przykłady opinii menedżerów i pracowników: jak przekazywać informacje zwrotne w pracy

„wspaniałe informacje zwrotne zmieniają nasze zachowanie w sposób, za który później jesteśmy wdzięczni i który naszym zdaniem poprawił nasze życie.”
— Julie Zhuo, wiceprezes ds. projektowania produktów na Facebook

Definiowanie natychmiastowych informacji zwrotnych

słysząc słowo” feedback”, wielu prezesów, menedżerów i pracowników myśli o corocznym przeglądzie wyników., Nie jest to zaskakujące, biorąc pod uwagę, że w niektórych firmach przegląd raz w roku jest jedyną szansą, aby pracownicy otrzymywali informacje zwrotne — a nawet wtedy, często jest to jednokierunkowa wymiana menedżerów na bezpośrednie raporty.

tutaj mówimy o metodzie sprzężenia zwrotnego, która jest bardziej odpowiednia dla XXI wieku: natychmiastowe sprzężenie zwrotne (czasami znane również jako ciągłe sprzężenie zwrotne). Ta regularna i terminowa informacja zwrotna nadal odgrywa ważną rolę w przeglądach wydajności, ale ma również pewne unikalne korzyści, których nie można wyciągnąć z samych corocznych przeglądów wydajności., Natychmiastowe informacje zwrotne działają równolegle ze spotkaniami 1: 1 i wzmacniają wyrównywanie celów — a gdy są wykonywane prawidłowo, tworzą środowisko zaufania w pracy. Niezależnie od tego, czy chcesz zmaksymalizować swoje recenzje, spotkania 1:1, Czy po prostu chcesz poprawić kulturę firmy dzięki natychmiastowym opiniom — trafiłeś we właściwe miejsce.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak przekazywać sobie nawzajem informacje zwrotne w pracy: wraz z poradami, poradami branżowymi, cytatami zwrotnymi, statystykami i nie tylko!

„dbaj o siebie, nie wkładaj ludzi do pudeł i nie zostawiaj ich tam.,”
— Kim Scott, były menedżer w Google & autor radykalnej Candor

kultura zwrotna: przyjaciel czy wróg?

w ostatnich latach błyskawiczne informacje zwrotne stały się popularne wśród gigantów korporacyjnych, takich jak Microsoft, Adobe i Google, a wielu innych podąża w ich ślady., Jednak wśród tego rosnącego sukcesu niektórzy kwestionują kulturę opinii organizacji takich jak Netflix i Bridgewater Associates, które zachęcają swoich pracowników do ciągłego przekazywania sobie krytycznych opinii. Jak ludzie mogą się dowiedzieć, czy reakcja ich mózgu w walce lub locie zawsze działa, aby zapobiec absorpcji sprzężenia zwrotnego?

kluczem jest empatia: w Leapsome mówimy o wymianie informacji zwrotnych jako sposobie poprawy relacji w pracy, a nie tylko przekazywania cennych danych., Współczując sobie nawzajem, możemy przezwyciężyć nasze obawy przed otrzymywaniem informacji zwrotnej i dotrzeć do lekcji leżącej u podstaw informacji zwrotnej — dlatego ważne jest, aby wziąć pod uwagę osobistą dynamikę dawania i otrzymywania informacji zwrotnej.

nawiązując do cytatu Kima Scotta powyżej, skuteczne opinie pokazują, że zależy ci na kimś wystarczająco, aby wyciągnąć go z rutyny. Podążamy za maksymą Brené Brown: „jasne jest miłe; niejasne jest niemiłe.”Oznacza to, że staramy się być tak rozważni w naszych opiniach, jak jesteśmy konkretni i skuteczni.

