Scrivere memo aziendali
CHE COS’È UN MEMO AZIENDALE?
Un memo aziendale è un breve documento utilizzato per trasmettere informazioni all’interno di un’organizzazione. Memo sono caratterizzati da essere breve, diretto, e facile da navigare. Sono meno formali delle lettere, ma dovrebbero mantenere uno stile professionale e succinto. Spesso, lo scopo di un memo aziendale è duplice: identificare un problema e proporre una soluzione. Altre volte, memo possono fornire o richiedere informazioni fattuali.,
Memo aziendali sono progettati per ospitare i lettori impegnati che vogliono trovare le informazioni di cui hanno bisogno dal memo rapidamente e facilmente. Nella stesura del business memo, si dovrebbe strutturare il tuo memo per ospitare tre tipi di lettori:
- Quelli che leggono solo la sintesi
- Quelli che sfiorano l’intero memo per i suoi punti chiave e un paio di dettagli che interessa
- chi di leggere l’intero documento per i dettagli a sostegno delle sue affermazioni importanti o raccomandazioni
tenete a mente che questi lettori possono avere diversi scopi di lettura memo., Spesso, i lettori devono prendere decisioni politiche e di azione basate sulle raccomandazioni. Altri potrebbero voler ottenere informazioni specifiche (prove) necessarie per comprendere e giustificare le decisioni politiche e di azione. I lettori possono anche voler ottenere un senso della vostra capacità professionale e giudizio.
Nel determinare lo scopo e il pubblico del tuo memo, chiediti: chi è il destinatario previsto di questo memo? Cosa voglio che il destinatario faccia dopo aver letto il memo? Quali informazioni cercherà il destinatario nel memo?, Questi tipi di domande ti aiuteranno a guidare le tue scelte di contenuto, struttura e stile.
COME FACCIO A SCRIVERE UN MEMO AZIENDALE EFFICACE?
Come detto sopra, un memo aziendale efficace è breve, diretto e facile da navigare. Le seguenti cinque strategie di scrittura aiutano i lettori a navigare facilmente e rapidamente i memo aziendali:
- Presentano prima il punto principale. Questa potrebbe essere la singola linea guida più importante sulla struttura e il contenuto dei memo. I lettori dovrebbero cogliere rapidamente il contenuto e il significato del memo., Se i lettori hanno una domanda o un problema, vogliono sapere immediatamente la risposta o la soluzione-se i lettori vogliono maggiori informazioni, possono continuare a leggere. In altre parole, i dettagli di supporto dovrebbero seguire il punto o la conclusione principale, non precederlo.
- Mantenere uno stile professionale e succinto. Lo stile della tua scrittura dovrebbe essere appropriato al tuo pubblico: in questo caso, il tuo pubblico è il tuo capo, i tuoi colleghi o entrambi. Quindi, il tuo stile dovrebbe essere professionale, semplice, cordiale e facile da leggere. Per ottenere un tale stile, usa frasi brevi e attive., Evita il gergo e il linguaggio pretenzioso. Mantenere un tono positivo o neutro; evitare il linguaggio negativo, se possibile. Oltre a rendere i memo più facili da leggere, uno stile di scrittura professionale migliora anche la credibilità dello scrittore.
- Crea una riga dell’oggetto molto specifica per dare al lettore un’idea immediata dell’oggetto e dello scopo del memo (o del messaggio). La riga dell’oggetto dovrebbe orientare il lettore all’oggetto e allo scopo del memo e fornire un utile riferimento per l’archiviazione e la revisione rapida., Supponiamo, ad esempio, che stavi scrivendo per richiedere l’autorizzazione e il finanziamento per un viaggio d’affari. Eviteresti una riga dell’oggetto generale come “Convenzione dell’editore “o” Viaggio alla conferenza AWP “a favore di qualcosa di più specifico come” Richiesta di fondi: conferenza AWP.”L’ultimo esempio direbbe al lettore l’argomento e cosa le veniva chiesto di fare al riguardo.
- Fornire una sintesi o una panoramica dei punti principali, soprattutto se il memo è più di una pagina., Spesso definito come un executive summary, il primo paragrafo di un lungo memo o un messaggio assolve a queste funzioni:
- Presenta le principali richieste, raccomandazione o conclusione
- Riassume quindi in anteprima le principali fatti, argomenti e prove
- pronostici per l’ordine e la struttura delle informazioni presentate nel resto del memo
- Come la riga dell’oggetto, la sintesi fornisce una rapida panoramica delle finalità e contenuto del memo. Il lettore lo utilizza per guidare sia una rapida prima lettura e successive revisioni rapide.,
- Utilizza le funzionalità di formato, come le intestazioni, per segnalare la struttura e guidare i lettori alle informazioni che stanno cercando. Le intestazioni forniscono uno schema del memo, consentendo al lettore di vedere rapidamente quali sono i principali argomenti o punti e dove trovarli nel memo. Crea intestazioni parallele tra loro e il più specifiche possibile. Altre caratteristiche di formato che segnalano la struttura e guidano i lettori includono brevi paragrafi e blocchi di testo, elenchi partì da rientranze, numeri o proiettili, o l’uso generoso di spazio bianco per guidare l’occhio.,
INTESTAZIONE MEMO STANDARD
Sebbene il formato per un memo possa variare da un’organizzazione all’altra, l’intestazione standard consiste in una serie di linee chiaramente etichettate che trasmettono informazioni chiave sul contenuto del memo e sulla sua distribuzione., I seguenti sono elementi standard di un memo intestazione:
Data: La data in cui il memo è distribuita
A: La persona(s) a cui è principalmente rivolto
(a volte con il titolo di lavoro)
cc: Nome(s) di chiunque riceva una copia
(a volte con il titolo di lavoro)
Da: Nome dello scrittore, di solito seguita da sua/il suo
scritte a mano le iniziali (a volte con il titolo di lavoro)
Subject: o Re: Concisa dichiarazione di memo argomento