biorąc dobry protokół spotkania na posiedzeniu zarządu jest ważną i spełniającą rolę. Protokoły posiedzeń Rady są czymś więcej niż ogólnym zapisem obrad Rady; służą jako oficjalny i prawny zapis posiedzenia Rady Dyrektorów. Minuty są używane na wiele sposobów, w tym śledzenie postępów, wyszczególnianie przyszłych planów i służenie jako punkt odniesienia. Protokół posiedzenia powinien zawierać między innymi zapis wniosków, głosów i głosów wstrzymujących się.,
Robienie minut na spotkanie Zarządu – krok po kroku
w swojej roli sekretarza, będziesz mieć zasadniczo cztery kroki związane z nagrywaniem efektywnych minut na spotkanie. Musisz poświęcić trochę czasu na planowanie przed spotkaniem, robić notatki podczas spotkania i pisać oficjalny raport po spotkaniu. Będziesz również odpowiedzialny za składanie i udostępnianie protokołów z każdego spotkania.,
Krok 1: Przygotowanie do posiedzenia Zarządu
ucząc się, jak zapisywać protokoły posiedzeń zarządu, ważne jest, aby pamiętać, że każda organizacja rejestruje swoje protokoły nieco inaczej. Porozmawiaj z prezesem zarządu na temat aktualnych lub oczekiwanych formatów, z których masz korzystać. Przejrzyj poprzednie protokoły ze spotkań, aby użyć ich jako szablonu. Poproś przewodniczącego zarządu o kopię porządku obrad, w tym nazwiska wszystkich uczestników, w tym Gości lub prelegentów.,
Krok 2: zapisanie spotkania Zarządu
o ile Twoja organizacja nie wymaga wpisywania notatek na spotkaniu, możesz je wpisać lub napisać od ręki. Korzystanie z mocnego szablonu minut spotkań może pomóc w utrzymaniu bardziej ustrukturyzowanych minut. Dwie najważniejsze rzeczy, które należy wiedzieć, gdy zrozumienie, jak wziąć minuty na posiedzeniu zarządu, to jakie informacje rejestrować i jak je przedstawić.,protokół z posiedzenia
to, w jaki sposób szczegółowo opisujesz dyskusje podczas posiedzenia zarządu, jest równie ważne, jak upewnienie się, że wszystkie informacje znajdują się w powyższych punktach., Dla każdego punktu porządku obrad należy napisać krótkie oświadczenie dotyczące każdego działania podjętego przez Zarząd wraz z krótkim wyjaśnieniem uzasadnienia swojej decyzji. Jeśli istnieją obszerne argumenty, napisz zwięzłe podsumowanie głównych argumentów.
Nagrywaj dyskusje obiektywnie, unikając podżegających uwag i osobistych obserwacji. Dobrym sposobem na to jest unikanie przymiotników i przysłówków, o ile to możliwe. Sprawdź swój język, aby upewnić się, że jest jasny, jednoznaczny i kompletny.
jak wspomniano wcześniej, protokół jest oficjalnym i prawnym zapisem posiedzenia zarządu., Na arenie prawnej, Protokoły spotkań są uważane za prawidłowe i mogą być wykorzystane jako dowody prawne faktów, które zgłaszają. Dokumentować dyskusje Rady, aby dokładnie odzwierciedlić działania i intencje dyrektorów Rady. Tablice ponoszą odpowiedzialność prawną, więc zachowaj podstawowe informacje i prosty język, aby uniknąć komplikacji prawnych, które stawiają organizację w niekorzystnej sytuacji w postępowaniu sądowym. Używaj nazw tylko podczas nagrywania ruchów i sekund.,
Po spotkaniu będziesz chciał napisać oficjalny zapis, gdy wszystko będzie jeszcze świeże w twoim umyśle, więc przygotuj zapis tak szybko po spotkaniu, jak to tylko możliwe.
Pobierz nasz pełny zestaw protokołów ze spotkań!
Krok 3: zapisanie oficjalnego Protokołu z posiedzenia Zarządu
przejrzyj porządek obrad, aby uzyskać pełny zakres posiedzenia. Dodaj uwagi dla wyjaśnienia. Przegląd działań, wniosków, głosów i decyzji w celu zapewnienia jasności., Edytuj rekord, aby minuty były zwięzłe, jasne i łatwe do odczytania.
lepiej załączyć materiały ze spotkania i dokumenty, do których odwołano się podczas spotkania, zamiast streszczać treść w protokole.
Krok 4: podpisywanie, składanie i udostępnianie protokołów
gdy protokół ze spotkania zostanie w pełni napisany, jesteś odpowiedzialny za ich oficjalne podpisanie przez sekretarza zarządu. Twoja organizacja może również wymagać podpisu prezydenta.,
w ramach wiedzy, jak wziąć protokół na spotkanie zarządu, należy zawsze przestrzegać zasad organizacji i protokołów przechowywania protokołów. Dobrym pomysłem jest posiadanie kopii zapasowych w formie drukowanej, dysku twardego lub (w najlepszym przypadku) portalu planszowego.
Sekretarz jest również odpowiedzialny za udostępnianie protokołów. Upewnij się, że prezydent zatwierdził protokół przed udostępnieniem go w formie drukowanej lub online.,
- brak udokumentowania kworum
- niejednoznaczny opis działań zarządu
- zawierający informacje, które mogłyby zaszkodzić zarządowi w sensie prawnym
- długie opóźnienia w dostarczaniu minut po spotkaniu
- opóźnienia w zatwierdzaniu minut z poprzednich spotkań-brakujące błędy
- brak złożenia i zarządzania dokumentami
- brak podpisania dokumentów, aby służyły jako oficjalny i prawny zapis
zawsze należy zgłaszać pamiętając, że celem sporządzenia protokołu posiedzenia jest odzwierciedlenie prawdziwych intencji zarządu i że są one oficjalnym i prawnym zapisem., Biorąc pod uwagę szeroki zakres szczegółów i złożoność procesu związanego z właściwą dokumentacją protokołów spotkań, w uczeniu się, jak wziąć minuty na spotkanie zarządu wiele organizacji znaleźć, że za pomocą narzędzia, takiego jak oprogramowanie portalu zarządu, pomaga ta praca łatwiejsze i bardziej wydajne, a ostatecznie podnosi wydajność organizacji. Tak poważne, jak praca jest, zadanie podejmowania i przygotowywania minut jest satysfakcjonujące i budujące doświadczenie.