Monitoraggio e gestione delle spese sono stati un processo faticoso per le organizzazioni. Tutte le spese sono state gestite in base alle ricevute cartacee e non ci sono stati backup. Se hai perso qualche fattura cartacea, hai perso le informazioni o contanti. Tutto questo è ora cambiato con il software di gestione delle spese per gestire varie funzioni finanziarie.
” Che cos’è il software di gestione delle spese?,
Il software di gestione delle spese aiuta l’organizzazione in diversi modi, in particolare semplificando e automatizzando una voce di spesa aziendale, eliminando la traccia cartacea, semplificando la revisione e riducendo gli sforzi amministrativi. L’uso di sistemi di monitoraggio delle spese di alta qualità è diventato necessario per tutte le dimensioni delle imprese e rende facile rimanere in cima alle vostre spese.
” Quali sono le caratteristiche del software di gestione delle spese?
Le aziende utilizzano il software di gestione delle spese per elaborare, pagare e controllare le spese avviate dai dipendenti., Il sistema di gestione delle spese consente ai dipendenti di inserire le spese per l’approvazione tramite browser e applicazioni mobili. Il software analizza le spese generali aziendali, controlla la spesa eccessiva e le opportunità di risparmio sui costi.
Dovrebbe consentire di avere piena visibilità e monitorare l’uso dei dipendenti delle risorse finanziarie aziendali. Il software di gestione delle spese dovrebbe avere funzionalità complete che offrono funzionalità come la fatturazione e l’inventario., Le caratteristiche di base e le competenze che ogni sistema di gestione delle spese dovrebbe avere sono:
” Record di spesa
Questa funzione consente di rimanere in cima alle vostre risorse, anche dal tuo cellulare o tablet. Tiene traccia e segue le spese e li memorizza in robusti database con filtri di ricerca integrati.
” Gestione fatture
Il tuo software dovrebbe avere questa funzione per rafforzare le relazioni con i clienti e i partner esterni, oltre ad aiutare le aziende a utilizzare le loro risorse in modo più appropriato., In questo modo, possono prendere in mano sconti di pagamento anticipato, rafforzare la conformità, ridurre i rischi e così via.
” Merging Expenses
Expense tracking software fusioni le vostre spese, categorizzarli, e collegarli a qualsiasi rapporto, aiutandovi ad eliminare il rischio di doppie voci ed errori di spesa.
” Gestione ricevute
Il software salva tutti i dettagli importanti senza la necessità di importare i dati manualmente, quando le ricevute sono automatizzate, oltre a consentire la personalizzazione di cui hai bisogno.,
” Controllo del processo di approvazione
Il software dovrebbe consentire a più utenti e sono protetti con autorizzazioni e attività di ruolo assegnate. Tutto ciò a cui accedi è altamente controllato e solo l’amministratore può approvare i dati inseriti nel sistema.
” Integrazione
Il software che hai scelto dovrebbe integrarsi comunemente con altri sistemi come il software di monitoraggio del tempo, il software del libro paga, la gestione dei viaggi, il software di gestione della forza lavoro e il software di contabilità.
” App mobile
Cerca il software che facilita i viaggi d’affari e la gestione delle spese., L’applicazione automatica dovrebbe includere il riconoscimento vocale, chilometraggio di monitoraggio, e le caratteristiche di rilevamento delle spese per aiutare a risparmiare tempo e aumentare l’efficienza.
” Quali sono i vantaggi del software di gestione delle spese?
Una delle cose migliori circa gli strumenti di gestione delle spese è, può essere utilizzato per una varietà di programmi troppo. Il software tiene traccia delle spese consentendo agli utenti di segnalare e prevedere le spese future e quindi alcune personalizzazioni., Alcuni dei vantaggi più distintivi che le organizzazioni sperimentano dall’utilizzo del software di gestione delle spese:
” Monitoraggio efficiente delle spese di viaggio
Il software di gestione delle spese consente all’organizzazione di semplificare il monitoraggio e il rimborso delle spese di viaggio. In particolare, il software beneficia molto per le organizzazioni con un numero elevato di dipendenti che viaggiano spesso.
” Semplifica la gestione delle spese
Più i tuoi dipendenti viaggiano, più spendono per i loro viaggi e gli accordi commerciali., I dipendenti si aspettano di essere rimborsati il più presto possibile, mentre i datori di lavoro devono garantire che le spese siano conformi alle loro politiche aziendali e approvate prima di essere elaborate. Questo processo è semplificato con il software di gestione delle spese.
” Riduce gli errori di elaborazione
Durante l’invio o l’elaborazione manuale delle note spese, è possibile per gli errori. Questo è dove esattamente gli strumenti di monitoraggio delle spese vengono convenientemente per questa sfida, rendendo facile il lavoro del tuo dipendente.,
” Attenuazione del rischio fiscale
Il software è fondamentale per mantenere l’accuratezza dei dati e non consente errori. Ti aiuta a differenziare le spese legittime e illegittime e li organizza in categorie, e rapporti su ogni spesa che sono rivendicati di conseguenza.
” Risposte flessibili ai rischi e riduzione delle frodi
Senza alcun requisito per l’installazione di infrastrutture aggiuntive, il software può recuperare risparmiando velocemente sui costi di implementazione.,
” Conformità alle normative
Essere conformi alle normative interne ed esterne è la massima priorità per qualsiasi azienda, indipendentemente dal proprio settore. Il software di gestione delle spese assicura che tracciano automaticamente le modifiche legislative e aggiornano i dati del sistema per riflettere questo.
” Gestione affidabile delle spese
Con il software di gestione delle spese, le regole sono regole. I dipendenti sapranno in anticipo cosa devono chiedere e cosa no. Il software consente l’approvazione automatica e payoff, motivando i richiedenti e confirmers ad agire in fretta.,
” Qual è il costo del software di gestione delle spese?
I dettagli dei prezzi sono considerati vitali per qualsiasi azienda quando decidono di acquistare un prodotto software. È importante ricordare di non essere sellati con licenze a lungo termine e sottoscrivere contratti a lungo termine. Si consiglia di chiedere al proprio fornitore di software le politiche di uscita che consentono di passare ad altri software se si ritiene che i servizi offerti dal software corrente non siano soddisfacenti.
Il miglior software di gestione delle spese soddisfa i requisiti di conformità e sicurezza., Quindi, fai una piccola ricerca su Internet per scoprire e selezionare alcuni software che soddisfino le tue esigenze. Dovresti anche conoscere come il fornitore di software protegge i tuoi dati sensibili e soddisfano le esigenze di sicurezza del tuo settore specifico.
Il prezzo del software varia dalle suite di strumenti di base ai programmi costosi e precisi. Di solito, il prezzo parte da $4.99 / mese o $5 / utente / mese. Il modo migliore è quello di firmare per almeno un paio di percorsi gratuiti o richiesta di una demo o di base piani non pagati dai fornitori di software di gestione delle spese top., Questa opportunità consente di testare gli elementi importanti e ottenere un buon confronto del software.
” Conclusione
Il software di monitoraggio spesa è potente e semplice che tiene traccia delle spese aziendali incredibilmente facile. Con uno sguardo, si arriva a sapere che cosa si sta spendendo e quanto redditizio sei. Uno qualsiasi di questi prodotti software sarebbe una buona scelta per il vostro business a seconda delle vostre esigenze. Tuttavia, è importante scegliere un servizio che è conveniente, facile da usare, e che scala come il vostro business cresce., In definitiva, non è necessario riconsiderare la vostra decisione lungo la strada.