Tutto quello che c’è da sapere sugli ordini di acquisto

Che cos’è un ordine di acquisto?

Un ovvio punto di partenza sarebbe quello di rispondere alla ricerca ovvia, che cos’è un ordine di acquisto? Gli ordini di acquisto (POs) sono documenti inviati da te, in qualità di acquirente, a un fornitore con una richiesta di prodotti o servizi come ordine. Ogni PO includerà un numero per il monitoraggio dell’ordine di acquisto in tutto il sistema, nonché il tipo di articolo, la quantità e il prezzo concordato., Ordini più specifici includeranno più dettagli, ma come regola generale, più informazioni includi, più efficace è il tuo PO.

Ecco un esempio di documento di un ordine di acquisto:

Status giuridico di un ordine di acquisto

Gli acquirenti devono sempre comunicare chiaramente le richieste ai venditori per ridurre o eliminare la confusione quando il venditore riceve il PO. Se gli acquirenti rifiutano il pagamento, il venditore rimane protetto a causa dello stato del contratto legalmente vincolante del documento., Per l’acquirente di avere una protezione simile è importante avere una conferma d’ordine di acquisto, o l’accettazione dell’ordine, tracciati.

Assicurarsi di disporre di termini e condizioni di ordine di acquisto solidi che coprano tutti gli scenari pertinenti, inclusi dettagli come quando è possibile annullare un ordine di acquisto, garantirà confini chiari per mantenere buoni rapporti con i fornitori chiave.

Come documenti legali alcuni istituti di credito commerciali utilizzeranno POs per riferimento quando forniscono assistenza finanziaria alla tua organizzazione, questo è chiamato finanziamento dell’ordine di acquisto.,

“Un PO, una volta accettato dal venditore o dal fornitore, è un contratto legalmente vincolante tra le due parti.”

La differenza tra ordini di acquisto e fatture

Gli acquirenti creano gli ordini di acquisto e i venditori creano le fatture. I venditori possono inviare una fattura come un modo per riscuotere il pagamento-dove ci sono termini di pagamento specifici (net 30, net 60,FOB, ecc.) o può inviare una fattura con un saldo pari a zero come un modo per registrare che un pagamento è stato ricevuto per l’ordine.,

Sia gli ordini di acquisto che le fatture contengono informazioni simili, come l’indirizzo di fatturazione e l’indirizzo di spedizione. Le fatture in genere fanno riferimento al numero dell’ordine di acquisto, con l’aggiunta di un numero di fattura per confermare che entrambi i documenti sono correlati e corrispondono tra loro. Una differenza fondamentale è che i dettagli dell’ordine e altre informazioni tecniche incluse nell’ordine di acquisto generalmente non sono inclusi nella fattura.

Esempio:

John, l’acquirente, ha ricevuto word un reparto all’interno della sua organizzazione richiede un nuovo set di monitor per i computer in ufficio., Crea l’ordine di acquisto che dettaglia la quantità e i requisiti specifici per i monitor.

La società responsabile della vendita dei monitor riceve l’ordine. Una volta che confermano di essere in grado di fornire l’ordine, approvano il PO e accettano il pagamento, o inviano la merce con l’aspettativa di pagamento in base ai termini di pagamento precedentemente concordati. Una volta ricevuto il pagamento, l’evasione dell’ordine avviene e i monitor vengono spediti con la data di consegna e le informazioni di tracciamento e John riceve la fattura.,

La fattura conferma il pagamento che è stato inviato prima della spedizione della merce o include la data di scadenza del pagamento se il denaro non è stato inviato prima. John controlla la fattura per assicurarsi che corrisponda all’ordine di acquisto, quindi controlla il documento di trasporto per assicurarsi che tutti gli articoli ordinati siano stati ricevuti e il pagamento viene emesso solo per gli articoli ordinati e ricevuti, in un processo noto come corrispondenza a tre vie.

Gli ordini di acquisto sono spesso confusi con altri tipi di documenti troppo., È importante comprendere le differenze tra ordini di acquisto e contratti, le differenze tra ordini di acquisto e ordini di lavoro e le differenze tra ordini di acquisto e ordini di vendita.

