listy są ważne. Pomagają nam ustalać priorytety i pamiętać o wykonywaniu ważnych zadań.
poszedłeś kiedyś do sklepu spożywczego specjalnie dla jednej rzeczy, a potem wyszedłeś z wózkiem pełnym wszystkiego, ale? Jeśli zostawisz swoją listę zakupów w domu, jesteś na łasce naszej omylnej ludzkiej pamięci.
jako kierownik projektu musisz tworzyć regularne raporty o statusie projektu, aby aktualizować interesariuszy o postępach w projekcie., Podobnie jak w sklepie spożywczym, niezależnie od tego, jak często tworzysz raport o statusie projektu, istnieje szansa, że o czymś zapomnisz, jeśli nie masz listy.
aby mieć pewność, że cotygodniowe aktualizacje statusu zawierają niezbędne informacje, stworzyliśmy prostą listę kontrolną, której możesz użyć jako szablonu raportu o stanie:
Pobierz listę kontrolną
każda sekcja bardziej szczegółowo i wyjaśnij, jakie informacje powinieneś dołączyć i jak powinieneś ustrukturyzować swój raport., Sprawdzimy również, w jaki sposób oprogramowanie do śledzenia projektów może pomóc w tworzeniu raportów o statusie projektu.
przegląd wykonawczy
Dlaczego? Bo twoi interesariusze pewnie nie przeczytają wszystkiego. W ten sposób interesariusze, którzy przeczytają przegląd wykonawczy i przejrzą resztę, otrzymają podsumowanie najważniejszych informacji.
pierwszą sekcją raportu o stanie projektu jest przegląd wykonawczy., Powinien on zawierać przegląd stanu projektu na wysokim poziomie, w podziale na trzy części:
1. Identyfikatory projektu.
- nazwa projektu
- ID/kod projektu
- nazwa kierownika projektu
- Data Raportu
odwołanie się do nazwy projektu i innych elementów może wydawać się oczywiste, ale bez umieszczania ich na liście można je łatwo przeoczyć. Z wyjątkiem daty raportu o stanie identyfikatory projektu pozostaną takie same z tygodnia na tydzień.
włączenie daty raportu stanu jest bardzo ważne: pomaga to ustalić dokładną oś czasu projektu.,
2. Podsumowanie postępów. Sekcja ta powinna zawierać przegląd na wysokim szczeblu ogólnych celów projektu i poczynionych dotychczas postępów w ich realizacji. Czy projekt jest na dobrej drodze, z tyłu, czy przed harmonogramem? Jest ponad czy poniżej budżetu? Podsumowanie postępów powinno uwypuklić wszelkie kwestie wymagające uwagi zainteresowanych stron—nawet jeśli kwestie te zostały również omówione w dalszej części raportu o stanie.
3. Ogólny stan projektu i procent ukończony., Ta sekcja powinna wskazywać stan zdrowia (lub status projektu) różnych elementów projektu:
stan zdrowia projektu może być przedstawiony wizualnie, a nie w formie narracyjnej, przy użyciu wcześniej określonego kodu kolorów do reprezentowania stanu każdego elementu (jak pokazano powyżej). Na przykład:
- zielony oznacza, że element jest na ścieżce.
- żółty oznacza, że ma kłopoty.
- Red oznacza, że wymaga natychmiastowej uwagi (i najprawdopodobniej interwencji interesariuszy).,
zalecamy ustanowienie miary ilościowej dla statusów oznaczonych kolorami, aby jak najlepiej przedstawić dokładne informacje. Bez tego jeden z zainteresowanych stron mógłby źle zrozumieć żółty status poprzez nadmierne reagowanie lub niedostateczne reagowanie, a tym samym jeszcze bardziej cofnięcie projektu.
Ustaw żółty dla budżetu, aby reprezentować, że projekt przekroczył zatwierdzoną alokację o 5 do 15 procent., Jeśli prognozy budżetowe są większe niż 15 procent nadwyżki, stan będzie czerwony.
procent ukończony powinien być wprowadzony jako rzeczywisty procent pokazujący ogólny poziom ukończenia projektu (np. 50 procent dla projektu, który jest w połowie ukończony).
w jaki sposób oprogramowanie do śledzenia projektów może pomóc: pulpity nawigacyjne oferują wyświetlanie na żywo wyników zespołu i ogólnych postępów. Narzędzia te automatycznie rejestrują dane i porządkują je w jednym miejscu, co oszczędza menedżerom czas i wysiłek., W systemach śledzenia projektów opartych na chmurze pulpity nawigacyjne aktualizują się w czasie rzeczywistym w miarę postępów—co oznacza, że użytkownicy zawsze mają najbardziej aktualne informacje.
