In questo post stiamo coprendo:
- Prenotazione di voli di gruppo
- Prenotazione di hotel di gruppo
- Altri suggerimenti di prenotazione di gruppo
Prenotazione di voli di gruppo
Le prenotazioni di gruppo per i voli possono essere difficili. Vediamo quali suggerimenti il nostro pro Giacomo ha da offrire. Continua a leggere per l’intervista.
Che cos’è la prenotazione di gruppo nelle compagnie aeree?
Quando si organizzano prenotazioni di gruppo per i voli, è necessario contattare le compagnie aeree e fornire loro il numero di viaggiatori e le date, quindi attendere che inviino un preventivo personalizzato.,
A differenza di una prenotazione diretta on-line, questo processo è manuale e può essere un po ‘ lento, come ti consigliamo di contattare più compagnie aeree per ottenere preventivi diversi.
Le compagnie aeree offrono sconti per gruppi?
Le compagnie aeree non offrono necessariamente sconti. Quello che offrono è la garanzia che tutti nel tuo gruppo saliranno sullo stesso volo (a meno che il tuo gruppo non sia centinaia di persone, ovviamente).
È più conveniente prenotare voli di gruppo?
Ottenere un accordo di gruppo da una compagnia aerea non è sempre la tariffa migliore., Il costo pagato per ogni volo su un affare di prenotazione di gruppo è spesso superiore se si accede a TravelPerk o Kayak e vedere il costo del volo individuale. Questo perché la compagnia aerea sa quanto fanno in media per un biglietto in quel particolare giorno. Possono calcolare quello che si aspettano di fare.
Perché le prenotazioni di voli di gruppo sono più costose?,
Diciamo che vai su un popolare sito di prenotazione di viaggi e vedi che il costo per il volo che desideri è di 50 euro, ma la compagnia aerea sa che man mano che la data si avvicina possono venderlo per 150 euro, quindi il prezzo che decidono di darti come un grande gruppo è di 80 euro per biglietto.
Questo è il motivo per cui con un gruppo di 25 o meno, è spesso più conveniente prenotare i voli da soli. Quando lo faccio per i nostri clienti, lo raggruppo in lotti di 8., Alcuni vettori, in particolare i vettori a basso costo, sarà jack up il prezzo subito dopo che qualcuno ha prenotato, quindi aspetto un paio d’ore prima di gestire il prossimo lotto di 8 viaggiatori.
Se la prenotazione di gruppo di voli non offre uno sconto, perché farlo?
Se si prende la rotta di prenotazione del volo manualmente, non si ha alcuna garanzia che tutti nel gruppo otterrà quel volo. Si potrebbe arrivare all’ultimo gruppo di 5 o 8 volantini, e non ci potrebbe essere alcuna disponibilità., Se hai pianificato abbastanza in anticipo, questo è molto raro, ma è ancora un rischio. Quindi devi essere disposto a rischiare che alcuni viaggiatori dovranno prendere un percorso diverso o vettore se si desidera ottenere il prezzo più basso quel giorno.
“L’altro svantaggio di prenotare manualmente e non ottenere una tariffa di gruppo, è che non hai alcuna flessibilità.”
Giacomo Guarnieri
La maggior parte delle aziende non pagano per la possibilità di cambiare il volo, quindi si sono bloccati in quelle date e orari, e per quei viaggiatori specifici.,
D’altra parte, con la prenotazione di gruppo che è stata negoziata con la compagnia aerea, in genere ti danno il tempo di apportare modifiche. È diverso per ogni vettore, ma di solito puoi aggiungere o rimuovere il 10% dei passeggeri fino a un mese prima e non devi dare i loro nomi al momento della prenotazione.
Prenotazione di hotel di gruppo
Che dire degli hotel? Vediamo cosa possiamo imparare da Giacomo.
Come puoi ottenere le migliori tariffe per le prenotazioni di hotel di gruppo?
