IRS Business Expense Categories List [+Foglio di lavoro gratuito]

A causa del vasto numero di settori esistenti, è impossibile elencare ogni singola spesa aziendale. Tuttavia, c’è un elenco completo delle categorie di spesa aziendale IRS comuni applicabili alla maggior parte delle aziende. Inoltre, razionalizzare il processo di monitoraggio delle spese aziendali farà in modo che non perdere su eventuali detrazioni fiscali.

Software di contabilità come QuickBooks può aiutare a gestire le spese aziendali durante tutto l’anno., Con QuickBooks, è possibile tenere traccia di tutte le spese aziendali prendendo una fotografia istantanea delle ricevute con l’applicazione mobile o collegando la vostra banca e conti di carta di credito per QuickBooks. Iscriviti alla tua prova gratuita di 30 giorni di QuickBooks in modo da poter vedere quanto sia facile tenere traccia di tutte le vostre finanze aziendali.

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Cos’è una categoria di spesa aziendale

Una categoria di spesa aziendale è un modo organizzato per raggruppare le spese a fini di reporting fiscale., È importante sapere che tipo di spese sono incluse o non incluse in una categoria per applicare le regole appropriate quando si tratta di dedurle sulla dichiarazione dei redditi.

Invece di fornire un elenco principale che include tutto ciò che un’azienda può dedurre, l’IRS ha definito una spesa aziendale come conforme a due requisiti:

Sostenuti in un commercio o un’attività commerciale: un commercio o un’azienda deve essere motivata dal profitto. È necessario pianificare e avere la capacità di realizzare un profitto, anche se tale profitto non si verifica mai effettivamente., Se l’IRS non crede che tu abbia mai inteso realizzare un profitto, l’agenzia chiamerà la tua attività un hobby e non consentirà le tue spese.
Ordinario e necessario: Secondo l’IRS, ” Una spesa ordinaria è uno che è comune e accettato nel vostro commercio o business. Una spesa necessaria è uno che è utile e appropriato per il vostro commercio o business.”

Una delle risorse più complete su ciò che le spese aziendali sono, le qualifiche che devono essere soddisfatte, e ciò che è e non è deducibile è IRS Pub 535: Spese aziendali., Abbiamo anche allegato un foglio di lavoro delle spese aziendali e del loro trattamento.

Scarica la tua copia gratuita del nostro foglio di lavoro per le categorie di spesa aziendale., Questo elenco è una grande guida di riferimento rapido che riporta le seguenti informazioni:

Un elenco dei più comuni categorie di spesa business
Esempi di ciò che tipo di attività spese di rappresentanza sono deducibili in ogni categoria
Esempi di nondeductible spese aziendali per categoria
Il modulo fiscale è necessario completa di rivendicare la deduzione

35 IRS Deducibili Business delle Categorie di Spesa

Come già discusso, è impossibile ogni tipo di franchigia spesa aziendale., Tuttavia, abbiamo selezionato le categorie di spesa aziendale più comuni identificate dall’IRS. Qui di seguito, troverete una descrizione dettagliata di ciò che è incluso in ogni categoria di spesa aziendale e come qualificarsi per la detrazione fiscale.

1. Salari dei dipendenti: è possibile detrarre salari lordi, stipendio, bonus di commissione o altri compensi pagati ai dipendenti. Questo include i salari pagati a un coniuge o figli, a condizione che hanno eseguito servizi per il vostro business, l’importo è giusto, ed i pagamenti sono stati effettuati attraverso il libro paga.

2., Spese di istruzione dei dipendenti: i pagamenti effettuati ai dipendenti per il rimborso di tasse scolastiche, libri e altri materiali sono deducibili.

3. Benefici ai dipendenti: I pagamenti effettuati per conto dei dipendenti per coprire i seguenti programmi sono deducibili dalle tasse:

Piani infortuni e salute
Assistenza all’adozione
Piani mensa
Assistenza ai dipendenti
Assicurazione sulla vita

4. Pagamenti di affitto o di locazione: i pagamenti effettuati per affittare spazi per uffici, attrezzature, un magazzino per l’inventario e le forniture, o pagamenti di locazione del veicolo sono tutti deducibili dalle tasse., Un business schedule C (o unico proprietario) non può affittare proprietà dal proprietario dell’azienda. Tuttavia, una S corporation (S-corp) o C corporation (C-corp) è autorizzata ad affittare proprietà dagli azionisti purché l’importo sia equo.

