Prośba o informacje (RFI) jest dokumentem używanym podczas procesu budowlanego, aby uzyskać wyjaśnienie niezbędnych szczegółów projektu. W trakcie skomplikowanego projektu budowlanego zostaną napisane liczne RFI i odpowiedzi na nie, aby wszystko przebiegało zgodnie z odpowiednim projektem, specyfikacjami, materiałami i nie tylko.
w idealnym świecie każdy aspekt projektu budynku byłby uwzględniany przy sporządzaniu umowy., W rzeczywistości jednak wiele aspektów projektu nadal wymaga wyjaśnienia w trakcie budowy, a RFI są głównym narzędziem wykorzystywanym przez podwykonawców, generalnych wykonawców, architektów i klientów do komunikowania się o pojawiających się pytaniach.
RFI są niezwykle powszechne: Navigant Construction odkryło, że na każdy milion dolarów wydanych na budowę występuje około 10 RFI. Solidny proces obsługi RFI pozwoli utrzymać projekty zgodnie z harmonogramem i budżetem, a dobre zarządzanie RFI ostatecznie doprowadzi do zadowolenia interesariuszy.,
w tym artykule dowiesz się więcej o RFI, w tym:
- różnica między RFI a innymi zapytaniami, takimi jak Zapytania ofertowe, Zapytania ofertowe i Zapytania ofertowe
- do czego służą RFI podczas projektu budowlanego
- jak działa proces RFI
- jak skutecznie reagować na RFI
- sposoby, w jakie technologia zmienia kształt procesu RFI
stworzyliśmy również darmowe szablony do wykorzystania w projekcie, w tym szablon RFI (google doc) i szablon dziennika RFI (Google Sheet)., Po otwarciu szablonu kliknij plik > zrób kopię do edycji online lub plik > Pobierz, aby użyć go na komputerze.
Jaka jest różnica między RFI a RFP?
przy tak wielu różnych rodzajach zapytań może być trudno odróżnić RFI od RFP, nie wspominając o RFQ i RFT. Zazwyczaj RFI są używane podczas zakresu projektu, podczas gdy zapytanie ofertowe (RFQ), zapytanie ofertowe (RFP) i zapytanie ofertowe (RFT) są częścią początkowej fazy planowania., informacje
co ważne, nie każdy projekt wymaga wszystkich tych żądań, ale wymieniliśmy je tutaj w kolejności od najbardziej rozpoznawczych do najbardziej solidnych.,
- zapytanie ofertowe (RFQ): zapytanie ofertowe służy do pozyskiwania informacji o tym, w jaki sposób sprzedawca lub wykonawca poradziłby sobie z konkretnym aspektem projektu, w tym szacunki kosztów. Ogólnie Rzecz Biorąc, Zapytania ofertowe są używane w przypadkach, gdy klient potrzebuje informacji o konkretnym produkcie lub usłudze.
- zapytanie ofertowe (RFP): zapytanie ofertowe jest bardziej formalnym zapytaniem używanym do zbierania informacji o szczegółach projektu, takich jak metody, terminy i szczegółowe informacje dotyczące cen. Najczęściej Zapytania ofertowe są używane przez klientów, którzy chcą uzyskać szczegółowe zrozumienie wymagań, aby ukończyć projekt.,
- wniosek o udzielenie zamówienia (RFT): wniosek o udzielenie zamówienia (RFT) jest najbardziej szczegółowym wnioskiem, a respondent RFI określa jasne warunki, do których będzie zobowiązany, jeśli oferta zostanie przyjęta. Zasadniczo RFT jest wnioskiem o zawarcie umowy i często odpowiedzi na RFT uznaje się za prawnie wiążące.
Po utworzeniu umowy i realizacji projektu, RFI są używane do wyjaśnienia szczegółów, które mogły być błędnie lub niewystarczająco wyjaśnione w pierwotnych planach.
do czego służą RFI?,
w trakcie realizacji projektu pojawią się liczne sytuacje wymagające dodatkowych informacji. Te przypadki wymagają RFI, która umożliwia podwykonawcom wykonanie prac w sposób satysfakcjonujący generalnych wykonawców, którzy z kolei wykonują prace satysfakcjonujące klienta, zachowując wierność projektowi budynku i wizji architekta.
prośby o informacje mają wiele funkcji, ale niektóre z nich są bardzo powszechne w budownictwie.,
- wyjaśnij projekt: zapytaj wykonawcę o szczegóły projektu, Jeśli informacje w pierwotnych planach są niejasne lub sprzeczne.
- materiały zastępcze: Zaproponuj rozsądną zmianę, gdy materiały są niedostępne, niedostępne lub nieodpowiednie do projektu.
- Zidentyfikuj problemy z budową: Znajdź rozwiązanie, gdy problemy z budową wystąpią z powodu problemów z witryną, problemów z sekwencjonowaniem lub sprzecznych informacji.
- zweryfikuj warunki umowy: zrozum specyfikę umowy, gdy warunki, w tym harmonogram lub budżet, są niejasne.,
krótko mówiąc, RFI są używane w każdej sytuacji, w której należy odpowiedzieć na pytanie, zasugerować zmianę lub jakakolwiek część planu projektu wymaga wyjaśnienia.
jak działa proces RFI?
proces RFI jest złożony i często angażuje wielu interesariuszy, w tym podwykonawców, generalnych wykonawców, konsultantów, architektów, inżynierów i klientów. Średnio RFI otrzymują odpowiedź po ośmiu dniach, choć w przypadku złożonych i długoterminowych projektów może to potrwać znacznie dłużej.
ogólnie rzecz biorąc, wszystkie zapytania RFI przechodzą przez tę samą serię kroków.,
- podwykonawca pisze RFI w celu wyjaśnienia umowy, projektu, specyfikacji lub norm, a następnie przekazuje RFI generalnemu wykonawcy.