Jak zatem osiągnąć właściwą równowagę między kulturą rzetelnego i wrażliwego sprzężenia zwrotnego?, Po pierwsze, wyjaśnijmy podstawowy cel natychmiastowej informacji zwrotnej.,

Feedback nie polega na pouczaniu czy skarceniu: chodzi o przekazanie komuś informacji i narzędzi potrzebnych do rozwijania swoich mocnych stron i pokonywania przeszkód
— Jenny Podewils, współzałożycielka Leapsome

5 kluczowych powodów, dla których Twoi pracownicy potrzebują natychmiastowej informacji zwrotnej

1. natychmiastowa informacja zwrotna kieruje ludzi we właściwym kierunku
   niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem generalnym, czy nowym pracownikiem, trudno jest uzyskać dokładny obraz swoich wyników w oparciu o własną perspektywę., Każdy ma martwe punkty i niedoskonałości: natychmiastowe informacje zwrotne wyjaśniają oczekiwania i obszary rozwoju w miarę postępów, a nie pod koniec roku.
2. tworzy klimat przejrzystości i zaufania
   kiedy pracownicy wiedzą, że zostaną wyciągnięci ze swoich słabości, zapewnia im, że nic ważnego nie zostanie przed nimi zatajone. Fakt, że nikt nie pozostaje w ciemności, prowadzi do zaufania relacji, silniejszych zespołów i poczucia bezpieczeństwa psychologicznego w pracy.
3. pokazuje, że zależy ci na Odbiorcy informacji zwrotnej
   potrzeba czasu i energii, aby dać komuś przydatną informację zwrotną., Kiedy dostarczane odpowiednio i z ostrożnością, informacje zwrotne są naprawdę darem. Pokazuje inwestowanie w postęp drugiej osoby, a nie brak troski o nią i jej działania.
4. wzmacnia dobre wyniki
   pochwały są tak samo ważne jak konstruktywne opinie! Podkreśla świetne zachowanie i daje ludziom zaufanie do swojej pracy, ułatwiając utrzymanie talentu. Pochwała jest sposobem bez oporu na przekazywanie informacji zwrotnej, ponieważ zamiast wywoływać reakcję „walcz lub uciekaj”, stymuluje spokojniejszy „odpoczynek i trawienie” układu nerwowego w mózgu.,
5. motywuje zarówno menedżerów, jak i pracowników
   nikt nie chce przechodzić przez karierę, w której ich praca nie zostanie zauważona. Informacje zwrotne napędzają pracowników (i menedżerów)do lepszych wyników — zwłaszcza Milenium. Jedno z badań wykazało, że ludzie wolą otrzymywać negatywne opinie niż Brak opinii w ogóle!,

92% respondentów zgodziło się z twierdzeniem, „negatywna lub przekierowująca informacja zwrotna, jeśli została odpowiednio dostarczona, jest skuteczna w poprawie wydajności.”(Inc.)

Kiedy powinienem dać natychmiastową informację zwrotną?

jak większość rzeczy w życiu, jest czas i miejsce na natychmiastową informację zwrotną., Nie używaj Kultury sprzężenia zwrotnego jako pretekstu do osobistych uwag lub pedantycznej krytyki na temat kogoś.

zanim przekażesz komuś swoją opinię, zadaj sobie pytanie, czy:

1. ich działania mają znaczący wpływ na współpracowników lub firmę;
2. czujesz się spokojny i zainwestowany, a nie zestresowany lub antagonistyczny;
3. pracownik może usłyszeć i przyjąć Twoją opinię;
4. informacje zwrotne można przekazać w cichym, dyskretnym miejscu;
5. masz zdecydowane pojęcie o tym, co chcesz powiedzieć.

co rozumiemy przez „znaczący wpływ”?, Na przykład, jeśli ktoś spóźni się do pracy raz, może być przesadą, aby zabrać go na bok i poprosić o pracę nad swoimi umiejętnościami zarządzania czasem. Jednak jeśli pracownik spóźnia się do pracy dwa dni w tygodniu, prawdopodobnie zrobiłoby to złe wrażenie na jego kolegach z zespołu lub wpłynęło na godzinę rozpoczęcia porannych spotkań. W takim przypadku byłoby całkowicie rozsądne zapytać pracownika, czy potrzebuje pomocy, aby lepiej się zorganizować. Wyjaśnienie wpływu czyjegoś zachowania umieszcza informację zwrotną w kontekście i pomaga zrozumieć, dlaczego temat jest poruszany.,

„jeśli ktoś nie ma jasnego zrozumienia tego, co robi źle, jak można oczekiwać, że to naprawi?”
— Jared Narlock, były wiceprezes ds. rozwoju talentów

zauważ, jak użyliśmy tutaj słowa pomoc. W opinii nie chodzi o pouczanie lub karcenie: chodzi o przekazanie komuś informacji i narzędzi potrzebnych do skorygowania niechcianego zachowania.

