zarządzanie dokumentami jest procesem obsługi dokumentów w taki sposób, że Informacje mogą być tworzone, współdzielone, zorganizowane i przechowywane skutecznie i odpowiednio. W związku z tym nauka tworzenia systemu zarządzania dokumentami ma kluczowe znaczenie dla firm.
w wielu firmach system zarządzania dokumentami koncentruje się na organizacji i przechowywaniu dokumentów. Chcą mieć możliwość przechowywania dokumentów w zorganizowany i bezpieczny sposób, który nadal umożliwia łatwe wyszukiwanie dokumentów., W tym artykule pokażemy, jak stworzyć system zarządzania dokumentami, który dokładnie to robi.
wyzwanie: połączenie starego i Nowego
Jeśli wpiszesz „system zarządzania dokumentami” w dowolną wyszukiwarkę, otrzymasz długą listę „rozwiązań do zarządzania dokumentami”, z których wiele zawiera oprogramowanie lub aplikacje, które reklamują zalety posiadania biura bez papieru.
oprogramowanie lub aplikacje do zarządzania dokumentami są jednak zaprojektowane, aby poprawić obsługę plików elektronicznych w Twojej firmie., Problem polega na tym, że wiele małych firm ma do czynienia z mieszanką staromodnych danych na papierze i plikach elektronicznych-a w niektórych przypadkach odsetek danych papierowych jest znacznie większy.
jednym z rozwiązań problemu mieszanego środowiska danych byłoby użycie systemu obrazowania dokumentów do konwersji wszystkich dokumentów Twojej firmy na formę elektroniczną. Jest to jednak zbyt kosztowne i czasochłonne dla wielu małych firm.,
dobrą wiadomością jest to, że można wprowadzić podstawy systemu zarządzania dokumentami bez zakupu specjalnego oprogramowania lub przechodzenia przez hurtowe obrazowanie dokumentów. System nie musi być skomplikowany, wystarczy zainwestować trochę czasu w planowanie i wdrażanie go.,
3 Kroki do systemu zarządzania dokumentami
Konfiguracja systemu zarządzania dokumentami obejmuje trzy kroki:
- Utwórz plan zarządzania dokumentami
- wdrożyć plan zarządzania dokumentami
- wykonaj
pierwszy krok jest najbardziej szczegółowy, więc zbadajmy go dalej.
Tworzenie planu zarządzania dokumentami
pierwszy krok polega na udzieleniu odpowiedzi na te cztery pytania:
1. Jakie są zasady tworzenia dokumentów?,
faktury, listy z przypomnieniami o płatnościach, broszury sprzedażowe, e—mail, bilanse, arkusze kalkulacyjne, raporty-wszystkie firmy tworzą różne dokumenty w trakcie prowadzenia i śledzenia działalności. Aby utrzymać porządek, wszystkie firmy muszą ustanowić zasady tworzenia dokumentów.
- czy istnieją wewnętrzne szablony niektórych standardowych dokumentów biznesowych, takich jak listy i faktury, i gdzie są one zlokalizowane?
- czy istnieje wewnętrzny przewodnik po stylach, którego należy przestrzegać?
- czy nowe dokumenty powinny być opatrzone datą lub datą?,
- jakie procedury należy stosować przy udostępnianiu lub przeglądaniu dokumentów?
w przypadku niektórych małych firm liczy się tylko to, gdzie znajdują się szablony różnych dokumentów biznesowych i jak z nich korzystać. Jeśli jednak tworzenie dokumentów w Twojej firmie wiąże się z różnymi osobami współpracującymi nad dokumentami, przeglądającymi je lub aktualizującymi, musisz poświęcić trochę czasu na podjęcie decyzji, jak należy to zrobić, aby zapewnić wydajność i spójność.