Monitoraggio degli ordini di acquisto

È importante monitorare gli ordini di acquisto attraverso l’intero processo di approvvigionamento per assicurarti di ricevere i beni o i servizi che ordini e paghi solo una volta per questi articoli., Un unico commerciante o una piccola impresa potrebbe iniziare con il tracciamento degli ordini di acquisto in Excel durante l’utilizzo di un modulo modello di ordine di acquisto, o peggio ancora in un libro degli ordini di acquisto duplicato o triplicato. Più persone sono coinvolte e maggiore è il volume di POs in elaborazione moltiplica il numero di problemi che possono verificarsi. Un sistema PO per le piccole imprese dovrebbe coprire la necessità di base per tenere traccia di tutte le transazioni di acquisto e molto altro ancora. Garantire un audit trail completo relativo a ogni acquisto, applicando le best practice degli ordini di acquisto.,

La possibilità di tracciare e riferire facilmente su tutti i tipi di ordini di acquisto, inclusi gli ordini di acquisto generali, è un must per ottenere piena visibilità sulla spesa. Consente inoltre ai dipartimenti finanziari di semplificare la riconciliazione degli ordini di acquisto e il processo di pagamento. La visibilità sull’intero processo, incluso un report automatico dell’ordine di acquisto aperto, garantirà un risparmio di tempo e non mancherà nulla durante la fatturazione.

La trasformazione digitale è un obiettivo chiave per molte organizzazioni e la trasformazione degli appalti è una parte fondamentale di questo obiettivo più ampio., Un sistema PO online terrà traccia degli ordini di acquisto elettronici attraverso l’intero processo. Non hai bisogno di un reparto acquisti dedicato per sentire i benefici della digitalizzazione.

Perché gli ordini di acquisto sono importanti per il tuo business

Ci sono molte organizzazioni che non utilizzano gli ordini di acquisto perché si sentono come il lavoro di ufficio è solo un blocco stradale o inutile passo nel processo perché hanno rapporti di lavoro stabili con i fornitori. Quando le piccole imprese sono ancora in fase di avvio, tendono ad avere un processo di acquisto abbastanza organico che è semplice e diretto., Ma, come l’azienda cresce, e più mani sono coinvolti dall’inizio alla fine, il processo cambia come le relazioni con i fornitori crescono e si evolvono con il tempo.

A un certo punto della crescita aziendale, le richieste di acquisto diventano più complesse, urgenti o specifiche, il che significa che la comunicazione può diventare difficile e lasciare molto spazio all’errore se gli ordini di acquisto non vengono utilizzati o mancano di un certo livello di dettaglio.

Se un acquirente riceve il proprio ordine senza un numero PO come riferimento, può essere una seccatura capire dove la richiesta è andata male., E a quel punto, è probabile che sia stata inviata una fattura che un pagamento, aggiungendo più complessità alla situazione legale tra le due parti.

L’ordine di acquisto funge da documento legalmente vincolante, fornendo istruzioni chiare al fornitore e una traccia di controllo disponibile per riferimento quando le cose vanno male.

Perché è necessario automatizzare il processo di ordine di acquisto

Se la vostra azienda sta attualmente utilizzando un sistema cartaceo, è probabile che si sta creando troppi documenti., Molte aziende elaboreranno fino a sette documenti nel corso del ciclo di acquisto, tra cui richieste, ordini di acquisto, preventivi, conferme d’ordine, note ricevute merci, bolle di imballaggio e fatture. Questo è molto da tenere traccia di, e se si considera che si deve tenere traccia di tutto questo per ogni singolo acquisto, basandosi su carta diventa un po ‘ opprimente. È necessaria una migliore gestione degli ordini di acquisto.

Una buona tenuta dei registri è essenziale per l’acquisto e l’approvvigionamento, ma i record cartacei possono essere facilmente persi, danneggiati o distrutti., È più difficile trovare richieste e acquisti duplicati, fatture e transazioni mancanti, che costano tempo e denaro alla tua azienda. I sistemi cartacei richiedono anche l’utilizzo di un efficiente sistema di archiviazione regolarmente aggiornato. Questo sistema di archiviazione occuperà notevole spazio in un ufficio, solo crescendo nel tempo, e prendere ore uomo per mantenere e mantenere senza intoppi.

Automatizzare il processo dell’ordine di acquisto con un software di ordine di acquisto come PurchaseControl digitalizza l’intero processo di approvvigionamento utilizzando ordini di acquisto elettronici e altri documenti., Tutti i documenti importanti sono tracciati in un sistema centralizzato con una pista di controllo per dirvi chi prende quali azioni sul documento. Inoltre, puoi caricare altri documenti ai fornitori e agli ordini di acquisto, come contratti precedenti, termini aggiuntivi e orari di pagamento, per tenere traccia di tutte le informazioni sul fornitore e altri dettagli con facilità.