oto kilka przykładów innych sytuacji, które mogą skłonić cię do przekazania komuś natychmiastowej informacji zwrotnej zamiast oczekiwania na kolejną ocenę wydajności.,

• nie dotrzymuje terminów;
• często wyłącza się na spotkaniach;
• nie dogaduje się z innym pracownikiem;
• łatwo rozprasza się i nadaje priorytet mniej ważnym zadaniom.,iv>

  i oczywiście będą chwile, w których powinieneś natychmiast pochwalić pracowników:

  • poszedł ponad wszystko, aby poradzić sobie ze stresującym tygodniem;
  • pomógł koledze pokonać trudna blokada;
  • prezentacja, która zainspirowała resztę zespołu;
  • zakończyła długie, żmudne zadanie, które przyspieszy przyszłe procesy;
  • w potrzebie zwiększenia zaufania (bardziej odpowiednie dla nowych pracowników).,

  ostateczna formuła sprzężenia zwrotnego z przykładami sprzężenia zwrotnego

  teraz wiemy, kiedy przekazać sprzężenie zwrotne, weźmy dwa z tych przykładów i zobaczmy, jak możemy podejść do samego sprzężenia zwrotnego.,

  udzielając konstruktywnej informacji zwrotnej, Zapamiętaj te cztery kroki:

  Situation — impact — pause — solution

  a udzielając pozytywnej informacji zwrotnej, Zapamiętaj te trzy kroki:

  Situation — impact — gratitude

  

  case study 1: twój pracownik często wyłącza się na spotkaniach

  opisz sytuację z twojej perspektywy

  i) „ilekroć widzę cię na spotkaniu (sytuacji)…”
  ii)”…wydaje się, że się wyłączasz (zachowanie).,”
  iii) ” często zauważam, że patrzysz na zegar na ścianie lub sprawdzasz telefon. Czasami wydajesz się zmęczony lub rozproszony. Zauważyłem też, że nigdy nie masz pytań do zadawania na końcu.”(twoja perspektywa z przykładami)

  wyjaśnij wpływ sytuacji

  ” To może sprawić, że ktokolwiek mówi, poczuje się, jakby nie był słuchany. Może to być również rozproszenie dla innych uczestników.”

  pauza na wkład drugiej osoby
  „Czy wydaje ci się to sprawiedliwym komentarzem? Jakie są Twoje doświadczenia z naszych spotkań?,”

  Znajdź wzajemne rozwiązanie

  „Twój wkład jest zdecydowanie cenny! Może następnym razem poprowadzisz spotkanie?”

  Case study 2: Twój pracownik nie dogaduje się ze współpracownikiem

  opisz sytuację z twojej perspektywy

  i) ” ilekroć widzę Ciebie i Michaela razem (sytuacja)…”
  ii) ” … wygląda na to, że się nie dogadujesz (zachowanie).”
  iii) ” zauważyłem, że przerywasz mu dość regularnie i często wyłączasz jego pomysły., Wygląda na to, że wolisz pracować na własną rękę niż z nim.”(twoja perspektywa z przykładami)

  wyjaśnij wpływ sytuacji

  ” To tworzy niewygodną atmosferę w biurze, poza tym sprawia, że Michael niechętnie pracuje nad projektem. Czuję, że projekt cierpi, bo pracujesz przeciwko niemu, a nie z nim.”

  pauza na wkład drugiej osoby

  „czy wydaje ci się to sprawiedliwym komentarzem? Co myślisz o tym, co właśnie powiedziałem?,”
  pracownik: „masz rację, trudno mi było pracować z Michaelem, odkąd pokłóciliśmy się o coś w czerwcu.”

  Znajdź wzajemne rozwiązanie

  „pozwól mi na kilka sesji mediacyjnych z Tobą i Michaelem, aby rozwiązać Twoje różnice.”