2. Jak będziemy przechowywać dokumenty?,
są koszty związane z przechowywaniem—z których największym, dla większości małych firm, jest prawdopodobnie koszt czasu marnowanego, gdy ludzie szukają dokumentów. Więc pytanie brzmi: jak będą składane dokumenty? Kluczem do złożenia dokumentów jest przestrzeganie dobrych praktyk zarządzania plikami. Przejrzysty, łatwy do naśladowania system jest niezbędny.
musisz również wiedzieć, jak archiwizować dokumenty. Jak obsługiwać pliki, które są nieaktualne lub po prostu gotowe do przeniesienia do back burner w systemie zarządzania dokumentami?,
na przykład na początku każdego roku powinieneś przeglądać różne pliki związane z pracą na komputerze, usuwając te, które nie są już aktualne, i tworząc nowe foldery oznaczone rokiem i tematem, przenosząc pliki w razie potrzeby. To samo możesz zrobić z plikami paper; nietrudno jest usunąć stare dokumenty z folderu plików i utworzyć nowy z „Starym” w tytule. Niektóre programy oferują opcje automatycznej archiwizacji.
3. Jak uprościć pobieranie dokumentów?,
to pytanie jest sercem systemu zarządzania dokumentami. W badaniu przeprowadzonym przez Leger Marketing dla Xerox Canada, kanadyjscy właściciele małych i średnich firm i menedżerowie średnio stwierdzili, że zarządzanie i przechowywanie dokumentów kosztuje 2152 USD rocznie, a Wyszukiwanie tych dokumentów kosztuje około jednej godziny dziennie.
Po raz kolejny, dobre praktyki składania może przejść długą drogę w kierunku rozwiązania problemu. Jeśli robisz rzeczy takie jak konsekwentne przestrzeganie ścisłych konwencji nazewnictwa, na przykład, dokumenty będą znacznie łatwiejsze do znalezienia.,
i niezależnie od tego, czy jesteś wyłącznym właścicielem, czy właścicielem firmy z pracownikami, powinieneś utworzyć listę lokalizacji plików, która przypomni użytkownikom, gdzie znajdują się określone typy plików—i gdzie je znaleźć. Pamiętaj, aby podać, czy plik będzie znajdował się w systemie komputerowym, na wewnętrznym serwerze, w chmurze lub został złożony w fizycznej lokalizacji, takiej jak szafka na dokumenty. Załóżmy na przykład, że używasz obrazów, wideo, a nawet zdjęć papierowych w swojej firmie., Wpis na liście lokalizacji plików może brzmieć:
- cyfrowe obrazy / wideo: komputer—lub serwer) – dysk E:/photos-file w odpowiednim folderze tematycznym
Zdjęcia papierowe: szafka na dokumenty 3-Zdjęcia-alpha według tematu
dyski współdzielone lub w chmurze powinny być oznaczone zgodnie z zawartością, podobnie jak szuflady szafek na dokumenty.
4. W jaki sposób możemy zabezpieczyć i zabezpieczyć nasze dokumenty?
pierwszą linią obrony dla bezpieczeństwa dokumentów jest fizyczne zabezpieczenie pomieszczeń firmy., Wszystkie firmy, nawet domowe, muszą mieć zainstalowane systemy zabezpieczeń.
firmy mogą również potrzebować lub chcieć zainwestować w inne urządzenia zabezpieczające, takie jak kraty okienne, kamery bezpieczeństwa lub usługi patrolowe. Możesz spędzać cały czas, aby tworzyć hasła i szyfrować pliki, próbując chronić swoje pliki elektroniczne, ale nie ma większego znaczenia, jeśli ktoś może po prostu wejść i ukraść twój komputer.,
wdrażaj i postępuj zgodnie z
Po utworzeniu zarządzania dokumentami planuj odpowiadając na powyższe pytania, jesteś gotowy do wdrożenia go., Upewnij się, że cały personel zna szczegóły systemu zarządzania dokumentami w Twojej firmie i że wszyscy przestrzegają odpowiednich procedur podczas tworzenia, przechowywania i pobierania dokumentów.
musisz również mieć pewność, że każdy, kto uzyskuje dostęp do dokumentów i korzysta z nich w Twojej organizacji, konsekwentnie nazywa dokumenty i odpowiednio je przechowuje. Regularne kontrole punktowe w celu sprawdzenia, czy poszczególne pliki można łatwo znaleźć i w celu ochrony przed błędami. Nawet sporadyczne niedbalstwo może zrzucić cały system.,
możesz skonfigurować system zarządzania dokumentami w ciągu jednego dnia, ale jego konsekwentne wdrażanie będzie kluczem do jego sukcesu. Nagrody są ogromne—zaoszczędzisz mnóstwo czasu i zyskasz spokój ducha.,