ze wszystkimi kapeluszami, które musi nosić właściciel firmy, nie zawsze jest łatwo poznać najlepsze zasady prawidłowego korzystania z firmowych kart kredytowych przez pracowników. Wielu właścicieli firm ma chęć i potrzebę tworzenia tych polityk, ale brakuje im kierunku, jak to zrobić.
zarówno małe, jak i duże firmy konsekwentnie starają się minimalizować wydatki związane z podróżami i innymi wydatkami ponoszonymi przez pracowników na rzecz firmy., Jednym z najlepszych sposobów na zmniejszenie niepotrzebnych wydatków pracowników jest tworzenie polityki korzystania z kart kredytowych pracowników. Aby ograniczyć nadużywanie karty kredytowej firmy, wymaga to określenia zasad i przepisów dotyczących sposobu korzystania z biznesowej karty kredytowej.
poniższe wskazówki oferują wgląd w sposób, w jaki firmy mogą skutecznie tworzyć polityki dotyczące kart kredytowych pracowników.
obowiązki Posiadacza Karty
jeśli firma wydaje karty kredytowe swoim pracownikom, musi wdrożyć zestaw zasad, które regulują korzystanie z karty., Pracownicy powinni być odpowiedzialni za bezpieczeństwo karty, a także za Prywatność wszelkich informacji związanych z firmą. Firma musi informować o limitach wydatków kredytowych, działaniach uznanych za naruszenia użytkowania i reperkusjach związanych z niewłaściwym użyciem karty. Pracownicy powinni upewnić się, że karta jest przechowywana w bezpiecznym miejscu, upewnić się, że konto karty jest wolne od nieuczciwych działań, a numer karty jest poufny. Firma powinna również stwierdzić, że biznesowa karta kredytowa może być używana tylko przez pracownika, a nie inną osobę.,
określanie limitów wydatków
firma powinna ustanowić zasady i wytyczne, które dyktują czynności lub transakcje, w których należy używać karty kredytowej. W większości przypadków wydatki powinny być ograniczone do potrzeb konkretnych pracowników na określone zadania lub Podróże. Każdy dział powinien mieć swoje własne limity wydatków, i powinny być sumowane i zsynchronizowane z ogólnym budżetem wydatków działu. Jako firma dobrze jest informować każdego pracownika o limitach wydatków w momencie wydania., Ponadto każdy pracownik nie powinien przekraczać tego limitu, a jeśli tak się stanie, musi pokryć wszelkie opłaty za przekroczenie limitu. Wreszcie, Karty kredytowe firmy nigdy nie powinny być wykorzystywane do zaliczek gotówkowych.
regularny raport użytkowania
firma potrzebuje procesu, aby utrzymać pracowników odpowiedzialnych za korzystanie z firmowych kart kredytowych. Na koniec każdego miesiąca pracownicy powinni przedstawić szczegółowy raport wszystkich opłat, wpływów i obowiązujących kodów księgowych., Każdy pracownik powinien upewnić się, że dołączają wpływy z wydatków do miesięcznego zestawienia przed przedłożeniem firmie do celów weryfikacji. Wszystko to należy zrobić na czas, aby uniknąć opóźnień w płatnościach. Dzięki temu firma z łatwością monitoruje swoje miesięczne wydatki, a audyt staje się prostszy.
Zakaz korzystania z kart na indywidualne wydatki
firma powinna być bardzo surowa w zakresie korzystania z karty kredytowej pracownika, ponieważ nikt nie może jej używać na osobiste wydatki., Krótko mówiąc, korzystanie z karty powinno być ograniczone do działalności biznesowej. Definicja osobistego użytku, w tym przypadku, jest wydatkiem niezwiązanym z funkcjonowaniem firmy. Firma powinna mieć szczególne konsekwencje dla każdego pracownika, który korzysta z karty na swoje osobiste wydatki.
przegląd użytkowania
jeśli firma wydaje karty kredytowe pracowników, zaleca się przeprowadzanie przeglądu użytkowania każdego pracownika w każdym miesiącu., Przeglądu karty powinien dokonać bezpośredni przełożony pracowników wraz z członkiem działu księgowości firmy. Przełożony pracownika powinien upewnić się, że korzystanie z karty jest ograniczone do tego, do czego była przeznaczona. Dodatkowo dział księgowości powinien sprawdzić, czy wszystkie rachunki i inne dokumenty wydatkowe złożone przez pracownika są autentyczne.
Dodatkowo firma musi mieć polisę na obsługę spornych opłat, a pracownicy przydzieleni do obsługi anulowania kart dla zwolnionych pracowników.,
każda firma, która używa firmowych kart kredytowych dla swoich pracowników, powinna mieć jasną, skuteczną i szczegółową politykę dotyczącą kart kredytowych pracowników, aby zapobiec wszelkiemu nadużyciu karty przez pracowników. Może uniknąć problemów lub nieporozumień i zapobiec wąskim gardłom w przypadku, gdy pracownik musi ponieść koszty związane z pracą i nie ma innej metody płatności.,