Co to jest faktura?
faktura jest tym, co wysyłasz klientowi po dostarczeniu produktu, ale przed otrzymaniem zapłaty. Faktura informuje klienta, ile musi zapłacić i określa warunki płatności, których musi przestrzegać. Sprzedawcy czasami nazywają to ” fakturą sprzedaży.”
Jeśli sprzedajesz firmie, fakturowana kwota zostaje zaksięgowana jako rachunki płatne na ich koniec—pieniądze wychodzące z ich kieszeni. W przypadku księgowości staje się ona przedmiotem należności – pieniądze trafiają do twojej kieszeni.,
faktury również pozostawiają ślad papierowy. To dobrze. W przypadku kontroli będziesz potrzebował zorganizowanych, numerowanych faktur, abyś mógł wyjaśnić urzędowi skarbowemu, skąd pochodzą Twoje pieniądze.
czym nie jest faktura?
istnieje kilka form finansowych, które są podobne do faktury, ale odgrywają różne role. Ponieważ są one często mylone przez przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają wystawiać faktury, warto o nich wspomnieć.
faktura nie jest zamówieniem zakupu
zamówienie zakupu jest wysyłane przez Klienta do sprzedawcy, żądając towarów lub usług., Jest wysyłana przed utworzeniem faktury. Jako sprzedawca otrzymasz zamówienie zakupu, zrealizujesz zamówienie, a następnie wyślesz fakturę w celu pobrania płatności.
faktura nie jest rachunkiem
rachunek jest wysyłany w celu pobrania natychmiastowej zapłaty. Na przykład, gdy idziesz do restauracji, serwer nie daje faktury na koniec posiłku-daje rachunek.
faktura nie jest paragonem
paragon jest prostym, oficjalnym potwierdzeniem, że zamówienie zostało wypełnione i opłacone., Jeśli wyślesz klientowi Paragon, zrobisz to po wysłaniu faktury i zapłaceniu jej.
co jest na fakturze?
każda faktura, którą wysyłasz, musi zawierać następujące elementy.
Data
Twój klient tego potrzebuje, aby wiedział, jak długo musi ci zapłacić. Każda faktura zawiera datę jej wysłania. W zależności od używanego szablonu może on również zawierać termin płatności.
nazwy i adresy
oznacza to zarówno twoje nazwisko i adres, jak i klienta., Nawet jeśli wysyłasz fakturę pocztą e-mail, powinieneś spróbować podać adresy pocztowe. Jeśli twój Klient musi wysłać Ci fizyczną kopię formularza podatkowego (na przykład formularz 1099 różne), ułatwi to mu to.
wszystkie Twoje dane kontaktowe powinny być zawarte, w przypadku, gdy Klient ma pytanie i nie jest pewien, jak się z Tobą skontaktować.
szczegółowa lista tego, za co pobierasz opłaty
pokazuje, skąd pochodzi należna kwota. Każdy produkt, za który pobierasz opłatę, powinien być wpisany jako osobna pozycja liniowa, z ceną i ilością., Wszystkie pozycje linii są sumowane na dole i w razie potrzeby stosuje się podatek. Upewnij się, że” całkowita kwota ” jest miła i przejrzysta.
warunki płatności
jest to czas, w którym Klient musi zapłacić. Typowe terminy to „netto 30” lub „netto 14” – co oznacza odpowiednio 30 lub 14 dni.
jeśli oferujesz swoim klientom zniżki za wcześniejszą płatność, informacje te zostaną zawarte tutaj. Zwrócenie uwagi na „2/10 netto 30” oznacza, że Klient ma 30 dni na zapłatę, ale jeśli zapłaci w ciągu dziesięciu dni, otrzymasz 2% zniżki. W przypadku opóźnień w płatnościach należy wyraźnie informować o wszelkich opóźnieniach w płatnościach.,
w niektórych przypadkach możesz skorzystać z planu płatności, w którym z czasem przyjmujesz płatności częściowe. Może to pomóc klientom, którzy mają problemy z dokonywaniem płatności.
im krótsze warunki płatności, tym lepiej. Szybsze płacenie jest Świetne dla przepływu gotówki.
