Gli elenchi sono importanti. Ci aiutano a dare priorità—e ricordarsi di completare-compiti importanti.
Sei mai andato al negozio di alimentari appositamente per una cosa, poi a sinistra con un carrello pieno di tutto, ma? Se lasci la tua lista della spesa a casa, sei in balia della nostra fallibile memoria umana.
In qualità di project manager, è necessario creare rapporti regolari sullo stato del progetto per aggiornare le parti interessate sullo stato di avanzamento del progetto., E proprio come al supermercato, non importa quanto spesso crei un rapporto sullo stato del progetto, c’è la possibilità che dimentichi qualcosa se non hai una lista.
Per garantire che il vostro settimanale aggiornamenti di stato contengono le informazioni essenziali sui vostri stakeholder bisogno, abbiamo creato una semplice lista di controllo è possibile utilizzare come un modello di report di stato:
Scaricare lista di controllo
vedremo, in ogni sezione più nel dettaglio e spiegare quali informazioni è necessario includere e come si dovrebbe strutturare il vostro rapporto., Esploreremo anche come il software di monitoraggio del progetto può aiutarti a creare i rapporti sullo stato del progetto.
Panoramica esecutiva
Perché? Perché i tuoi stakeholder probabilmente non leggeranno il tutto. In questo modo, gli stakeholder che leggono la panoramica esecutiva e scremano il resto avranno una sintesi delle informazioni più importanti.
La prima sezione del rapporto sullo stato del progetto è la panoramica esecutiva., Dovrebbe includere una panoramica di alto livello dello stato del progetto, suddiviso in tre parti:
1. Identificatori di progetto.
- Nome del progetto
- ID/codice del progetto
- Nome del project manager
- Data del rapporto
Può sembrare ovvio fare riferimento al nome del progetto e ad altri elementi, ma senza averli sulla tua lista, possono essere facilmente trascurati. Ad eccezione della data del rapporto di stato, gli identificatori del progetto rimarranno la stessa settimana per settimana.
Includere la data del rapporto sullo stato è molto importante: questo aiuta a stabilire una timeline accurata del progetto.,
2. Riepilogo dei progressi. Questa sezione dovrebbe includere una revisione ad alto livello degli obiettivi globali del progetto e dei progressi compiuti fino ad ora. Il progetto è in pista, dietro o in anticipo? È finita o sotto budget? Il riepilogo dei progressi dovrebbe evidenziare tutti gli elementi che richiedono l’attenzione delle parti interessate, anche se tali elementi sono discussi anche in una sezione successiva del rapporto sullo stato.
3. Stato generale del progetto e percentuale completa., Questa sezione dovrebbe indicare la salute (o stato del progetto) dei diversi elementi del progetto:
Progetto salute può essere rappresentato visivamente piuttosto che in forma narrativa, che utilizza un determinato codice colore per rappresentare lo stato di ogni elemento (come mostrato sopra). Ad esempio:
- Verde significa che l’articolo è sulla buona strada.
- Giallo significa che è in difficoltà.
- Rosso significa che richiede attenzione immediata (e, molto probabilmente, l’intervento degli stakeholder).,
Si consiglia di stabilire una misura quantitativa per gli stati con codice colore per presentare al meglio informazioni accurate. Senza questo, uno stakeholder potrebbe fraintendere uno stato giallo reagendo in modo eccessivo o sotto-reagendo e quindi arretrando ulteriormente il progetto.
Imposta giallo per il budget in modo che il progetto superi l’allocazione approvata tra il 5 e il 15 percento., Se le proiezioni di bilancio sono superiori a un 15 per cento in più, lo stato sarebbe rosso.
La percentuale di completamento deve essere inserita come percentuale effettiva che mostra il livello complessivo di completamento del progetto (ad esempio, 50% per un progetto che è a metà strada).
Come può aiutare il software di monitoraggio del progetto: i dashboard offrono una visualizzazione live delle prestazioni del team e dei progressi complessivi. Questi strumenti acquisiscono automaticamente i dati e li organizzano in un unico luogo, risparmiando tempo e fatica ai manager., Nei sistemi di tracciamento dei progetti basati su cloud, i dashboard si aggiornano in tempo reale man mano che si procede, il che significa che gli utenti hanno sempre le informazioni più aggiornate.