  Case study 3: ukończyłem długie, żmudne zadanie i potrzebuję wzmocnienia pewności siebie!,

  opisz sytuację z twojej perspektywy

  i) „w ciągu ostatnich dwóch tygodni pracowałeś tak ciężko nad porządkowaniem i transferem danych sprzedażowych do nowego CRM” (zachowanie)
  ii) „wiem, że to naprawdę żmudny proces i może czujesz się jakbyś był w tle, podczas gdy twoi koledzy pracowali normalnie.”

  wyjaśnij wpływ sytuacji

  „dzięki Tobie możemy teraz iść do przodu wiedząc, że wszystkie nasze dane są we właściwym miejscu i mamy o wiele dokładniejszy przegląd naszego rurociągu sprzedaży!,”

  wyraź swoją wdzięczność

  ” dziękuję za tak ciężką pracę: nie przeszła niezauważona i jestem naprawdę wdzięczna. Jeśli macie jakieś pomysły na kolejny projekt, nad którym chcielibyście pracować, dajcie mi znać!”

  przekazywanie opinii więcej niż jednej osobie

  z reguły najlepiej jest przekazywać konstruktywną opinię prywatnie, tylko osobie, której chcesz przekazać opinię. Jednak w drugim przykładzie mieliśmy do czynienia z sytuacją, która dotyczyła więcej niż jednej osoby., Chociaż teoretycznie można zacząć od podniesienia sytuacji z każdą osobą osobno, zawsze powinna być sesja zwrotna, w której wszystkie odpowiednie strony są w tym samym pomieszczeniu. Ma to na celu uniknięcie wpadnięcia w pułapkę przekazywania informacji zwrotnych na temat pogłosek, które autor „Your Brain at Work” David Rock nazywa ” jednym z najszybszych, najłatwiejszych i najbardziej spójnych sposobów na wywołanie głębokiego niepokoju.”

  „opanowanie wymaga opinii., Nie obchodzi mnie, co próbujemy opanować … to zawsze wymaga opinii.”
  — Brené Brown, autorka książki Dare to Lead

  Korzystanie z pozytywnych i negatywnych opinii we właściwym czasie

  niektóre firmy koncentrują się na przekazywaniu swoim pracownikom konstruktywnych informacji zwrotnych, ponieważ wydaje się to bardziej praktyczne niż świętowanie dobrej pracy lub pozytywnego zachowania., Inne firmy boją się dawać konstruktywne opinie, wybierając podkreślanie pochwał i pozytywności nad niezręcznymi lub trudnymi rozmowami(jeden pisarz twierdzi, że jeśli nie jest to pozytywne, millenialsi nie pragną opinii bardziej niż poprzednie pokolenia).

  więc gdzie cię to prowadzi? Czy musi to być kompromis między praktyczną, konstruktywną kulturą sprzężenia zwrotnego a pocieszającą, pozytywną kulturą sprzężenia zwrotnego?

  na szczęście nie., Ostatnie badanie, w którym obserwujemy wpływ informacji zwrotnej na uczących się języków, wykazało, że pochwały i krytyka mają różne efekty motywacyjne w zależności od poziomu wiedzy odbiorcy. Dla względnych nowicjuszy pozytywne opinie są konieczne, aby zwiększyć ich poczucie motywacji, wiarę w poprawę zdolności i zaangażowanie w nowe wyzwania. Z drugiej strony eksperci lepiej reagują na konstruktywne opinie, ponieważ starają się wyeliminować martwe punkty na drodze do opanowania swoich umiejętności., Badanie zauważa, że:

  ponieważ ludzie zdobywają wiedzę w dążeniu do celu, zmieniają się w kierunku poszukiwania negatywnego sprzężenia zwrotnego pozytywne sprzężenie zwrotne może być bardziej pouczające dla nowicjuszy — tych, którzy są mniej skłonni do wykonywania zadania dobrze – podczas gdy negatywne sprzężenie zwrotne może być bardziej pouczające dla ekspertów-tych, którzy są mało prawdopodobne, aby wykonać słabo.,

  nie oznacza to, że nie możesz przekazywać konstruktywnych informacji zwrotnych nowicjuszom ani pochwalić eksperta, ale warto o tym pamiętać, oceniając, ile i jakiego rodzaju informacji zwrotnej należy udzielić każdemu pracownikowi w oparciu o jego staż i wiedzę.

  najczęstsze wątpliwości dotyczące przekazywania natychmiastowych informacji zwrotnych