- jeżeli jest to możliwe, Generalny wykonawca udziela dokładnej odpowiedzi na postawione w RFI pytanie.
- Jeśli potrzebne są więcej informacji, RFI jest wysyłany do architekta, inżyniera, konsultanta lub klienta.
- RFI można również odesłać do podwykonawcy, aby uzyskać więcej informacji.
- gdy odpowiednia osoba odpowie na RFI z wystarczającą szczegółowością, RFI jest zwracane podwykonawcy.,
- Jeśli podwykonawca jest zadowolony z odpowiedzi, prace rozpoczynają się ponownie. W przeciwnym razie podwykonawca dokonuje przeglądu i wznawia RFI.
aby ten proces był jak najbardziej usprawniony, warto nauczyć się, jak pisać skuteczne RFI, jak skutecznie reagować na RFI i jak korzystać z technologii do zarządzania procesem RFI.
Jak napisać skuteczne RFI
pisząc RFI, warto pamiętać o kilku wskazówkach, które zwiększają szanse na uzyskanie jasnej i terminowej odpowiedzi.,
- Zdefiniuj problem: RFI powinien zawsze zaczynać się od jasnego określenia problemu, który wymaga rozwiązania. Ponadto RFI powinien skupić się na jednym konkretnym problemie, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że otrzyma zadowalającą odpowiedź.
- Zapewnij rozwiązanie: jako eksperci, podwykonawcy zazwyczaj mają doskonałe pomysły na rozwiązywanie problemów w całym projekcie. Wykorzystaj proces RFI jako okazję do przedstawienia silnych rozwiązań problemów, które pojawiają się.,
- kontekst oferty: upewnij się, że zawierają wszelkie dodatkowe informacje, które są niezbędne do pełnego zrozumienia problemu. Wiele RFI jest zwracanych podwykonawcy po prostu dlatego, że nie ma wystarczająco kontekstu, aby w pełni odpowiedzieć na pytanie.
- Dołącz wizualizacje: dołączanie kluczowych wizualizacji, takich jak plany budynków lub zdjęcia, może pomóc wyjaśnić sytuację w konkretny sposób, ułatwiając generalnemu wykonawcy rozwiązanie problemu.,
co najważniejsze, RFI zawsze powinny być zgodne ze standardowym formatem-za pomocą oprogramowania do zarządzania budową lub szablonu, takiego jak ten, który można pobrać poniżej.
jak skutecznie reagować na zapytania RFI
Generalni wykonawcy mogą otrzymać setki zapytań RFI w trakcie wieloletniego projektu budowlanego, dlatego ważne jest, aby mieć skuteczny proces ich obsługi.
- Rejestruj wszystkie RFI: za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania do zarządzania budową rejestruj wszystkie przychodzące RFI, upewniając się, że każda z nich zawiera unikalny numer i termin odpowiedzi.,
- przeczytaj uważnie RFI: zbyt często RFI są zwracane przed odpowiednią odpowiedzią na pytanie, ponieważ RFI nie zostało w pełni zrozumiane. Poświęć trochę czasu, aby dokładnie przyjrzeć się RFI i dokumentacji towarzyszącej przed napisaniem odpowiedzi.
- w razie potrzeby angażuj innych: niektóre pytania wykraczają poza zakres generalnego wykonawcy, więc pamiętaj, aby zaangażować inżynierów, architektów i konsultantów, gdy pojawi się problem, który wymaga szczególnej uwagi.,
- odpowiadaj w pełni: chociaż jest kuszące, aby spieszyć się z procesem RFI, nie udzielenie pełnej odpowiedzi na RFI zwykle oznacza, że RFI jest zwracane przez podwykonawcę, więc zawsze udzielaj pełnej odpowiedzi.
przede wszystkim należy reagować na zapytania RFI w odpowiednim czasie, ponieważ utrzymujące się zapytania RFI mogą prowadzić do opóźnień w realizacji projektów i przekroczenia kosztów.,
Wykorzystanie oprogramowania do procesu RFI
technologia budowlana zmienia każdy aspekt branży, od technologii noszenia mającej na celu poprawę bezpieczeństwa po techniki budowy modułowej, które mają na celu zwiększenie prędkości budynku.
jednak technologia wpływa nie tylko na procesy budowlane, ale także na sposób, w jaki interesariusze przetwarzają ogromne ilości informacji związanych z złożonym projektem.,
oprogramowanie do zarządzania projektami kapitałowymi (CPMS) zrewolucjonizowało branżę budowlaną, dostarczając kierownikom budowy narzędzia, które pomagają śledzić wszystko, co potrzebne, aby utrzymać ciągły rozwój projektu.
To oprogramowanie pomaga usprawnić wiele aspektów procesu budowy, takich jak udostępnianie planów, śledzenie list dziur i wypełnianie raportów terenowych.
ponadto oprogramowanie do zarządzania budową jest w stanie obsłużyć wszystkie aspekty procesu RFI, od złożenia wniosku PO odpowiedź — zachowując wszystkie elementy rejestrowane w bazie danych po drodze.,
w przypadku prostych projektów tego rodzaju oprogramowanie może być niepotrzebne, ale w przypadku złożonych i długoterminowych projektów budowlanych jest absolutnie niezbędne.
RFI pomagają projektom działać płynnie
chociaż RFI mogą czuć się uciążliwe, ostatecznie są one istotną częścią utrzymania sprawnego działania projektów. Biorąc pod uwagę dynamiczny charakter projektów budowlanych, RFI są bardzo przydatne w reagowaniu na zmieniające się sytuacje lub sprzeczne informacje.