Con tutti i cappelli un imprenditore deve indossare, non è sempre facile conoscere le migliori politiche per il corretto utilizzo delle carte di credito aziendali da parte dei dipendenti. Molti imprenditori hanno il desiderio e la necessità di creare queste politiche, ma manca la direzione su come farlo.
Sia le piccole che le grandi imprese cercano costantemente di ridurre al minimo le spese relative ai viaggi e alle altre spese sostenute dai dipendenti a beneficio dell’azienda., Uno dei modi migliori per ridurre le spese dei dipendenti inutili è la creazione di politiche di utilizzo della carta di credito dei dipendenti. Per ridurre l’uso improprio della carta di credito della società, ciò comporta la stesura di norme e regolamenti relativi a come deve essere utilizzata la carta di credito aziendale.
I seguenti suggerimenti offrono informazioni su come le aziende possono creare efficacemente le politiche delle carte di credito dei dipendenti.
Responsabilità del titolare della carta
Se un’azienda emette carte di credito ai propri dipendenti, deve implementare una serie di regole che regolano l’utilizzo della carta., I dipendenti dovrebbero essere ritenuti responsabili della sicurezza della carta e della privacy di qualsiasi informazione relativa alla società. La società deve comunicare i limiti di spesa del credito, le attività considerate violazioni di utilizzo e le ripercussioni per l’utilizzo della carta in modo inappropriato. I dipendenti devono assicurarsi che la carta sia conservata in un luogo sicuro, assicurarsi che il conto della carta sia privo di attività fraudolente e che il numero della carta sia mantenuto privato. La società dovrebbe anche affermare che la carta di credito aziendale deve essere utilizzata solo dal dipendente e non da qualsiasi altro individuo.,
Definizione dei limiti di spesa
La società dovrebbe stabilire regole e linee guida che dettano le attività o le transazioni in cui la carta di credito deve essere utilizzata. Nella maggior parte dei casi, la spesa dovrebbe essere limitata alle esigenze di dipendenti specifici per determinati compiti o viaggi. Ogni reparto dovrebbe avere i propri limiti di spesa e dovrebbero essere sommati e sincronizzati con il budget di spesa complessivo del dipartimento. Come azienda, è bene informare ogni dipendente sui limiti di spesa al momento dell’emissione., Inoltre, ogni dipendente non deve superare questo limite e se lo fa, devono coprire eventuali commissioni over-the-limit. Infine, le carte di credito della società non dovrebbero mai essere utilizzate per anticipazioni di cassa.
Rapporto di utilizzo regolare
L’azienda ha bisogno di un processo per ritenere i dipendenti responsabili dell’utilizzo della carta di credito aziendale. Alla fine di ogni mese, i dipendenti devono presentare un rapporto dettagliato di tutte le spese, le ricevute e i codici contabili applicabili., Ogni dipendente dovrebbe assicurarsi di allegare le ricevute di spesa al rendiconto mensile prima di inviarle alla società a fini di verifica. Tutti questi devono essere fatti in tempo per evitare ritardi nei pagamenti. In questo modo farà in modo che l’azienda monitora le sue spese mensili con facilità e controllo diventa più semplice.
Nessun uso di carte su spese individuali
La società dovrebbe essere molto severa sull’uso della carta di credito dei dipendenti in quanto nessuno è autorizzato a usarla per spese personali., In breve, l’utilizzo della carta dovrebbe essere limitato alle attività commerciali. La definizione di utilizzo personale, in questo caso, è una spesa non correlata al funzionamento del business. La società dovrebbe avere conseguenze specifiche per qualsiasi dipendente che utilizza la carta per le proprie spese personali.
Usage Review
Se un’azienda emette carte di credito dei dipendenti, si consiglia di effettuare una revisione dell’utilizzo di ciascun dipendente ogni mese., La revisione della carta dovrebbe essere effettuata dal supervisore diretto dei dipendenti insieme a un membro del reparto contabilità della società. Il supervisore del dipendente dovrebbe garantire che l’utilizzo della carta sia limitato a ciò per cui è stata pensata. Inoltre, il reparto contabilità dovrebbe verificare se tutte le ricevute e gli altri documenti di spesa presentati dal dipendente sono autentici.
Inoltre, l’azienda deve avere una politica su come gestire le spese contestate e il personale assegnato per gestire la cancellazione delle carte per i dipendenti terminati.,
Ogni azienda che utilizza le carte di credito aziendali per il proprio personale dovrebbe avere una politica chiara, efficace e dettagliata della carta di credito dei dipendenti per evitare qualsiasi uso improprio della carta da parte dei dipendenti. Può evitare problemi o incomprensioni e prevenire colli di bottiglia nel caso in cui un dipendente debba sostenere spese legate al lavoro e non abbia altri metodi di pagamento.,