  1. strach: „mój pracownik nie polubi mnie tak bardzo, jeśli będę z nimi szczery”
     to zupełnie normalne martwić się reakcją pracownika na informacje zwrotne., Ludzie są biologicznie zaprogramowani, aby bronić się przed otrzymywaniem konstruktywnych informacji zwrotnych i prawdopodobnie jest to uczucie, z którym możesz się wczuć. Jednak na dłuższą metę milsze jest przekazywanie komuś informacji zwrotnej: odłóżcie więc na bok swoje obawy i powiedzcie mu to, co powinien usłyszeć.
  2. obojętność: „jeśli nie przeprowadzę tej rozmowy, to i tak z czasem będzie lepiej”
     nie jest fair wobec osoby (lub Twojej organizacji), aby pozostawić swoją poprawę próbom i błędom czasu., Chociaż błędy mogą się poprawiać, nie ma gwarancji, że osoba nie wróci do starych nawyków, jeśli robi to nieświadomie.
  3. zaprzeczenie: „prawdopodobnie robię wielką sprawę z niczego”
     łatwo jest bagatelizować potrzebę opinii — w końcu nie chcesz zranić czyjegoś uczucia bez dobrego powodu. Ale chociaż pochodzi to z miejsca empatii, utrzymywanie ciszy może prowadzić do rosnącej niechęci kosztem dobrej jakości pracy. Zamiast tego wprowadź empatię do rozmowy zwrotnej.,
  4. zażenowanie: „wydaje mi się, że tryskam, jeśli pochwalę kogoś bezpośrednio”
     79% Amerykanów opuszczających pracę cytuje niedocenienie jako powód rzucenia pracy; a według tego badania, pracownicy pożądają uznania nad innymi korzyściami-finansowymi lub innymi-więc istnieje duża szansa, że Twoi pracownicy docenią pozytywne opinie! Kultura pozytywnego sprzężenia zwrotnego ułatwia również pracownikom przyjmowanie konstruktywnych informacji zwrotnych w dalszej kolejności.,

  Adam Grant ' s top tip: Otwórz rozmowę zwrotną z tymi słowami: „daję ci te komentarze, ponieważ mam bardzo wysokie oczekiwania wobec ty i jestem pewien, że do nich dotrzesz.”

  the feedback sandwich

  istnieje podejście cookie cutter do opinii, które mogą być znane., Znany potocznie jako kanapka sh**, polega na masowaniu odbiornika sprzężenia zwrotnego pochwałą przed podaniem im wszelkich negatywnych opinii, które przyszedłeś dać; następnie powrót do pozytywnej nuty, aby złagodzić oparzenie.

  nasze rady? Nie używaj kanapki sprzężenia zwrotnego!

  

  jest to znana metoda, którą większość pracowników może wyczuć z odległości mili., Pozostawia je z niecierpliwością czekające na negatywne wiadomości i sprawia, że czują się cyniczni w odniesieniu do pochwał (nawet jeśli naprawdę tak myślisz!)

  Nie ma potrzeby bagatelizowania negatywnego zachowania lub nadmiernego zawyżania pochwał: po prostu powtórz, co pracownik powinien robić i co powinien zacząć robić.,

  inne rzeczy, których należy unikać przy udzielaniu informacji zwrotnej

  • podnosząc głos lub zachowując się agresywnie w jakikolwiek sposób;
  • zapominając, aby druga osoba miała swoje zdanie;
  • zakręcając osobę, gdy wydaje się zestresowana lub spiesząca;
  • odkładając informację zwrotną, aż przestanie być świeża w umyśle odbiorcy. Bądź na czasie z informacją zwrotną, zamiast zaskakiwać odbiorcę wydarzeniem, które wydarzyło się jakiś czas temu;
  • komentując to, co mówią inni — podziel się tylko swoją własną perspektywą., I zdecydowanie nie dawaj opinii swoim rówieśnikom! Opinie powinny być jak najbardziej prywatne, aby szanować uczucia drugiej osoby;
  • zakładając, że twoja perspektywa jest w 100% słuszna. Zawsze Słuchaj doświadczeń drugiej osoby. Pamiętaj: konstruktywna informacja zwrotna, a nie pouczająca informacja zwrotna.

