pisanie listu kondolencyjnego nigdy nie jest łatwe—i może wydawać się jeszcze trudniejsze, gdy piszesz go dla klienta. To walka, aby osiągnąć odpowiedni poziom emocji, powiedzieć coś znaczącego i być autentycznym. Żonglowanie tym wszystkim, aby stworzyć kilka zdań, jest trudne!
w zależności od tego, jak dobrze ty i twój Klient się znacie, możesz wysłać Mały, niedrogi kosz na prezenty sympatii lub kosz na prezenty z serem i wędliną z osobistą notatką., Jeśli nie znałeś osoby, która zmarła, to jest to inny zestaw wyzwań. Nie ma miłych wspomnień do dzielenia się, nie ma wzruszających historii do związania.
przejdź do tych sekcji:
- Krok 1: zrozum Etykietę e-mail klienta
- Krok 2: Wybierz odpowiedni temat
- Krok 3: zacznij pisać wiadomość e-mail
- Krok 4: Sprawdź kilka przykładowych wiadomości kondolencyjnych dla Klienta
- Krok 5: Wyślij swoje kondolencje
pisanie profesjonalnych notatek kondolencyjnych odbywa się jednak zgodnie ze sztywnym kodem etykiety., W pewnym sensie ułatwia to ich tworzenie, w przeciwieństwie do typowych protokołów kondolencyjnych. Jeśli próbujesz wymyślić odpowiedni e-mail kondolencyjny dla klienta, oto kilka wskazówek, które musisz wiedzieć.
Krok 1: zrozum Etykietę e-mail Klienta
istnieje kilka żelaznych kodów etykiety e-mail klienta. Bez względu na to, jakiego rodzaju e-mail wysyłasz, profesjonalny ton jest najważniejszy. W tym słodkie emotikony, slang, skróty i skróty nie działają. Dotyczy to również listu kondolencyjnego. Możesz natknąć się jako niepoważny i nieczuły-nawet jeśli to ostatnia rzecz, jakiej chcesz!,
wyrażanie odpowiedniego poziomu emocji jest również niezbędne. Bycie suchym i niesympatycznym jest okrutne. W tym trudnym czasie kluczowe znaczenie ma wsparcie. Nie wkręcaj się w drugą skrajność. Melodramatyczne poziomy sympatii są bardzo nieodpowiednie.
Jeśli nigdy nie spotkałeś osoby, która zmarła, może to wydawać się bardzo nieszczere. Nie rób ze swojego związku, ani związku ze zmarłym, więcej niż jest.
Krok 2: Wybierz odpowiedni temat
Co należy umieścić w temacie maila kondolencyjnego? To może być kuszące, aby zostawić go puste, jeśli nie wiesz, co powiedzieć. Wysyłanie wiadomości e-mail z pustym tematem jest niegrzeczne, więc oprzyj się pokusie. Też nie bądź gadatliwy. Jak zwykle, zwięzłość jest najlepszą opcją.
jak kategoryzować adres e-mail? To zależy od tego, jak dobrze znasz swojego klienta. Jeśli nie znasz ich dobrze, rozważ kategorie sekcji kart okolicznościowych w supermarkecie., Możesz użyć tych kategorii, aby wypełnić wiersz tematu wiadomości e-mail.
używanie słowa lub wyrażenia takiego jak „kondolencje” lub „z sympatią” to świetne opcje. Jeśli dobrze znałeś klienta lub zmarłego, najlepsza jest bardziej spersonalizowana opcja. Spróbuj czegoś w stylu „przykro mi z powodu twojej straty” lub „smutna wiadomość”. Każdy z tych wyborów to odpowiednie tematy.
Krok 3: zacznij pisać swój e-mail
wybór, co powiedzieć, pomoże zawęzić zakres opcji. Dokonując tych wyborów, pamiętaj o złotej zasadzie: nigdy nie zakładaj. Jest to łatwe do zrobienia podczas tworzenia listu kondolencyjnego., Kiedy walczysz o coś do powiedzenia, banały są łatwe.
A gdybyś napisał coś w stylu „są teraz w lepszym miejscu” lub „jestem pewien, że bardzo za nimi tęsknisz?”Być może popełniłeś różne społeczne faux pas w dwóch krótkich zwrotach.
nigdy nie zakładaj, że czyjeś przekonania lub relacje zgadzają się z twoimi własnymi. Jest to szczególnie niestosowne w kartce kondolencyjnej. Skup się na nich, nigdy na Tobie.
Jeśli nie wierzyli w życie pozagrobowe, to takie kondolencje są bez znaczenia. Zakładanie, że twój klient i zmarły mieli pozytywny związek, jest również błędem., Jeśli nie jesteś pewien, że mieli świetny związek, możesz bardzo dobrze postawić się w niezręcznej sytuacji.
udzielanie porad to także błąd zawodowy. Karta kondolencyjna nie jest miejscem, gdzie można przekazać życiową mądrość lub zachowywać się tak, jakbyś wiedział, przez co przechodzą. Nawet jeśli w przeszłości ponieśliście stratę kogoś bliskiego, nikt nie chce kazania. Dawanie rad jest ostatnią rzeczą, której potrzebuje osoba emocjonalna. Potrzebują wsparcia i empatii, które są dwoma głównymi celami e-maila kondolencyjnego.
unikając tych pułapek, jesteś na dobrej drodze do miłego e-maila z kondolencjami., Profesjonalna Etykieta e-mail sprzyja zwięzłości, w tym kondolencjom. Zastanów się, co próbujesz przekazać.
główne cele to: uznanie ich straty i bólu oraz zaoferowanie wsparcia. Dzięki tym celom możesz tworzyć wiadomości e-mail bez naruszania żadnych granic zawodowych. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów, dzięki którym możecie stworzyć spersonalizowaną wersję.
