non dare mai per scontato che le credenze o le relazioni di qualcuno si allineino con le tue. Questo è particolarmente inappropriato in una carta di condoglianze. L’attenzione dovrebbe essere su di loro, mai tu.
Se non credevano in un aldilà, quel tipo di condoglianze non ha senso. Supponendo che il tuo cliente e il defunto avessero una relazione positiva è anche un errore., A meno che non si è sicuri che avevano un grande rapporto, si può benissimo mettersi in una situazione imbarazzante.
Distribuire consigli è anche un errore professionale. Una carta di condoglianze non è il posto per impartire saggezza di vita o agire come se si sa cosa stanno passando. Anche se hai sofferto la perdita di qualcuno vicino a te in passato, nessuno vuole un sermone. Dare consigli è l’ultima cosa di cui una persona emotiva ha bisogno. Hanno bisogno di supporto ed empatia, che sono i due obiettivi principali di una e-mail di condoglianze.
Evitando queste insidie, sei sulla buona strada per una gentile e-mail di condoglianze., E-mail professionale etiquette favorisce brevità, comprese le note di condoglianze. Considera cosa stai cercando di comunicare.
Gli obiettivi principali sono: riconoscere la loro perdita e il dolore e offrire il vostro sostegno. Con questi obiettivi, puoi creare un’e-mail senza violare alcun limite professionale. Qui di seguito, abbiamo creato alcuni esempi in modo da poter brainstorming una versione personalizzata.
Passo 4: Scopri alcuni messaggi di condoglianze di esempio per un cliente
Quando si scrivono messaggi di condoglianze, è possibile utilizzare i metodi di scrittura delle lettere appresi a scuola.,
Se non ricordi nulla, non preoccuparti! Ti abbiamo coperto con alcune opzioni personalizzate che puoi personalizzare come desideri.
- Ho sentito parlare della perdita del tuo parente. Mi dispiace per la loro scomparsa. Sappi che sei nelle mie preghiere in questo momento molto difficile.
- Vorrei estendere la mia sincera simpatia per la morte del vostro parente. I miei pensieri sono con te, e mi dispiace per la tua perdita.
- Ero così triste di sentire la vostra tragica perdita. Per favore sappi che i miei pensieri e le mie preghiere sono con te in questo momento., Spero che i ricordi di loro ti portino conforto.
- Ho sentito parlare della scomparsa del tuo parente. Dev’essere un momento molto difficile per te, e mi dispiace per la tua perdita. Ti tengo nei miei pensieri.
- Vorrei porgere le mie più sentite condoglianze per la morte del vostro parente. Pensando a te in questo momento difficile.
- Vi prego di accettare le mie più sentite condoglianze in questo momento molto difficile. Spero che i ricordi che hai con il tuo relativo conforto. Mi dispiace molto per la sua perdita e la sto tenendo presente.,
- Sono così rattristato nel sentire della scomparsa del tuo parente. Spero che tu abbia molti familiari e amici da raccogliere intorno a te durante questo momento difficile. La prego di accettare le più sentite condoglianze da parte nostra.
- Mi dispiace molto per la perdita del tuo parente. Spero che condividere i ricordi con la famiglia e gli amici sia confortante.
- Mi dispiace tanto per il momento difficile che devi vivere dopo la morte del tuo parente. Ti tengo nei miei pensieri e nelle mie preghiere, e spero che tu abbia buoni ricordi per confortarti.,
- Spero che tu trovi conforto nei bei ricordi durante questo momento difficile. La prego di accettare le mie più sentite condoglianze durante questo periodo.
Passo 5: Invia le tue condoglianze
Dopo aver inviato una e-mail, ci sono alcune opzioni. Si potrebbe lasciare le vostre condoglianze in forma di e-mail, e non portarlo di nuovo. Se non conosci il cliente, questo potrebbe essere più appropriato di un approccio più personalizzato.
Se conosci il client da molto tempo, tuttavia, altre strade sono più appropriate., Lasciare che le tue condoglianze scompaiano nel vuoto è un errore che troppe persone fanno.
Con questo in mente, evita di fare lo stesso errore da solo. Ci sono alcune situazioni che si possono trovare in che hanno bisogno di una decisione su come seguire con le vostre condoglianze.
Ad esempio, cosa succede se li vedi di persona subito dopo aver inviato la tua nota? Non deve evitare l’argomento come se camminando su gusci d’uovo. Sono consapevoli della loro perdita, e fingere che non sia successo solo ti favorisce.
Tuttavia, offrire una spalla su cui piangere potrebbe essere inappropriato., È possibile ripetere verbalmente il contenuto della scheda di condoglianze quando li si incontra, però. Questo può sostituire un ritmo colloquiale imbarazzante, quindi non devi chiedere come stanno facendo.
Seguire le situazioni è fondamentale in cui hai qualcosa di concreto da offrire. Per esempio, se fosse un membro della famiglia, si potrebbe offrire di portare loro i pasti o aiutare con il funerale. In questo caso, però, si può chiedere come stanno facendo.
Altri tipi di follow-up possono sembrare che tu stia facendo pressione su di loro per rispondere alla tua email. Naturalmente, questo è l’ultimo tipo di pressione di cui hanno bisogno in questo momento!, Salvare i follow-up per alcune settimane o mesi dopo è un’idea migliore.
Molte persone che hanno affrontato la perdita possono preferire la presenza di una carta fisica sulla scrivania, piuttosto che una e-mail. Questi promemoria che gli altri stanno pensando a loro possono fare la differenza. Considerare l’invio di una carta fisica, troppo, e forse anche un cesto regalo simpatia se si conosceva bene il vostro cliente.
Inviare una nota memorabile
Scrivere una nota, che si tratti di un messaggio di condoglianze per un amico, un familiare o un cliente, può essere difficile., Esprimere simpatia e cura, pur mantenendo un tono professionale, è difficile. Le idee di cui sopra possono servire come un grande punto di salto e dare conforto ai vostri clienti.
Se stai cercando più aiuto per la scrittura, leggi le nostre guide su come scrivere una lettera di ringraziamento professionale e come chiedere un congedo per lutto.