Kiedy masz za zadanie stworzyć politykę firmy, kuszące jest, aby coś złożyć i nazwać to dobrym. Ale twoja polityka ma wpływ na przyszłe podejmowanie decyzji przez podróżnych, menedżerów i administratorów.
może pomóc w konsolidacji podróży służbowych, ułatwiając raportowanie i śledzenie, lub może nie wpływać na zachowanie w ogóle.,
rozpoczynamy ten przewodnik wprowadzając do tego, czym jest polityka podróży korporacyjnej i co może zrobić dla Twojej firmy. Następnie szczegółowo omówimy kilka ważnych tematów i zasobów: najlepsze praktyki, wskazówki dotyczące pisania, konfigurowalny szablon polityki, jak osiągnąć prawie pełną zgodność, jak zarządzać zatwierdzaniem podróży za pomocą technologii, a nawet jak zautomatyzować proces rezerwacji podróży służbowych.
Co to jest polityka turystyczna?,
Polityka podróży to zasadniczo zasady i procedury firmy, które określają, w jaki sposób ich pracownicy powinni zatwierdzać, rezerwować i opłacać podróże w celach biznesowych. Zasady podróży firmowych są zwykle tworzone przez Menedżera Finansów i menedżera podróży i zazwyczaj opisują rzeczy, takie jak, czy pracownik może latać w klasie biznes, ile tygodni wcześniej powinien zarezerwować swoje podróże lub jeśli istnieją pewne środki ostrożności, które pracownicy muszą podjąć podczas podróży samodzielnie.,ut następujące:
- procedura rezerwacji i zatwierdzone narzędzie rezerwacji podróży
- dopuszczalny koszt rezerwacji (hotele, loty, transport naziemny)
- specjalne wyjątki lub zasady dla droższych miast lub tras
- preferowani dostawcy firm
- proces zatwierdzania podróży, które przekraczają typowe ograniczenia
- proces zwrotu kosztów
- proces podsumowania podróży
- ubezpieczenie turystyczne przewoźnika
- obowiązek opieki sprzedawcy lub procedur
dozwolone i niedozwolone wydatki
oczywiście polisa Turystyczna to nie tylko moment rezerwacji., Kontroluje również wiele aspektów podróży i wpływa na pracowników w wielu różnych działach.
po co tworzyć politykę podróży służbowych?
jasne wytyczne oznaczają uczciwość dla wszystkich.
Zasady podróży to nie tylko ZASADY, ZASADY, ZASADY. Nie powinny powodować frustracji i przewracania oczami. Raczej Polityka podróży może pozytywnie wpłynąć zarówno na podróżujących, jak i biznesowych. Oto jak:
korzyści dla podróżnych
- elastyczność i autonomia w zakresie rezerwacji własnych podróży w ramach wytycznych
- bezpieczeństwo przede wszystkim!, (Miejsce pobytu podróżnych jest śledzone)
- zmniejsz zamieszanie i problemy związane z rezerwacją podróży
korzyści dla firmy
- zmniejsz skoki wydatków na podróże i zyskaj kontrolę
- zmniejsz tarcia i frustrację związane z wydatkami i zwrotami
- zwiększ uczciwość i promuj pozytywną kulturę firmy
co powinno być zawarte w Polityce podróży firmowej?
Polityka podróży Twojej firmy będzie zależeć od tego, jak podróżuje Twoja firma, kto podróżuje i dlaczego podróżuje. Są jednak pewne rzeczy, które muszą być zawarte w Polityce każdej firmy.,
konieczne jest włączenie zatwierdzonego procesu rezerwacji i narzędzia. Czy chcesz, aby podróżni rezerwowali jedną platformę podróży służbowych, dzięki czemu możesz skonsolidować swoje wydatki? Chcesz, aby podróżni zarezerwowali dla siebie w ramach polityki lub chcesz, aby kierownik biura zarezerwował wszystkie wycieczki?
Twoja polisa powinna również wyraźnie wskazywać, jakie zakupy można wydać, a jakie Nie, w ten sposób Podróżni nie kupują nieświadomie czegoś, za co nie zostaną zwrócone lub nie dodają niepotrzebnych wydatków do swojej karty firmowej.,
polisa podróżna to również inteligentne miejsce, w którym możesz umieścić swój koszt i proces zwrotu kosztów. W ten sposób podróżni mają powód, aby sprawdzić Politykę.
i wreszcie (ale na pewno nie o mniejszym znaczeniu), musisz dołączyć wszystkie informacje dotyczące bezpieczeństwa, których potrzebują podróżni. Co powinni zrobić w nagłej sytuacji, gdy ich nie ma? Z kim powinni się kontaktować w różnych sytuacjach awaryjnych? Jakie ubezpieczenie jest dla nich dostępne?
aby uzyskać więcej informacji na temat wszystkich powyższych, zobacz naszą stronę szablonu i sekcję Jak napisać politykę.,
typowe wyzwania związane z polisami podróżnymi
najprawdopodobniej nie chcesz, aby Twoja polisa podróżna zbierała dosłowny lub wirtualny pył. Niestety, zbyt wielu z nich tak. Oto kilka typowych problemów z dokumentami polityki podróży.,
- polityka turystyczna jest trudna do zrozumienia
- nikt ich nie czyta ani nie pamięta
- polityka turystyczna nie jest egzekwowana przy użyciu technologii
- polityka turystyczna jest postrzegana jako zbyt biurokratyczna
problemy z Polityką turystyczną według liczby
- 64% Milenium rozumie politykę turystyczną swojej firmy, ale nadal rezerwuje poza nią.
- 72% firm nie osiągnęło pożądanego poziomu zgodności z Polityką podróży.
- 50% lub więcej rezerwacji hotelowych nie podlega Polityce firmy.,
niektóre z tych problemów można rozwiązać po prostu, mając politykę, która dokładniej odzwierciedla potrzeby biznesu i podróżnych. Na przykład, jeśli połowa podróży nie spełnia wymagań, problemem może być to, że standardowy budżet podróży nie odzwierciedla aktualnych cen lub wymagań podróży. Charakter Twojej firmy może wymagać wielu rezerwacji podróży last minute, nawet jeśli są one sprzeczne z zasadami.
oprócz realistycznej polityki, najlepszą rzeczą, jaką może zrobić firma, jest posiadanie polityki, która jest możliwa do zaskarżenia i wdrożenia przy użyciu technologii., Wiki lub word doc lub PDF po prostu nie będzie go wyciąć.
potrzebujesz polisy, która mieszka w Twojej technologii rezerwacji.
jak wprowadzić polisę do procesu rezerwacji
ponieważ dokument nie ma wpływu na to, co ludzie kupują, potrzebujesz technologii rezerwacji podróży służbowych. Użyj narzędzia rezerwacji, które zawiera konfigurowalne Zasady podróży i procedury zatwierdzania. W ten sposób, jeśli podróż jest objęta Polityką, podróżny lub administrator może ją zarezerwować. Jeśli nie, powiadomienie zostanie wysłane do odpowiedniego menedżera lub do działu finansów (na podstawie ustawień Twojej zgody dla tego podróżnego lub działu).,
teraz ustaliliśmy, czym jest polityka turystyczna i dlaczego jest ważna, przyjrzyj się innym aspektom tego przewodnika. Ten zasób online zapewni pomoc w następujących obszarach polityki turystycznej firmy:
- Jak napisać politykę turystyczną
- najlepsze praktyki dotyczące polityki turystycznej
- szablon polityki turystycznej
- Jak poprawić zgodność z Polityką turystyczną
- jak zautomatyzować politykę turystyczną