5. Tasse per la proprietà commerciale in leasing: le tasse pagate a un locatore su spazi per uffici in leasing, attrezzature e veicoli utilizzati per scopi commerciali sono una spesa aziendale deducibile.

6., Interessi commerciali sul debito per il commercio o per affari: I pagamenti di interessi effettuati su tutti i prestiti, linee di credito, e altre passività sostenute per il vostro commercio o di business sono deducibili dalle tasse. Gli interessi sul debito imposta sul reddito, prestiti per quanto riguarda l’assicurazione sulla vita e gli interessi sulle carte di credito personali e prestiti non sono deducibili spese aziendali. A partire dal 2018, esiste una limitazione della spesa massima deducibile per interessi, ma la limitazione si applica solo se le entrate lorde annuali medie dei tre anni precedenti sono superiori a million 25 milioni.

7., Imposte sui salari: le imposte sul lavoro pagate per conto dei dipendenti sono una spesa aziendale deducibile. Questo include la sicurezza sociale e Medicare così come le tasse di disoccupazione federali e statali.

8. Accise: se acquisti alcol,tabacco o carburante per la tua attività, potresti essere tenuto a pagare le accise. La buona notizia è che è possibile detrarre le accise sulla dichiarazione dei redditi. Per ulteriori informazioni su come funzionano le accise, consulta la nostra guida sulle accise.

9. Tasse sulla proprietà personale: le tasse sulla proprietà personale pagate sulla proprietà aziendale sono deducibili., “Personale” in questo contesto si riferisce alla proprietà che può essere rimossa dal business senza danneggiarla, al contrario della proprietà reale. Alcuni esempi di beni personali sono mobili per ufficio e macchinari e attrezzature.

10. Premi assicurativi: I premi pagati per proteggere il vostro business contro la perdita o il furto sono deducibili spese aziendali., Questo include, ma non limitati a, i seguenti:

disastri Naturali come uragani, terremoti, e inondazioni
Business bad debito
assicurazione di Responsabilità
Malpractice
assicurazione di compensazione dei Lavoratori
assicurazione Vita
Assicurazione sui veicoli utilizzati per il business

11. Assicurazione sanitaria autonoma: se sei un lavoratore autonomo, i pagamenti effettuati per l’assicurazione medica, dentale e qualificata per l’assistenza a lungo termine per te, il tuo coniuge e i tuoi familiari a carico sono deducibili., I premi non sono deducibili nell’orario C come le altre spese aziendali, ma piuttosto formano 1040, Programma 1, linea 16 come adeguamento al reddito.

12. Costi di avvio aziendale e costi organizzativi: I costi sostenuti per ottenere il vostro business attivo e funzionante sono deducibili spese aziendali. Entro il primo anno, è possibile detrarre fino a $5.000 per i costi di avvio e $5.000 per i costi organizzativi. Qualsiasi importo superiore a $5.000 può essere ammortizzato per un periodo di 15 anni.

13., Cattivi debiti commerciali: se si utilizza la base per competenza della contabilità, si registra il reddito non appena viene fornito un servizio e il cliente ti deve dei soldi. Se si è in seguito in grado di raccogliere dal cliente, è possibile detrarre l’importo come un business crediti inesigibili. Le aziende che utilizzano la base di cassa della contabilità non registrano reddito fino a quando il denaro viene ricevuto, quindi non hanno mai crediti inesigibili. Per ulteriori informazioni sui metodi di contabilità, consultare la nostra guida ai metodi di rateo vs contanti.

14., Viaggi, pasti e alloggio ai dipendenti: i rimborsi ai dipendenti per viaggi, pasti e alloggio per viaggi d’affari sono deducibili. Per informazioni su come gestire le spese dei dipendenti, consulta la nostra guida alla gestione delle spese dei dipendenti.

15. Costi pubblicitari e di marketing: le spese sostenute per promuovere la tua attività sono spese aziendali deducibili. Ciò include, ma non è limitato a, biglietti da visita, volantini, siti Web e commissioni pagate ad aziende come Constant Contact per inviare e-mail promozionali.