Questa schermata di panoramica del progetto include diversi elementi che dovrebbero essere inclusi nel riepilogo esecutivo: icone colorate per rappresentare lo stato degli elementi importanti, il nome del project manager attivo e la percentuale di completamento del progetto.,
Idealmente, questo riassunto esecutivo dovrebbe essere inviato alle parti interessate, ai dirigenti e al team di progetto su base settimanale. Per ulteriori informazioni su cosa includere in un rapporto settimanale sullo stato del progetto, consulta il seguente tutorial:
Milestones and deliverables
Un’immagine vale più di mille parole, quindi usa le immagini quando possibile., È possibile utilizzare i colori per rappresentare lo stato o includere un grafico percentuale completo, un grafico di Gantt o una tabella che mostra i progressi rispetto alle pietre miliari e ai risultati finali.
La seconda sezione del rapporto dovrebbe dettagliare i progressi compiuti verso traguardi significativi e risultati finali (identificati durante la pianificazione del progetto).
Le pietre miliari sono spesso legate al completamento di un deliverable del cliente, nonché alla fatturazione e alla fatturazione a metà progetto, quindi è importante per le parti interessate sapere se i team sono sulla buona strada per completarle.,
Invece di scrivere queste informazioni in forma narrativa, mostra i progressi della tua squadra con una semplice tabella (vedi lo screenshot qui sotto). Assicurati di includere:
- Percentuale milestone del progetto completata: Quanti progressi sono stati fatti sulle singole attività che hanno portato alla milestone? Delineare quali compiti sono stati completati e quali sono ancora in sospeso.
- Inizio / fine pianificato: queste sono le date iniziali impostate durante la pianificazione del progetto per il lavoro che porta a, e include, questa pietra miliare.,
- Inizio / fine effettivo: questa è la data effettiva di inizio e completamento del milestone (se ancora in corso, contrassegnare” data di fine ” come TBD).
Come può aiutare il software di monitoraggio del progetto: i grafici di Gantt sono strumenti chiave di pianificazione del progetto che raddoppiano come strumenti di monitoraggio del progetto. Utilizzando i grafici di Gantt, è possibile visualizzare la pianificazione del progetto, determinare le fasi del progetto ed evidenziare le tappe chiave, quindi monitorare le prestazioni del team e i progressi verso il loro raggiungimento. Alcuni sistemi hanno il vantaggio di consentire agli utenti di eseguire il drill-down nei dettagli delle attività dal grafico stesso.,
I dettagli dell’attività mostrati sopra includono un’icona “percentuale di completamento”, il nome del membro del team responsabile del completamento dell’attività e le date relative al kick-off e al completamento dell’attività. La possibilità di eseguire il drill-down in queste informazioni può essere molto utile quando si creano i rapporti sullo stato del progetto.
Gestione di problemi, rischi e modifiche
Usa lo stesso formato del rapporto sullo stato del progetto settimana per settimana, poiché ciò consente confronti incrociati più semplici. L’utilizzo di un formato coerente è importante per il report nel suo complesso, ma soprattutto per questa sezione: consentirà agli stakeholder di vedere, a colpo d’occhio, eventuali nuovi problemi e rischi e individuare rapidamente ciò che è cambiato su problemi e rischi noti.
La terza sezione del rapporto dovrebbe fornire un aggiornamento su eventuali problemi noti, rischi o richieste di modifica che sono stati identificati la settimana precedente, e portare alla luce eventuali nuovi.,
Il rilevamento e la gestione precoce dei rischi sono essenziali per completare con successo un progetto. Questa sezione del rapporto di stato dovrebbe essere puntato. Deve coprire tutti gli sforzi di gestione del rischio, tra cui:
- Questioni aperte: richiamare l’attenzione su eventuali nuovi problemi di progetto dopo l’ultimo rapporto. Inoltre, fornire un aggiornamento di stato su eventuali problemi precedentemente identificati e le loro strategie di gestione.
- Aprire rischi: Riconoscere eventuali nuovi rischi che si sono verificati dopo l’ultimo rapporto, e presentare il piano di gestione(s) per affrontarli., Inoltre, fornire un aggiornamento sul piano di gestione dei rischi utilizzato per gestire i rischi esistenti.
- Open change requests: evidenzia tutte le richieste di cambiamento aperto e le fasi successive che richiedono l’attenzione degli stakeholder, ad esempio estendendo il programma o il budget a causa di un aumento dei requisiti del progetto.