Czytaj dalej: krótki przewodnik po fakturach Proforma
numer faktury
każda faktura, którą wysyłasz, powinna być wyraźnie oznaczona unikalnym numerem. Liczba ta może być w rzeczywistości kombinacją liter i cyfr. Numery faktur są ważne z dwóch powodów.
1. Utrzymują cię w porządku., Numery faktur mogą pomóc ci śledzić wykonaną pracę. Na przykład, powiedzmy, że myjesz okna dla lokalnej YMCA. Format faktury może być ” YMCA (numer).”Kiedy spojrzysz wstecz w swoich rejestrach, będziesz wiedział,że faktura YMCA001 była pierwszą fakturą, którą wysłałeś do YMCA, a YMCA046 była 46.
2. Jeśli zostaniesz skontrolowany, Urząd Skarbowy będzie szukał niespójności w fakturowaniu jako znaku, że błędnie raportujesz dochód.
jak przygotować fakturę?
istnieją trzy wspólne sposoby przygotowania faktury.
1., Użyj szablonu
dzięki tej metodzie możesz używać szablonu oprogramowania—na przykład w programie Microsoft Word lub Excel-za każdym razem, gdy wysyłasz fakturę. Szablony te są łatwe w użyciu, ale wyglądają jak profesjonalne faktury. Fakturę możesz dołączyć do wiadomości e-mail lub wydrukować ją i wysłać fizyczną kopię. Poniżej znajduje się wiele darmowych szablonów.
2. Korzystanie z oprogramowania księgowego
wiele rodzajów oprogramowania księgowego pozwala wypełnić szablon faktury. Niektóre z nich pozwalają nawet wysłać fakturę pocztą e-mail z poziomu aplikacji, aby usprawnić proces., Takie podejście ma sens tylko wtedy, gdy używasz już tego samego oprogramowania do swoich regularnych potrzeb księgowych. W przeciwnym razie lepszym wyborem może być oprogramowanie do fakturowania, takie jak FreshBooks.
3. Wypełnij papierową fakturę
niektórzy właściciele firm chcieliby całkowicie usunąć komputery z równania. Zawsze możesz wypełnić fizyczny formularz faktury. Te są w poduszkach i można je kupić w większości dużych sklepów z artykułami biurowymi. Lub możesz zamówić kilka z Amazon.,
szablony faktur
Jeśli prowadzisz małą firmę i nie wysyłasz wielu faktur, możesz nie być gotowy na specjalistyczne oprogramowanie lub usługę taką jak FreshBooks. W takim przypadku możesz szybko tworzyć faktury online za pomocą darmowych szablonów i generatorów. Oto kilka najprostszych i najbardziej skutecznych, uporządkowanych według formatu.
szablon Microsoft Excel
możesz otrzymać darmowy, podstawowy szablon faktury w .format xlsx tutaj. Dobry dla programu Excel 2007 lub nowszego.
Szablon programu Microsoft Word
Jeśli nie lubisz arkuszy kalkulacyjnych, możesz utworzyć .,plik docx z tym darmowym szablonem. To jest dobre dla Word 2007 lub później.
Szablony Google Doc i Arkuszy Google
istnieje duży wybór prostych szablonów faktur zarówno dla Google Doc, jak i Arkuszy Google dostępnych w programie Invoice Simple. Listę można znaleźć tutaj. Po otwarciu faktury, której chcesz użyć, po prostu przejdź do pliku i wybierz ” Utwórz kopię…”, aby utworzyć kopię, którą możesz edytować.
generator faktur Online
możesz utworzyć bardzo prostą fakturę za pomocą darmowego generatora faktur., Podczas korzystania z narzędzia automatycznie zapisuje informacje, dzięki czemu można szybciej tworzyć faktury w przyszłości.