Ten ekran przeglądu projektu zawiera kilka elementów, które powinny być zawarte w podsumowaniu: kolorowe ikony reprezentujące status ważnych elementów, nazwę aktywnego kierownika projektu i procent ukończonego projektu.,
najlepiej, aby to streszczenie było wysyłane co tydzień do interesariuszy, kierownictwa wyższego szczebla i zespołu projektowego. Aby uzyskać więcej informacji na temat tego, co należy zamieścić w Cotygodniowym raporcie o stanie projektu, zapoznaj się z poniższym samouczkiem:
kamienie milowe i rezultaty
obraz jest wart tysiąca słów, więc korzystaj z wizualizacji, gdy tylko to możliwe., Możesz użyć kolorów do reprezentowania stanu lub dołączania pełnego wykresu procentowego, wykresu Gantta lub tabeli pokazującej postępy w porównaniu z kamieniami milowymi i rezultatami.
druga sekcja raportu powinna szczegółowo opisywać postępy poczynione w kierunku istotnych kamieni milowych i rezultatów (zidentyfikowanych podczas planowania projektu).
kamienie milowe są często związane z realizacją projektu klienta, a także z rozliczaniem i Fakturowaniem w trakcie projektu-dlatego ważne jest, aby interesariusze wiedzieli, czy zespoły są na dobrej drodze do ich ukończenia.,
zamiast pisać te informacje w formie narracyjnej, Pokaż postępy swojej drużyny za pomocą prostej tabeli (zobacz zrzut ekranu poniżej). Pamiętaj, aby dołączyć:
- milestone projektu procent ukończony: ile postępów poczyniono w poszczególnych zadaniach poprzedzających kamień milowy? Określ, które zadania zostały wykonane, a które są nadal nierozstrzygnięte.
- planowany początek / zakończenie: są to wstępne daty ustalone podczas planowania projektu dla prac prowadzących do tego etapu milowego i włącznie z nim.,
- Actual start/finish: to aktualna data rozpoczęcia i zakończenia etapu (jeśli nadal trwa, Oznacz „Data zakończenia” jako TBD).
jak oprogramowanie do śledzenia projektów może pomóc: wykresy Gantta są kluczowymi narzędziami do planowania projektów, które dwukrotnie jako narzędzia do śledzenia projektów. Korzystając z wykresów Gantta, możesz wizualizować harmonogram projektu, określać fazy projektu i wyróżniać kluczowe kamienie milowe—a następnie śledzić wydajność zespołu i postępy w ich realizacji. Niektóre systemy mają dodatkową zaletę, pozwalając użytkownikom na zapoznanie się ze szczegółami zadań z samego wykresu.,
szczegóły zadania pokazane powyżej zawierają ikonę „procent ukończony”, imię i nazwisko członka zespołu odpowiedzialnego za ukończenie zadania oraz daty rozpoczęcia i zakończenia zadania. Możliwość zagłębienia się w te informacje może być bardzo przydatna podczas tworzenia raportów stanu projektu.
zarządzanie problemami, ryzykiem i zmianami
używaj tego samego formatu raportu statusu projektu co tydzień, ponieważ pozwala to na łatwiejsze porównywanie raportów. Stosowanie spójnego formatu jest ważne dla całego raportu, ale szczególnie dla tej sekcji – pozwoli interesariuszom zobaczyć na pierwszy rzut oka wszelkie nowe problemy i zagrożenia oraz szybko zauważyć, co zmieniło się w znanych problemach i zagrożeniach.
trzecia sekcja raportu powinna zawierać informacje o znanych problemach, zagrożeniach lub żądaniach zmian, które zostały zidentyfikowane w poprzednim tygodniu, oraz ujawniać wszelkie nowe.,
Wczesne Wykrywanie i zarządzanie ryzykiem jest niezbędne do pomyślnego zakończenia projektu. Ta sekcja raportu o stanie powinna zostać bulleted. Musi on obejmować wszystkie działania związane z zarządzaniem ryzykiem, w tym:
- problemy otwarte: zwróć uwagę na wszelkie nowe problemy projektu od ostatniego raportu. Ponadto należy zapewnić aktualizację stanu wszystkich wcześniej zidentyfikowanych problemów i ich strategii zarządzania.
- ryzyko otwarte: należy potwierdzić wszelkie nowe ryzyko, które wystąpiło od ostatniego raportu, i przedstawić plan (- y) zarządzania, aby sobie z nim poradzić., Ponadto należy przedstawić aktualizację planu zarządzania ryzykiem wykorzystywanego do obsługi istniejących ryzyk.