16., Auto e camion spese: Se si utilizza il veicolo per le imprese, è possibile detrarre la parte che si utilizza il veicolo per le imprese, non per uso personale. C’è un tasso di chilometraggio standard che è possibile utilizzare, oppure si può detrarre una parte delle spese relative al veicolo come gas, riparazioni, autolavaggio, e le tasse di parcheggio e pedaggi. Per informazioni su come calcolare la detrazione del veicolo, consulta la nostra guida alla deduzione automatica per maggiori dettagli.

17. Contributi di beneficenza: un’azienda può detrarre fino al 50% del reddito lordo rettificato del proprietario come contributi di beneficenza., Tuttavia, assicurati di rispettare le seguenti linee guida:

Per contributi di $250 o più, devi ottenere una lettera dall’organizzazione che includa l’importo del regalo e se hai ricevuto o meno beni o servizi in cambio della donazione.
I servizi volontari non sono deducibili; tuttavia, è possibile detrarre i costi sostenuti durante il volontariato come le forniture acquistate
Chilometraggio sostenuto mentre il volontariato è deducibile a 14 centesimi per miglio per il 2019
Le donazioni di beni, servizi o proprietà sono deducibili

18., Quote di club e quote associative: Le quote associative versate alla Camera di commercio e alle altre associazioni professionali/di categoria di cui sei socio sono deducibili dalle spese aziendali. Tenete a mente che le tasse pagate per i seguenti non sono deducibili dalle tasse:

Country club
Golf e athletic club
Hotel club
Sporting club
Airline club

19. Franchising, marchio e nome commerciale: le tasse pagate per acquistare un franchising, un marchio o un nome commerciale sono spese aziendali deducibili dalle tasse.

20., Indennità di spesa intervista: Tutti i pagamenti effettuati per conto di un potenziale dipendente durante il processo di intervista sono deducibili spese aziendali. Questo include i costi di viaggio come biglietto aereo e alloggio per i candidati che sono da fuori città così come le tasse di parcheggio o altri costi. I pasti sono anche deducibili fino al 50% del costo.

21. Spese legali e professionali: I pagamenti effettuati ad avvocati, certified public accountants (CPA), pianificatori finanziari, o altri professionisti per il vostro business sono deducibili spese aziendali.

22., Tasse di preparazione fiscale: Le tasse pagate a un preparatore fiscale per preparare la dichiarazione dei redditi sono deducibili dalle tasse. Se si preparano le proprie tasse utilizzando software fiscale come TurboTax, gli importi pagati per l’acquisto del software e e-file vostre dichiarazioni dei redditi federali e statali sono anche deducibili spese aziendali.

23. Licenza e permessi: I pagamenti per una licenza commerciale, licenza liquore, licenza agente immobiliare, e altri permessi necessari per il vostro commercio o per affari sono tutte le spese aziendali deducibili dalle tasse.

24., Sanzioni e ammende: Sono deducibili le sanzioni pagate per ritardo nell’esecuzione o mancata esecuzione di un contratto. Tuttavia, le sanzioni e le multe per infrangere una legge, come l’eccesso di velocità o la presentazione di una dichiarazione dei redditi in ritardo, non sono deducibili anche se legate al business.

25. Riparazioni: Piccole riparazioni al vostro ufficio, come la pittura e perdite idraulici, sono deducibili spese aziendali. Tuttavia, le riparazioni importanti che aumenteranno il valore della proprietà devono essere capitalizzate e ammortizzate. Ad esempio, la sostituzione di un tetto o di riscaldamento, ventilazione e aria condizionata (HVAC) sistema.

26., Abbonamenti: gli abbonamenti a riviste e riviste relative alla tua attività sono deducibili dalle tasse. Gli abbonamenti a riviste personali non sono deducibili dalle tasse.

27. Forniture e materiali: Forniture utilizzate nel vostro business sono deducibili dalle tasse. Ciò include, ma non è limitato a, quanto segue:

Carta
Inchiostro per stampante
Penne, matite e blocchi per appunti
Prodotti per la pulizia
Libri e manuali

28. Utenze: I pagamenti effettuati per elettricità, telefono e gas per il tuo spazio ufficio sono deducibili spese aziendali.