In generale, è molto più facile negoziare il prezzo per i grandi gruppi con gli hotel che con le compagnie aeree., Potrebbero avere meno prevedibilità con le prenotazioni e potrebbero essere più propensi a offrirti uno sconto basato sul volume. Inoltre, le loro tariffe non fluttuano tanto, quindi è più facile per loro offrire uno sconto senza preoccuparsi che stanno sacrificando un cliente più pagato in seguito.
Come con i voli, è necessario e-mail gli hotel che si stanno prendendo in considerazione e dire loro il numero di camere (e quante persone per camera) e le date. Tieni presente che per i viaggi d’affari, si consiglia di non costringere i dipendenti a condividere una stanza quando possibile.,
E – mail ovunque da 5-15 diversi alberghi per ottenere preventivi, e vedere se è possibile negoziare il prezzo verso il basso.
Per cos’altro puoi negoziare?
Mentre è possibile negoziare il prezzo, assolutamente la cosa più semplice da negoziare è vantaggi extra. Per gli hotel, questo sarebbe aggiornamenti camera o pasti gratuiti. E per i voli, il check-in gratuito dei bagagli è solitamente incluso o è facile da negoziare.
Altri consigli per prenotare viaggi di gruppo
Giacomo ha ancora più consigli per noi.
Qual è il processo generale per la prenotazione di viaggi di gruppo?,
In primo luogo, dobbiamo decidere se vogliamo ottenere preventivi da hotel e compagnie aeree e negoziare un prezzo di gruppo, o se vogliamo gestire la prenotazione di gruppo noi stessi online. Possiamo rivedere le opzioni, ma il più delle volte è facile per me assumere quale sia il percorso migliore a seconda dei vincoli di tempo e delle dimensioni del gruppo.
Quando i negoziati non valgono lo sforzo?
Se sei in crisi di tempo, non vale la pena negoziare avanti e indietro con la compagnia aerea per un prezzo migliore.,
E col passare del tempo, il costo medio del biglietto aumenterà, quindi vorranno solo addebitarti di più. A volte possono prendere 24-48 ore per tornare a voi, quindi non sei in una buona posizione per negoziare per i viaggi che stanno arrivando presto.
Sicuramente sapere cosa negoziare dipende dalla società. Prendo un approccio diverso per ogni vettore e hotel a seconda della situazione.
“Questo è un grande motivo per cui i clienti apprezzano così tanto questo servizio. Non devono preoccuparsi di cercare di ottenere un accordo migliore, che è un’arte. Ci occupiamo noi di tutte le trattative.,”
Giacomo Guarnieri
Come gestisci gruppi provenienti da diverse località di partenza?
Abbiamo recentemente pianificato che 400 persone venissero a Barcellona per il Netcentric Summit 2018. Provenivano da 12 luoghi diversi. Abbiamo inviato un Typeform chiedendo a tutti da dove vengono e per quanto tempo rimarranno. Quindi abbiamo ordinato queste risposte e raggruppato le persone in base alla posizione e alle date. Una volta fatto questo, abbiamo basato il nostro approccio su ciò che era giusto per ogni singolo gruppo.
Quanto tempo ci vuole per prenotare un viaggio di gruppo?,
Può richiedere da 3 giorni a 3 mesi. Naturalmente, 3 mesi è alla fine estrema, cose come conferenze e grandi eventi con più partecipanti e relatori. Una settimana è più tipica!
Come si ottimizza la prenotazione di gruppo?
La cosa migliore che puoi fare è ottenere tutte le informazioni in anticipo. Prova a fare domande in modo proattivo. Quindi non basta fermarsi a sapere che avete bisogno di un hotel a Londra, per esempio. Scopri esattamente quale quartiere e quale stile di hotel è preferito, come moderno o boutique.,
Cerco anche di ottenere pre-approvato per la prenotazione, soprattutto con i viaggi che stanno arrivando presto. Diciamo che c’è un viaggio di gruppo di 16 persone e il viaggio è di 6 settimane di distanza.
Dirò al cliente il motivo per cui le tariffe di prenotazione di gruppo per la compagnia aerea sarà più costoso, e che il mio approccio è quello di gestire la prenotazione manualmente.
