Quando hai il compito di creare una politica aziendale, è tentato di schiaffeggiare qualcosa insieme e chiamarlo buono. Ma la tua politica ha il potere di influenzare il processo decisionale futuro da parte di viaggiatori, manager e amministratori.
Può aiutare a consolidare il vostro viaggio aziendale, rendendo più facile per segnalare e tenere traccia, o può non influenzare il comportamento a tutti.,
Stiamo dando il via a questa guida con un’introduzione a cosa è una politica di viaggio aziendale e cosa può fare per la tua azienda. Poi entreremo nel dettaglio con alcuni argomenti e risorse importanti: best practice, suggerimenti per la scrittura, un modello di policy personalizzabile, come ottenere la conformità quasi completa, come gestire l’approvazione dei viaggi utilizzando la tecnologia, persino come automatizzare il processo di prenotazione dei viaggi d’affari.
Che cos’è una politica di viaggio?,
Una politica di viaggio è essenzialmente le regole e le procedure di una società che delineano come i loro dipendenti dovrebbero approvare, prenotare e spese di viaggio per motivi di lavoro. Politiche di viaggio aziendali sono di solito creati dal direttore finanziario e il direttore di viaggio e in genere delineare le cose come, se un dipendente può volare business class, quante settimane di anticipo dovrebbero prenotare i loro viaggi, o se ci sono alcune precauzioni dipendenti devono prendere quando si viaggia da soli.,ut i seguenti:
- la procedura di Prenotazione e di viaggio approvato lo strumento di prenotazione
- costo Ammissibile di prenotazione (alberghi, voli, trasporti di terra)
- eccezioni Particolari o regole per il più costoso di una città o di percorsi
- azienda Preferita fornitori
- processo di Approvazione per i viaggi che superano le tipiche limitazioni
- il Rimborso del processo
- Consentiti e non consentiti spese
- Viaggi processo di debriefing
- assicurazione di Viaggio vettore
- Dovere di cura del fornitore o procedure
Chiaramente, una politica di viaggio non è solo sul momento della prenotazione., Controlla anche tanti aspetti del viaggio e colpisce i dipendenti in molti reparti diversi.
Perché creare una politica di viaggio d’affari?
Linee guida chiare significano equità per tutti.
Le politiche di viaggio non sono solo regole, regole, regole. Non devono causare la frustrazione e gli occhi rotolano. Piuttosto, le politiche di viaggio possono avere un impatto positivo sia per i viaggiatori che per le imprese. Ecco come:
Vantaggi per i viaggiatori
- Flessibilità e autonomia per prenotare il proprio viaggio all’interno delle linee guida
- Sicurezza prima di tutto!, (La posizione dei viaggiatori viene monitorata)
- Riduci confusione e problemi con la prenotazione del viaggio
Vantaggi per l’azienda
- Riduci i picchi di spesa in viaggio e ottieni il controllo
- Riduci l’attrito e la frustrazione per spese e rimborsi
- Aumenta l’equità e promuovi una cultura aziendale positiva
La tua politica di viaggio aziendale sarà influenzata da come viaggia la tua azienda, chi viaggia e perché viaggia. Tuttavia, ci sono alcune cose che devono essere nella politica di qualsiasi azienda.,
È essenziale includere il processo e lo strumento di prenotazione approvati. Vuoi che i viaggiatori prenotino con una piattaforma di viaggi d’affari in modo da poter consolidare la tua spesa? Vuoi che i viaggiatori prenotino da soli all’interno della politica o vuoi che un responsabile dell’ufficio prenoti tutti i viaggi?
La tua politica dovrebbe anche elencare chiaramente quali acquisti possono essere spesi e cosa no, in questo modo i tuoi viaggiatori non comprano inconsapevolmente qualcosa per cui non saranno rimborsati o aggiungono spese inutili alla loro carta aziendale.,
La politica di viaggio è anche un luogo intelligente per mettere la vostra spesa e il processo di rimborso. In questo modo i viaggiatori hanno un motivo per controllare la politica.
E infine (ma certamente non di minore importanza), è necessario includere tutte le informazioni sulla sicurezza di cui i viaggiatori hanno bisogno. Cosa dovrebbero fare in caso di emergenza mentre sono via? Chi dovrebbero contattare per diversi tipi di emergenze? Quale assicurazione è a loro disposizione?
Per maggiori dettagli su tutto quanto sopra, vedere la nostra pagina modello e la sezione su come scrivere una politica.,
Sfide comuni con le politiche di viaggio
Molto probabilmente, non vuoi che la tua politica di viaggio raccolga polvere letterale o virtuale. Sfortunatamente, troppi di loro lo fanno. Qui ci sono alcuni problemi comuni con i documenti di politica di viaggio.,
- Le politiche di viaggio sono difficili da capire
- Nessuno le legge o le ricorda
- Le politiche di viaggio non vengono applicate utilizzando la tecnologia
- Le politiche di viaggio si presentano come eccessivamente burocratiche
Problemi di politica di viaggio Dai numeri
- Il 64% dei millennials capisce la politica di viaggio della
- Il 72% delle aziende non ha raggiunto il livello desiderato di conformità alla politica di viaggio.
- Il 50% o più delle prenotazioni alberghiere sono al di fuori della politica aziendale.,
Alcuni di questi problemi possono essere risolti semplicemente avendo una politica che riflette più accuratamente le esigenze del business e dei viaggiatori. Ad esempio, se la metà dei viaggi non è conforme, il problema potrebbe essere che il budget di viaggio standard non riflette i prezzi o le richieste di viaggio correnti. La natura del vostro business potrebbe richiedere un sacco di prenotazioni di viaggio dell’ultimo minuto, anche se questi sono contro la politica.
Oltre a una politica realistica, la cosa migliore che un’azienda può fare è avere una politica che sia attuabile e implementabile utilizzando la tecnologia., Un wiki o word doc o PDF non lo taglierà.
Hai bisogno di una politica che vive all’interno della tua tecnologia di prenotazione.
Come inserire la tua politica nel processo di prenotazione
Poiché un documento non può influenzare ciò che la gente compra, hai bisogno di business travel booking tech. Utilizzare uno strumento di prenotazione che include politiche di viaggio personalizzabili e flussi di lavoro di approvazione. In questo modo, se un viaggio è in regola, il viaggiatore o l’amministratore può prenotarlo. In caso contrario, una notifica viene inviata al gestore appropriato o per finanziare (in base alle impostazioni di approvazione per quel viaggiatore o reparto).,
Ora abbiamo stabilito cos’è una politica di viaggio e perché è importante, dai un’occhiata agli altri aspetti di questa guida. Questa risorsa online per fornire un aiuto sulle seguenti aree di un viaggio di lavoro o di politica:
- Come scrivere una travel policy
- le Migliori pratiche per la travel policy
- Una travel policy template
- Come migliorare la conformità alle policy
- Come è possibile automatizzare una politica di viaggio