29., Telefono: le spese di servizio mensili pagate per il servizio telefonico in uno spazio ufficio commerciale sono deducibili dalle tasse. Se si dispone di un ufficio a casa, non è consentito detrarre le spese di servizio telefonico di base e le tasse per la prima linea nella vostra casa. Tuttavia, eventuali linee telefoniche successive aggiunte per uso aziendale sono deducibili spese aziendali.

30. Beni ammortizzabili: gli acquisti effettuati per mobili, attrezzature e macchinari in genere devono essere ammortizzati per il numero di anni che dovrebbero durare., Tuttavia, la maggior parte delle piccole imprese sarà in grado di detrarre 100% di mobili, attrezzature e macchinari acquistati da 2018 a 2022 con l’uso di ammortamento bonus o Sezione 179.

31. Pagamenti a 1099 appaltatori: I pagamenti effettuati a appaltatori indipendenti che forniscono beni e servizi alla tua attività sono deducibili dalle tasse.

32. Home office: Se si dispone di un ufficio a casa, è possibile detrarre 5 5 per piede quadrato di spazio ufficio, fino ad un massimo di 300 piedi quadrati., Se si preferisce, si può detrarre una parte delle vostre spese domestiche effettive in base alla percentuale che si utilizza la vostra casa per le imprese. Ciò include, ma non è limitato a, quanto segue:

Utilità
Imposte immobiliari
Assicurazione
Interessi ipotecari deducibili

33. Regali cliente: È possibile detrarre fino a $25 per ogni regalo cliente che si acquista. Questo può includere gli acquisti di carta regalo, cesti regalo, o altri oggetti.

34., Formazione continua: È possibile detrarre i pagamenti per le tasse di registrazione e materiali per seminari e corsi che voi ei vostri dipendenti frequentano come parte di crediti di formazione continua per il vostro commercio o per affari.

35. 401(k) piano contributi: Il vostro contributo datore di lavoro per dipendente 401 (k) piani è deducibile dalle tasse.

Frequently Asked Questions (FAQs) About Business Expense Categories

Abbiamo incluso le risposte alle domande più frequenti sulle spese aziendali.

Cosa può essere cancellato come spesa aziendale?,

Mentre l’IRS fornisce alcune indicazioni e un elenco completo delle spese aziendali deducibili comuni, non c’è modo di darvi un elenco di tutte le spese aziendali deducibili. In generale, se una spesa è ordinaria e necessaria per condurre affari, può essere cancellata come spesa aziendale.

Cosa non può essere cancellato come spesa aziendale?

Una buona regola empirica quando si tratta di ciò che non si può cancellare come una spesa aziendale è tutto ciò che è considerato o può essere interpretato come una spesa personale., Inoltre, le seguenti spese sono sempre indeducibili:

Sanzioni e multe per violazione di una legge
Pagamenti illegali come tangenti
Intrattenimento, anche se collegato ad affari come intrattenere un cliente
Quote country club

Puoi detrarre le spese di lavoro?

Prima del 2018, i dipendenti potevano detrarre il costo delle spese relative al lavoro che un datore di lavoro non rimborsava. Per gli anni 2018 e successivi, le spese aziendali dei dipendenti non sono più deducibili. Tuttavia, sono deducibili dal datore di lavoro se rimborsano il dipendente.,

Bottom Line

Ora che hai una comoda lista di controllo che include le categorie di spesa aziendale IRS comuni, una breve descrizione e il modulo fiscale da compilare, è il momento di decidere come tenere traccia delle spese durante l’anno. Si consiglia di utilizzare software di contabilità come QuickBooks Online. Abbiamo un corso gratuito QuickBooks che si può prendere per imparare a utilizzare QuickBooks.

Oltre a tenere traccia delle spese aziendali, è possibile tenere traccia di reddito, conti bancari e carte di credito, memorizzare le ricevute digitali, ed eseguire rendiconti finanziari dettagliati in pochi clic., Iscriviti a QuickBooks per beneficiare di uno sconto fino al 50% su un abbonamento a pagamento; i piani partono da $25 al mese.