- otwarte wnioski o zmianę: Wyróżnij wszelkie otwarte wnioski o zmianę i kolejne kroki, które wymagają uwagi interesariuszy—na przykład rozszerzenie harmonogramu lub budżetu ze względu na wzrost wymagań projektu.
jak oprogramowanie do śledzenia projektów może pomóc: pomocne mogą być zarówno raporty, jak i pulpity nawigacyjne. Raporty zapewniają statyczny odczyt kluczowych wskaźników, takich jak zwrot z inwestycji w projekt, wykorzystanie i dostępność zasobów oraz otwarte problemy/zagrożenia., Pulpity nawigacyjne można skonfigurować z wyświetlaniem na żywo tych samych informacji—w rzeczywistości użytkownicy często mają możliwość utworzenia raportu stanu projektu z Pulpitu nawigacyjnego, eksportując go lub udostępniając innym użytkownikom.
powyższy pulpit nawigacyjny menedżera projektu został dostosowany do wyświetlania ryzyka przez cesjonariusza oraz do wyświetlania bieżących Otwartych problemów i żądań zmian., Z tego ekranu użytkownicy mogą eksportować lub udostępniać raport o stanie projektu bezpośrednio zainteresowanym stronom (aby towarzyszyć raportowi o stanie projektu).
Team progress
wymagania projektowe i preferencje interesariuszy są różne, ale najlepszą zasadą tworzenia cotygodniowego raportu o stanie jest to, aby był krótki i prosty (K. I. S. S.). Nie zapominaj, że ten raport o stanie projektu jest migawką: bądź jasny i zwięzły, a nie zbyt szczegółowy.,
czwarta i ostatnia sekcja raportu powinna mierzyć wydajność zespołu, porównując rzeczywiste postępy poczynione w ciągu ostatniego tygodnia z szacowanymi w poprzednim raporcie o stanie.
chwalą zespoły za wybitne osiągnięcia i zwracają uwagę na niekompletne zadania. Dobrym sposobem na uporządkowanie tej sekcji jest lista:
- zadania zaplanowane na ostatni tydzień: Dołącz wszystkie zadania, które twój zespół szacuje, że może wykonać.
- zadania ukończone w zeszłym tygodniu: lista wszystkich zadań, które twój zespół faktycznie wykonał.,
- zadania zaplanowane na przyszły tydzień: wszystkie zadania nie ukończone w zeszłym tygodniu powinny być na szczycie tej listy. Następnie Lista zadań zaplanowanych na następny tydzień.
w jaki sposób oprogramowanie do śledzenia projektów może pomóc: naszym ulubionym dodatkiem do tej sekcji jest dostosowany raport statusu. Korzystając z oprogramowania do śledzenia projektów, możesz wysyłać cotygodniowy monit dla członków zespołu, aby przesłali podsumowanie statusu, kluczowe osiągnięcia i nadchodzące zadania na następny tydzień, a system automatycznie zestawi te informacje w formacie raportu.,
Możesz następnie skondensować te informacje dla zainteresowanych stron i osadzić je w raporcie stanu projektu. Alternatywnie możesz dołączyć bardziej szczegółowe podsumowanie jako załącznik uzupełniający—niezależnie od preferencji interesariuszy.
kolejne kroki dla kierowników projektów
raporty o statusie są kluczowym elementem strategii zarządzania interesariuszami. Lista kontrolna, którą tu zawarliśmy, może być dobrym punktem wyjścia przy opracowywaniu własnej strategii komunikacji.,
oto kilka kluczowych informacji, które należy zapamiętać, zgłaszając się do interesariuszy:
- nie zakopuj ołowiu. Wzorce czytania i badania eye-trackingu sugerują, że ludzie koncentrują się najbardziej na szczycie raportu o stanie, a resztę przeglądają. Umieść najważniejsze informacje w swoim podsumowaniu i nie pozostawiaj żadnych niespodzianek na końcu.
- obraz jest wart tysiąca słów. Użyj wykresów, tabel, kolorów i narzędzi do wizualizacji danych, aby pomóc w przełamywaniu długich narracji.
- , Wybierz zestaw wskaźników, aby zmierzyć postępy i określić sukces lub porażkę inicjatyw, a następnie trzymaj się ich. Spójność w raportowaniu pozwoli na łatwiejsze i dokładniejsze porównywanie raportów.
- raporty K. I. S. S. są migawką, więc aktualizuj swój status krótko i prosto. Przyjdź przygotowany z dodatkowymi informacjami, jeśli twoi interesariusze poproszą Cię o rozszerzenie czegoś, ale nie chowaj ich za dużo informacji.
wreszcie narzędzia do śledzenia projektów, o których mowa w tym artykule, mogą być ogromnym atutem podczas tworzenia raportów., Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tego typu narzędziach, zadzwoń do naszych ekspertów ds. oprogramowania do zarządzania projektami, aby uzyskać bezpłatną konsultację pod numerem (855) 998-8505.