pisanie notatek biznesowych
Co to jest notatka biznesowa?
notatka biznesowa to krótki dokument służący do przekazywania informacji w organizacji. Notatki są krótkie, bezpośrednie i łatwe w nawigacji. Są mniej formalne niż listy, ale powinny zachować profesjonalny, zwięzły styl. Często celem notatki biznesowej jest dwojaki cel: zidentyfikowanie problemu i zaproponowanie rozwiązania. W innych przypadkach notatki mogą dostarczać lub żądać informacji faktycznych.,
notatki biznesowe są przeznaczone dla zapracowanych czytelników, którzy chcą szybko i łatwo znaleźć potrzebne informacje z notatki. Pisząc notatkę biznesową, powinieneś uporządkować notatkę tak, aby pomieścić trzy rodzaje czytelników:
- ci, którzy czytają tylko streszczenie
- ci, którzy przeglądają całą notatkę ze względu na kluczowe punkty i kilka szczegółów, którymi są zainteresowani
- ci, którzy czytają cały dokument w celu uzyskania szczegółów, które potwierdzają jego główne twierdzenia lub zalecenia
pamiętaj, że ci czytelnicy mogą mieć różne cele w czytaniu notatek., Często czytelnicy muszą podejmować decyzje dotyczące polityki i działań w oparciu o zalecenia. Inni mogą chcieć uzyskać konkretne informacje (dowody) potrzebne do zrozumienia i uzasadnienia decyzji politycznych i działań. Czytelnicy mogą również chcieć poznać twoje umiejętności zawodowe i osąd.
określając cel i odbiorców Twojej notatki, zadaj sobie pytanie: Kto jest zamierzonym odbiorcą tej notatki? Co ma zrobić odbiorca po przeczytaniu notatki? Jakich informacji będzie szukał odbiorca w notatce?, Tego rodzaju pytania pomogą w wyborze treści, struktury i stylu.
jak napisać skuteczną notatkę biznesową?
jak wspomniano powyżej, skuteczna notatka biznesowa jest krótka, bezpośrednia i łatwa w nawigacji. Poniższe pięć strategii pisania pomaga czytelnikom w łatwym i szybkim poruszaniu się po notatkach biznesowych:
- najpierw Przedstaw główny punkt. Może to być jedna z najważniejszych wytycznych dotyczących struktury i treści notatek. Czytelnicy powinni szybko zrozumieć treść i znaczenie notatki., Jeśli czytelnicy mają pytanie lub problem, chcą natychmiast poznać odpowiedź lub rozwiązanie—jeśli czytelnicy chcą więcej informacji, mogą kontynuować czytanie. Innymi słowy, szczegóły wspierające powinny podążać za głównym punktem lub wnioskiem, a nie poprzedzać go.
- Zachowaj profesjonalny, zwięzły styl. Styl pisania powinien być odpowiedni dla Twoich odbiorców: w tym przypadku Twoi odbiorcy to twój szef, twoi współpracownicy lub oba. Tak więc twój styl powinien być profesjonalny, prosty, serdeczny i łatwy do odczytania. Aby osiągnąć taki styl, użyj krótkich, aktywnych zdań., Unikaj żargonu i pretensjonalnego języka. Utrzymuj pozytywny lub neutralny ton; unikaj negatywnego języka, jeśli to możliwe. Oprócz ułatwiania czytania notatek, profesjonalny styl pisania poprawia również wiarygodność pisarza.
- Utwórz bardzo konkretny temat, aby dać czytelnikowi natychmiastowe wyobrażenie o temacie i celu notatki (lub wiadomości). Temat powinien ukierunkować czytelnika na temat i cel notatki oraz zapewnić przydatne odniesienie do zgłoszenia i szybkiego przeglądu., Załóżmy na przykład, że piszesz, aby poprosić o autoryzację i finansowanie podróży służbowej. Unikniesz ogólnego tematu, takiego jak” Konwencja Wydawcy ” lub „wycieczka na konferencję AWP” na rzecz czegoś bardziej szczegółowego, takiego jak ” Prośba o fundusze: konferencja AWP.”Ostatni przykład mówiłby czytelnikowi temat i o co została poproszona.
- podaj Podsumowanie lub przegląd głównych punktów, zwłaszcza jeśli notatka ma więcej niż jedną stronę., Często określany jako streszczenie, pierwszy akapit długiej notatki lub wiadomości służy tym funkcjom:
- przedstawia główne żądanie, zalecenie lub wniosek
- podsumowuje następnie przegląd głównych faktów, argumentów i dowodów
- prognozuje strukturę i kolejność informacji przedstawionych w pozostałej części notatki
- podobnie jak w temacie, streszczenie zawiera szybki przegląd celu i treści notatki. Czytelnik używa go do prowadzenia zarówno szybkiego pierwszego czytania, jak i kolejnych szybkich recenzji.,
- użyj funkcji formatowania, takich jak nagłówki, aby zasygnalizować strukturę i poprowadzić czytelników do poszukiwanych informacji. Nagłówki zawierają zarys notatki, dzięki czemu czytelnik może szybko sprawdzić, jakie są główne tematy lub punkty i gdzie można je znaleźć w notatce. Twórz nagłówki równolegle do siebie i tak szczegółowe, jak to możliwe. Inne funkcje formatów, które sygnalizują strukturę i prowadzą czytniki, obejmują krótkie akapity i bloki tekstu, listy ustawione przez wcięcia, liczby lub punktory lub hojne użycie białej spacji do kierowania okiem.,
standardowy nagłówek notatki
chociaż format notatki może się różnić w zależności od organizacji, standardowy nagłówek składa się z serii wyraźnie oznakowanych linii, które przekazują kluczowe informacje o zawartości notatki i jej dystrybucji., Poniżej znajdują się standardowe elementy nagłówka notatki:
Date: data przekazania notatki
do: osoby(osób), do których jest ona adresowana
(czasami z tytułem pracy)
cc: Imię(imiona) każdego, kto otrzyma kopię
(czasami z tytułem pracy)
From: nazwisko autora, zwykle po nim jego/jej
Odręczne Inicjały (czasami z tytułem pracy)
job title)
subject: or re: zwięzłe określenie tematu notki