Come il software di monitoraggio del progetto può aiutare: sia i report che i dashboard possono essere utili qui. I report forniscono una lettura statica delle metriche chiave come il ROI di un progetto, l’utilizzo e la disponibilità delle risorse e i problemi/rischi aperti., I dashboard possono essere configurati con una visualizzazione live delle stesse informazioni, infatti, gli utenti hanno spesso la possibilità di creare un rapporto sullo stato del progetto dal dashboard esportandolo o condividendolo con altri utenti.
La dashboard del project manager di cui sopra è stata personalizzata per mostrare i rischi per assegnatario e per mostrare i problemi aperti attuali e le richieste di modifica., Da questa schermata, gli utenti possono esportare o condividere il rapporto sullo stato del progetto direttamente con le parti interessate (per accompagnare il rapporto sullo stato del progetto).
Team progress
I requisiti del progetto e le preferenze degli stakeholder variano, ma la regola migliore per creare il rapporto sullo stato settimanale è di mantenerlo breve e semplice (K. I. S. S.). Non dimenticare che questo rapporto sullo stato del progetto è un’istantanea: sii chiaro e conciso, non eccessivamente dettagliato.,
La quarta e ultima sezione del rapporto dovrebbe misurare la produttività del team, confrontando i progressi effettivi compiuti nell’ultima settimana con quelli stimati nel precedente rapporto sullo stato.
Elogia le squadre per risultati notevoli e richiama l’attenzione su compiti incompleti. Un buon modo per strutturare questa sezione è elencare:
- Attività pianificate per la settimana scorsa: Includi tutte le attività che il tuo team ha stimato di poter completare.
- Attività completate la scorsa settimana: elenca tutte le attività effettivamente completate dal tuo team.,
- Attività pianificate per la prossima settimana: tutte le attività non completate la scorsa settimana dovrebbero essere in cima a questa lista. Successivamente, elenca le attività pianificate per la prossima settimana.
Come il software di monitoraggio del progetto può aiutare: La nostra aggiunta preferita a questa sezione è un rapporto di stato personalizzato. Utilizzando il software di monitoraggio del progetto, è possibile inviare una richiesta settimanale ai membri del team di inviare il riepilogo dello stato, i risultati chiave e le attività imminenti per la settimana successiva e il sistema raccoglierà automaticamente tali informazioni in formato report.,
È quindi possibile condensare queste informazioni per le parti interessate e incorporarle nel rapporto sullo stato del progetto. In alternativa, puoi scegliere di includere il riepilogo più dettagliato come allegato supplementare, qualunque sia la preferenza dei tuoi stakeholder.
I prossimi passi per i project manager
I report sullo stato sono una parte fondamentale della strategia di gestione degli stakeholder. La lista di controllo che abbiamo incluso qui può essere un buon punto di partenza quando si sviluppa la propria strategia di comunicazione.,
Ecco alcuni punti chiave da ricordare mentre riferisci alle parti interessate:
- Non seppellire il lead. Modelli di lettura e studi eye-tracking suggeriscono che le persone si concentrano più sulla parte superiore del rapporto di stato e scremare il resto. Metti le informazioni più importanti nel tuo executive summary e non lasciare sorprese alla fine.
- Un’immagine vale più di mille parole. Utilizzare grafici, tabelle, colori e strumenti di visualizzazione dei dati per aiutare a rompere lunghe narrazioni.
- Coerenza, coerenza, coerenza., Scegli una serie di metriche per misurare i progressi e definire il successo o il fallimento delle iniziative, quindi attenersi a esse. La coerenza nella segnalazione consentirà confronti incrociati più semplici e accurati.
- K. I. S. S. Report sono un’istantanea, in modo da mantenere gli aggiornamenti di stato breve e semplice. Vieni preparato con informazioni aggiuntive se i tuoi stakeholder ti chiedono di espandere qualcosa, ma non seppellirli con troppe informazioni.
Infine, gli strumenti di tracciamento del progetto a cui si fa riferimento in questo articolo possono essere una risorsa enorme mentre si creano i report., Se siete interessati a saperne di più su questi tipi di strumenti, chiamare i nostri esperti di software di gestione del progetto per una consulenza gratuita a (855) 998-8505.