Krok 4: zapoznaj się z przykładowymi wiadomościami Kondolencyjnymi dla Klienta
pisząc wiadomości kondolencyjne, możesz użyć metod pisania listów poznanych w szkole.,
Jeśli nic nie pamiętasz, nie martw się! Mamy dla Ciebie kilka spersonalizowanych opcji, które możesz dostosować w dowolny sposób.
- słyszałem o stracie twojego krewnego. Przepraszam za ich odejście. Wiedz, że modlę się o Ciebie w tym bardzo trudnym czasie.
- chciałbym wyrazić szczere współczucie z powodu śmierci twojego krewnego. Moje myśli są z Tobą i przykro mi z powodu twojej straty.
- smutno mi było usłyszeć o Twojej tragicznej stracie. Proszę, wiedz, że moje myśli i modlitwy są teraz z Tobą., Mam nadzieję, że wspomnienia z nich przyniosą Ci pocieszenie.
- słyszałem o śmierci twojego krewnego. To musi być dla ciebie bardzo trudny okres i bardzo mi przykro z powodu twojej straty. Trzymam cię w myślach.
- chciałbym złożyć serdeczne kondolencje z powodu śmierci Pana krewnego. Myślę o Tobie w tym trudnym czasie.
- proszę przyjąć moje najgłębsze wyrazy współczucia w tym bardzo trudnym okresie. Mam nadzieję, że wspomnienia, które masz ze swoją względną pociechą. Przykro mi z powodu twojej straty i mam Cię na uwadze.,
- smutno mi słyszeć o śmierci twojego krewnego. Mam nadzieję, że masz wielu członków rodziny i przyjaciół, którzy zgromadzą się wokół ciebie w tym trudnym czasie. Proszę przyjąć od nas najgłębsze kondolencje.
- przykro mi z powodu utraty krewnego. Mam nadzieję, że dzielenie się wspomnieniami z rodziną i przyjaciółmi jest pocieszające.
- przepraszam za trudny okres, jaki musi Pan przeżywać po śmierci swojego krewnego. Trzymam cię w moich myślach i modlitwach, i mam nadzieję, że masz dobre wspomnienia, które Cię pocieszą.,
- mam nadzieję, że znajdziesz ukojenie w dobrych wspomnieniach w tym trudnym czasie. Proszę przyjąć moje szczere kondolencje w tym czasie.
Krok 5: Wyślij kondolencje
Po wysłaniu wiadomości e-mail istnieje kilka opcji. Możesz zostawić swoje kondolencje w formularzu e-mail i nie wspominać o tym ponownie. Jeśli nie znasz klienta, może to być bardziej odpowiednie niż bardziej spersonalizowane podejście.
Jeśli znasz klienta od dłuższego czasu, inne możliwości są bardziej odpowiednie., Pozwolić, by Twoje kondolencje zniknęły w pustej pustce, to błąd, który popełnia zbyt wielu ludzi.
Mając to na uwadze, unikaj popełniania tego samego błędu samodzielnie. Jest kilka sytuacji, w których możesz się znaleźć, że potrzebujesz decyzji, jak kontynuować swoje kondolencje.
na przykład, co jeśli zobaczysz je osobiście wkrótce po wysłaniu wiadomości? Nie należy unikać tematu jak chodzenie na skorupkach jajek. Są świadomi swojej straty, a udawanie, że tak się nie stało, sprzyja tylko Tobie.
jednak oferowanie ramienia do płaczu może być niewłaściwe., Możesz werbalnie powtórzyć treść swojej karty kondolencyjnej, gdy je spotkasz. Może to zastąpić niezręczny rytm rozmowy, więc nie musisz pytać, jak sobie radzą.
najważniejsze są sytuacje, w których masz coś konkretnego do zaoferowania. Na przykład, jeśli był to członek rodziny, można zaoferować przynieść im posiłki lub pomóc w pogrzebie. W tym przypadku jednak możesz zapytać, jak sobie radzą.
Inne rodzaje obserwacji mogą wydawać się, że naciskasz na nich, aby odpowiedzieli na twój e-mail. Oczywiście, to ostatnia presja, jakiej teraz potrzebują!, Zapisywanie obserwacji przez kilka tygodni lub miesięcy później jest lepszym pomysłem.
Wiele osób, które miały do czynienia ze stratą, może preferować obecność fizycznej karty na biurku, a nie E-mail. Te przypomnienia, że inni o nich myślą, mogą zrobić całą różnicę. Rozważ wysłanie fizycznej karty, też, a może nawet kosz prezentów współczucia, jeśli dobrze znasz swojego klienta.
wysyłanie pamiętnej Notki
pisanie notki, niezależnie od tego, czy jest to wiadomość kondolencyjna dla przyjaciela, członka rodziny, czy Klienta, może być trudne., Wyrażanie współczucia i troski, przy zachowaniu profesjonalnego tonu, jest trudne. Powyższe pomysły mogą służyć jako świetny punkt wyjścia i dać komfort swoim klientom.
Jeśli szukasz więcej pomocy w pisaniu, przeczytaj nasze poradniki, jak napisać profesjonalny list z podziękowaniami i jak poprosić o urlop żałobny.