Allora farò sapere loro che finché il secondo lotto di 8 non è una differenza di più di 50 euro, che lo prenoterò io stesso.
Certo, questo è solo un esempio, ma il punto è che cerco di minimizzare in modo proattivo il avanti e indietro se il tempo è un problema., C’è un equilibrio tra il risparmio di denaro del cliente e il risparmio di tempo. Se prendo troppo tempo per prenotare, può sprecare soldi. Quindi, mi assicuro sempre di ottenere quante più informazioni possibile e ottenere l’approvazione per prenotare in anticipo se necessario. Ma per la maggior parte dei viaggi, sono in grado di mostrare loro le opzioni e far loro decidere prima della prenotazione finale.
Come possono i responsabili dell’ufficio eccellere nelle prenotazioni di gruppo?
Se stai prenotando qualcosa per un evento aziendale, puoi utilizzare la stessa strategia: cerca di ottenere l’approvazione e le informazioni dalle persone giuste in anticipo se puoi.,
“Cerco sempre di inviare la quantità minima di email e di essere chiaro. Questo lo rende meno stressante per il cliente. Cerco di raggruppare la comunicazione.”
Giacomo Guarnieri
Se un responsabile dell’ufficio sta gestendo la prenotazione di gruppo, la stessa cosa sarebbe utile internamente. Possono cercare di ottenere quante più informazioni iniziali e approvazione possibile, raggruppare tutte le domande che hanno e quindi per eventuali follow up o opzioni, essere sempre il più chiari possibile.
Qual è uno dei tuoi peggiori errori di prenotazione di gruppo e come lo hai gestito?,
Una volta, avevamo prenotato 40 camere per un evento di gruppo a Lisbona. I colleghi condividevano le stanze e c’erano due letti in ogni stanza.
Abbiamo ricevuto una chiamata che le pareti del bagno sono state fatte di vetro, così si sarebbe in grado di vedere l’un l’altro quando si utilizza il bagno o la doccia. Abbiamo parlato con l’hotel direttamente e hanno messo su qualcosa per coprirlo. Hanno dovuto coprire tutte le pareti di vetro in 40 camere!
Qual è la tua peggiore esperienza con il trasporto di terra di prenotazione di gruppo?
Con quel recente summit a Barcellona, abbiamo organizzato degli autobus per prendere tutti dall’aeroporto., Quella settimana nevicava in tutta Europa e tutti i voli erano in ritardo. I piani per gli autobus pick-up sono stati completamente rovinati.
Abbiamo organizzato per i padroni di casa di andare a salutarli in aeroporto e aiutarli. Sul posto, i padroni di casa hanno dovuto riorganizzare tutti i gruppi di autobus poiché tutti erano arrivati in orari diversi dal previsto. E ‘ stato pazzesco, ma l’abbiamo risolto!
Come possono le persone imparare di più su come ottenere il vostro aiuto per le prenotazioni di gruppo?
Se le aziende vogliono aiuto con le prenotazioni di gruppo, siamo in grado di gestire l’intero processo., Decidiamo l’approccio migliore e negoziamo la tariffa o prenoteremo manualmente il viaggio.
“Sono il primo punto di contatto in modo da arrivare a lavorare uno contro uno e davvero formare una relazione.”
Giacomo Guarnieri
Quando un cliente prenota un evento di gruppo con noi, usa quasi sempre il servizio per i suoi prossimi eventi. Gli togliamo cosi ‘ tanto stress dalle spalle. Siamo in grado di negoziare tariffe migliori, e, naturalmente, il supporto costante è un carico enorme fuori. Ci sono così tanti contrattempi che possono accadere con un gran numero di viaggiatori.,
Il primo passo è che devono essere un abbonato Premium con TravelPerk. Una volta che sono registrati, tutto quello che devono fare è richiedere una prenotazione di gruppo via e-mail [email protected] o chiamare il supporto, e poi sarò in contatto con loro.
Per saperne di più, controlla TravelPerk Premium per ottenere tutti i dettagli e le domande frequenti sulla prenotazione di gruppo TravelPerk.
