Po utworzeniu faktury dla klienta, można wysłać fakturę e-mail do nich za pośrednictwem oprogramowania Patriot. Upewnij się, że dodałeś adres e-mail każdego klienta do zakładki „informacje” w jego rekordzie klienta przed wysłaniem faktur pocztą e-mail. Możesz również wysłać e-mail z kredytem po przyznaniu kredytu klientowi.,
dostosowywanie szablonu wiadomości e-mail Klienta
zanim wyślesz fakturę lub kredyt pocztą e-mail, możesz dostosować szablon wiadomości e-mail, którego będziesz używać do wysyłania wiadomości e-mail do każdego klienta.
klienci Accounting Premium mogą również dostosować układ i dodać kolor akcentu do faktur. Zobacz Dostosowywanie szablonu faktury, aby uzyskać szczegółowe informacje.
nie wiesz, co powiedzieć, wysyłając fakturę pocztą elektroniczną? Sprawdź nasze posty na blogu o tworzeniu warunków płatności faktur, które mogą pomóc w przepływie gotówki.,
przejdź do ustawień> Księgowość> szablony wiadomości e-mail i dokumentów> szablony faktur, aby dostosować szablon wiadomości e-mail podczas wysyłania faktur do klientów.
przejdź do ustawień>Księgowość>szablony wiadomości e-mail i dokumentów> Szablony notatek kredytowych, aby dostosować swój adres e-mail, gdy wysyłasz kredyt do swoich klientów.,
możesz wstawić „tagi danych”, które są standardowymi informacjami z faktury/kredytu, w temacie i treści wiadomości e-mail. Domyślny szablon używa już następujących znaczników danych i możesz usunąć lub zmienić miejsce ich wyświetlania w Twoim e – mailu:
- pełne imię klienta
- Imię klienta
- nazwisko klienta
- numer faktury (lub numer kredytu)
- data faktury (lub data kredytu)
- data płatności faktury
- saldo płatności-obejmuje to wszystkie już dokonane płatności częściowe.,
- nazwa firmy
Twój adres e-mail
wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail „[email protected].” nazwa adresu e-mail zostanie dostosowana do nazwy Twojej firmy i będzie brzmiała „w imieniu . Jeśli jednak odbiorca e-maila odpowie na tę wiadomość, odpowiedź zostanie wysłana na twój adres e-mail. Domyślnie będzie to twój adres e-mail zapisany na twoim koncie Patriot. W razie potrzeby możesz to zmienić. Nie będzie można wstawiać tutaj żadnych znaczników danych.,
temat wiadomości e-mail
możesz dostosować temat wiadomości e-mail i wstawić dowolne znaczniki danych, umieszczając kursor w miejscu, które chcesz wstawić, i kliknij znacznik danych z menu powyżej.
treść wiadomości e-mail
możesz dostosować swoją wiadomość e-mail i użyć dowolnego z tagów danych. Wstaw nowy znacznik danych, umieszczając kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić znacznik. Następnie kliknij znacznik danych, który chcesz wstawić. Upewnij się, że pozostawiasz miejsce przed i/lub po znaczniku danych, aby poprawnie formatował on w wiadomości e-mail.,
wybierz nazwę firmy Wyświetl na fakturach
To pole wyświetli się tylko wtedy, gdy nazwa zgłoszenia podatkowego jest inna niż nazwa firmy. Możesz wybrać, aby wyświetlić nazwę zgłoszenia podatkowego, Twój DBA, lub oba. Wybierz przycisk opcji nazwy firmy, którą chcesz wyświetlić na fakturach.
wysyłanie faktury pocztą elektroniczną do swoich klientów
Po utworzeniu faktury dla swojego klienta, zobaczysz stronę potwierdzenia z linkami do różnych działań dla tej faktury. Kliknij ” E-Mail.,”Możesz również wybrać akcję „e-mail” z raportów >Księgowość>raporty klientów> faktury.
zobaczysz podgląd wiadomości e-mail, która zostanie wysłana do twojego klienta, który będzie używał formatu skonfigurowanego na stronie Szablony. Wiadomość e-mail automatycznie wypełni adresy znajdujące się w rejestrze klientów. Możesz wysłać tę wiadomość e-mail z maksymalnie pięcioma różnymi adresami e-mail. Do wiadomości e-mail zostanie dołączony dokument faktury w formacie PDF.,
Możesz również zezwolić swoim klientom na płacenie kartą kredytową, a link do zapłaty zostanie zawarty w wiadomości e-mail. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz akceptowanie płatności kartą kredytową na fakturach klientów.
w razie potrzeby możesz dostosować treść tego konkretnego e-maila. Gdy będziesz gotowy do wysłania, kliknij „wyślij e-mail.”Wiadomość e-mail zostanie natychmiast wysłana do klienta z dołączoną fakturą. Możesz wyświetlić historię statusu z datą i godziną wysłania wiadomości e-mail.,
wysyłając kredyt swoim klientom
Po utworzeniu kredytu dla klienta, zobaczysz stronę potwierdzenia z linkami do różnych działań na ten kredyt. Kliknij ” E-Mail.”Możesz również znaleźć kredyt klienta, przechodząc do rekordu klienta i klikając kartę „kredyty”.
zobaczysz podgląd wiadomości e-mail, która zostanie wysłana do twojego klienta, który będzie używał formatu skonfigurowanego na stronie Szablony. Wiadomość e-mail automatycznie wypełni adresy znajdujące się w rejestrze klientów. Możesz wysłać tę wiadomość e-mail z maksymalnie pięcioma różnymi adresami e-mail., Do wiadomości e-mail zostanie dołączony dokument w formacie PDF z notatką kredytową.
w razie potrzeby możesz dostosować treść tego konkretnego e-maila. Gdy będziesz gotowy do wysłania, kliknij „wyślij e-mail.”Wiadomość e-mail zostanie natychmiast wysłana do twojego klienta z dołączoną notatką kredytową. Możesz wyświetlić historię statusu z datą i godziną wysłania wiadomości e-mail.
zarówno faktury, jak i e-maile kredytowe będą wysyłane przez serwery pocztowe Patriot Software, więc nie pojawią się w Twoim osobistym polu e-mail „wysłane przedmioty”. E-maile będą wysyłane do Twoich klientów z adresu ” invoices@PatriotSoftware.,com.”Jeśli klient odpowie na wiadomość e-mail, wiadomość „odpowiedz na” będzie twoim adresem e-mail, który wprowadziłeś w preferencjach e-mail lub dostosowałeś na stronie Podgląd wiadomości e-mail. Więc otrzymasz wszelkie odpowiedzi od klienta na ten e-mail.