Con l’automazione degli ordini di acquisto tutto è memorizzato in un unico sistema, anche il reparto contabilità fornitori ne beneficia, poiché diventa più facile per loro convertire gli ordini in fatture per il pagamento, per facilitare l’elaborazione dei pagamenti.,

Come integrare gli ordini di acquisto nella tua azienda

Inizia valutando come la tua azienda attualmente gestisce gli acquisti e poi considera come vorresti controllare ciò che il tuo team può acquistare e come elaborerebbe l’intero processo di acquisto. Dopodiché sarai in grado di creare un sistema di ordini di acquisto adatto alle esigenze della tua azienda.

Richieste di acquisto e ordini di acquisto

Se la tua organizzazione non utilizza attualmente ordini di acquisto, è probabile che tu non stia gestendo il processo seguito dai tuoi dipendenti quando vogliono acquistare qualcosa., Passando a un sistema di acquisto elettronico, sarete in grado di creare un processo di acquisto formale che controlla chi è in grado di acquistare cosa e quanti soldi possono spendere senza ulteriore approvazione. Per gli ordini di acquisto con un valore più alto, è necessario impostare un controllo efficace degli ordini di acquisto con flussi di lavoro di approvazione degli ordini di acquisto per garantire che le persone giuste firmino prima che l’impegno venga assunto. In definitiva, l’aumento del controllo e della visibilità sulle abitudini di spesa della tua azienda ti darà la possibilità di prendere decisioni basate sui dati per il miglioramento dell’organizzazione.,

Inizia usando le requisizioni, che permettono al tuo team di fare una richiesta formale per i materiali o le cose di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro. Potresti già farlo, semplicemente chiedendo al tuo team di inviare un’e-mail al proprio manager con la richiesta, quindi facendo in modo che il manager effettui l’acquisto.

Invece, la creazione di un modulo di richiesta di ordine di acquisto standardizzato e che richiede a tutti i dipendenti di utilizzarlo, garantisce che ricevere richieste non sia uno spreco di tempo., Ha tutte le informazioni di cui le persone hanno bisogno per approvare la richiesta e la associa automaticamente all’ordine di acquisto corrispondente quando la richiesta viene approvata.

Budget

Una volta che il tuo staff inizia a utilizzare la richiesta di acquisto standardizzata, sarai in grado di creare budget basati sulla spesa mensile media e tenere traccia di ciò che il tuo team sta acquistando. Con questi dati, puoi iniziare a guardare come vengono utilizzate le forniture e iniziare a trovare opportunità di risparmio., Le persone designate come approvatori saranno responsabili del mantenimento del budget e, se le persone superano il budget, l’approvatore potrebbe non essere in grado di approvare richieste di acquisto che non sono assolutamente necessarie per esigenze immediate.

Sconti sul volume

Una volta che i membri dello staff iniziano a presentare richieste, gli approvatori possono facilmente individuare i modelli di acquisto. Ciò consente loro di inviare ordini all’ingrosso e richiedere sconti sul volume, se disponibili., Quando le richieste vengono create digitalmente, il tempo di elaborazione è significativamente ridotto, poiché gli articoli più richiesti possono essere aggiunti a un catalogo dal miglior fornitore per il miglior prezzo possibile.

Passare dalla richiesta all’ordine di acquisto

Dopo che le richieste di acquisto sono un processo standard nella tua azienda, passi alla creazione di ordini di acquisto da tali richieste. Dovrai contattare i fornitori per far loro sapere che ora invierai un ordine di acquisto formale prima di inviare il pagamento., I fornitori probabilmente non si lamenteranno di questo in quanto ha vantaggi significativi per entrambe le parti.

Quando i tuoi approvatori hanno richieste che devono essere soddisfatte, l’acquirente completerà il modulo d’ordine di acquisto necessario e le invierà al venditore. Il venditore comunicherà quindi eventuali dubbi o problemi che hanno con l’acquisto se ce ne sono. In caso contrario, spediranno l’ordine e la fattura una volta ricevuto il pagamento.

Con un sistema di e-procurement, è facile convertire una richiesta in un ordine di acquisto., Il numero di richiesta è allegato al numero dell’ordine di acquisto, in modo da poter monitorare l’acquisto dalla richiesta alla ricezione e al pagamento. Una volta che l’approvatore contrassegna la richiesta approvata, può essere automaticamente convertito in un ordine di acquisto con il fornitore selezionato dal richiedente.

L’integrazione di richieste e ordini di acquisto potrebbe richiedere del tempo per adeguarsi e standardizzare. Ma, così facendo aumenta la capacità di tenere traccia delle spese e rimuovere fastidi associati con l’acquisto., La visibilità sulle abitudini di spesa della tua azienda è fondamentale per sostenere la crescita aziendale e questo processo è uno dei modi in cui puoi raggiungerlo.