  Najlepsza wskazówka Julie Zhuo: kiedy prosisz o opinię, zachowuj ją pozytywnie, pytając nie co poszło źle, ale „co mogłem zrobić dwa razy lepiej?,”

  kącik pracownika: jak przekazać opinię swojemu menedżerowi

  Informacje Zwrotne nie podróżują tylko w jedną stronę. W rzeczywistości, biorąc pod uwagę, że najlepsi menedżerowie to menedżerowie, którzy proszą o więcej informacji zwrotnych, informacje zwrotne powinny być również przenoszone w górę od pracowników do menedżerów. Pytanie brzmi, jak przekazać opinię przełożonemu?

  zwłaszcza jeśli jesteś nowy w kulturze sprzężenia zwrotnego, przekazywanie konstruktywnej informacji zwrotnej szefowi prawdopodobnie wydaje się ostatnią interakcją, którą chcesz mieć w pracy!, Na szczęście istnieje taktyczny sposób przekazywania menedżerowi natychmiastowej informacji zwrotnej, która nie nadepnie nikomu na palce: delikatnie zadawaj pytania.

  zadawanie pytań jest bardziej pośrednim sposobem zwrócenia uwagi na błędy szefa. To sugeruje, że może być inny sposób postępowania, pozostawiając ich władzę nienaruszoną.

  przykład 1

  nie: „zauważyłam, że wzięłaś kredyt za wykonanie mojej pracy!”

  tak: „Hej, dzięki, że powiedziałeś kierownikom o tym projekcie! Podałeś im moje nazwisko, gdyby mieli jakieś pytania dotyczące moich badań?,”

  przykład 2

  nie: „zauważyłem, że często anulujesz nasze 1:1 w krótkim czasie.”

  tak: „czy uważasz, że powinniśmy zaplanować nasze 1: 1 w innym czasie, aby nie zakłócały one Twojego harmonogramu tak bardzo?”

  wykorzystanie informacji zwrotnej do tworzenia dynamicznej kultury pracy

  pod koniec dnia, przekazywanie sobie nawzajem natychmiastowych informacji zwrotnych jest tylko jednym ze sposobów wzmacniania uczciwości i współpracy między pracownikami i menedżerami., Zamiast pracować z założeniem, że wszystko jest tak, jak powinno być, solidna kultura sprzężenia zwrotnego tworzy poczucie kontaktu między współpracownikami.

  i ostatecznie, udane sprzężenie zwrotne jest pozytywne. Dlatego w ramach platformy Leapsome upewniamy się, że wszystkie natychmiastowe informacje zwrotne są prywatne między nadawcą a odbiorcą. Jednocześnie publiczna ściana pochwalna przypomina zespołom o ich bieżących osiągnięciach, pokazując, że informacje zwrotne mogą być zarówno uroczyste, jak i konstruktywne.,

  „życie nie polega na tym, że rzeczy idą idealnie za pierwszym razem — chodzi o to, jak dostosowujemy się do tego, co otrzymujemy”
  — Joy Mayer, TEDxCoMo

  do ciebie & kolejne kroki

  zespół leapsome jest wściekły na opinie i chcemy szerzyć Ewangelię opinii na całym świecie! Teraz, gdy przeczytałeś ten wpis na blogu, prawdopodobnie czujesz się trochę bardziej zorientowany w tym, jak i kiedy udzielać konstruktywnych i pozytywnych opinii pracownikom., Ale jeśli uważasz, że coś przeoczyliśmy, lub jeśli nadal istnieją części natychmiastowych opinii, które nie pasują do ciebie, tweetuj nas na @Leapsome z hashtagiem # InstantFeedback.

  Kultura sprzężenia zwrotnego może być tak satysfakcjonująca, gdy jest dobrze wykonana — więc pozwól nam pomóc ci to zrobić dobrze. Funkcja natychmiastowej informacji zwrotnej Leapsome sprawia, że dawanie, uzyskiwanie i śledzenie informacji zwrotnych jest łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Ponadto integruje się z aplikacjami takimi jak Slack i Gmail, aby pomóc wpleść informacje zwrotne do struktury twojego życia zawodowego., Sprawdź nasze ebooki i posty na blogu, aby dowiedzieć się więcej, lub Zarejestruj się na bezpłatne demo, aby przetestować niesamowite funkcje platformy!