Wszystko, co musisz wiedzieć o zamówieniach zakupu

Co To jest zamówienie zakupu?

oczywistym punktem wyjścia byłaby odpowiedź na oczywiste zadanie, czym jest zamówienie zakupu? Zamówienia zakupu (POs) to dokumenty wysyłane od Ciebie, jako kupującego, do dostawcy z prośbą o produkty lub usługi jako zamówienie. Każdy PO będzie zawierać numer do śledzenia zamówienia zakupu w całym systemie, a także rodzaj przedmiotu, ilość i uzgodnioną cenę., Bardziej szczegółowe zamówienia będą zawierać więcej szczegółów, ale co do zasady, im więcej informacji podasz, tym bardziej skuteczny jest twój PO.

oto przykład dokumentu zamówienia:

status prawny zamówienia zakupu

kupujący powinni zawsze wyraźnie informować sprzedawców o żądaniach zmniejszenia lub wyeliminowania nieporozumień, gdy sprzedawca otrzyma PO. Jeśli kupujący kiedykolwiek odmówi zapłaty, sprzedawca pozostaje chroniony ze względu na prawnie wiążący status umowy dokumentu., Aby kupujący miał podobną ochronę, ważne jest, aby śledzić potwierdzenie zamówienia lub przyjęcie zamówienia.

zapewnienie solidnych warunków zamówienia zakupu obejmujących wszystkie istotne scenariusze, w tym szczegóły, takie jak data anulowania zamówienia, zapewni wyraźne granice utrzymania dobrych relacji z kluczowymi dostawcami.

jako dokumenty prawne niektórzy kredytodawcy komercyjni będą używać POs w celach informacyjnych przy udzielaniu pomocy finansowej organizacji, nazywa się to finansowaniem zamówień zakupu.,

„PO, Po zaakceptowaniu przez Sprzedawcę lub dostawcę, jest prawnie wiążącą umową między obiema stronami.”

różnica między zamówieniami a fakturami

Kupujący tworzą zamówienia, a sprzedający faktury. Sprzedawcy mogą wysyłać fakturę jako sposób odbioru płatności-w przypadku, gdy istnieją określone warunki płatności (netto 30, netto 60, FOB itp.) lub może wysłać fakturę z zerowym Saldem jako sposób na potwierdzenie otrzymania płatności za zamówienie.,

zarówno zamówienia zakupu, jak i faktury zawierają podobne informacje, takie jak adres rozliczeniowy i adres wysyłki. Faktury zazwyczaj odnoszą się do numeru zamówienia zakupu, z dodaniem numeru faktury, aby potwierdzić, że oba dokumenty są ze sobą powiązane i korespondują ze sobą. Kluczową różnicą jest to, że szczegóły zamówienia i inne informacje techniczne zawarte w zamówieniu zakupu na ogół nie są zawarte na fakturze.

przykład:

John, nabywca, otrzymał word dział w swojej organizacji wymaga nowego zestawu monitorów dla komputerów w biurze., Tworzy zamówienie zakupu, które wyszczególnia ilość i specyficzne wymagania dla monitorów.

firma odpowiedzialna za sprzedaż monitorów otrzymuje zamówienie. Po potwierdzeniu, że są w stanie dostarczyć zamówienie, zatwierdzają PO i przyjmują płatność lub wysyłają towar z oczekiwaniem płatności na podstawie wcześniej uzgodnionych warunków płatności. Po otrzymaniu płatności następuje realizacja zamówienia, a monitory są wysyłane z datą dostawy i informacjami o śledzeniu, a John otrzymuje fakturę.,

faktura potwierdza płatność wysłaną przed wysłaniem towaru lub zawiera termin płatności, jeśli pieniądze nie zostały wysłane wcześniej. John sprawdza fakturę, aby upewnić się, że pasuje do zamówienia zakupu, a następnie sprawdza kupon opakowania, aby upewnić się, że wszystkie zamówione przedmioty zostały otrzymane, a płatność jest wystawiana tylko za zamówione i otrzymane przedmioty, w procesie znanym jako dopasowanie trójstronne.

Zamówienia Zakupu są często mylone z innymi typami dokumentów., Ważne jest, aby zrozumieć różnice między zamówieniami i umowami, różnice między zamówieniami i zamówieniami roboczymi oraz różnice między zamówieniami i zamówieniami sprzedaży.

śledzenie zamówień

ważne jest, aby śledzić zamówienia przez cały proces zamówień, aby upewnić się, że otrzymujesz zamówione towary lub usługi i płacisz tylko raz za te produkty., Pojedynczy przedsiębiorca lub mała firma może zacząć od śledzenia zamówień zakupu w programie excel podczas korzystania z formularza szablonu zamówienia zakupu, a co gorsza w duplikacie lub potrójnym arkuszu zamówień. Im więcej osób zaangażowanych i tym większa ilość przetwarzanych POs mnoży liczbę problemów, które mogą wystąpić. System PO dla małych firm powinien obejmować podstawową potrzebę śledzenia wszystkich transakcji zakupu i wiele więcej. Zapewnienie pełnej ścieżki audytu związanej z każdym zakupem przy jednoczesnym egzekwowaniu najlepszych praktyk dotyczących zamówień.,

możliwość śledzenia i łatwego raportowania wszystkich rodzajów zamówień zakupu, w tym zamówień ogólnych, jest koniecznością, aby uzyskać pełny wgląd w wydatki. Umożliwia również działom finansowym usprawnienie procesu uzgadniania zleceń zakupu i płatności. Widoczność całego procesu, w tym zautomatyzowanego raportu otwartego zamówienia zakupu, zapewni oszczędność czasu i nic nie zostanie pominięte podczas fakturowania.

transformacja cyfrowa jest kluczowym celem dla wielu organizacji, a transformacja zamówień jest kluczowym elementem tego większego celu., System PO Online będzie śledzić elektroniczne zamówienia zakupu przez cały proces. Nie potrzebujesz dedykowanego działu zakupów, aby poczuć korzyści płynące z Cyfryzacji.

Dlaczego zamówienia zakupu są ważne dla Twojej firmy

istnieje wiele organizacji, które nie korzystają z zamówień zakupu, ponieważ uważają, że Papierkowa robota jest tylko przeszkodą lub niepotrzebnym krokiem w procesie, ponieważ mają stałe relacje robocze z dostawcami. Kiedy małe firmy są jeszcze w fazie uruchamiania, mają tendencję do dość organicznego procesu zakupu, który jest prosty i prosty., Ale wraz z rozwojem firmy i zaangażowaniem większej liczby rąk od początku do końca, proces zmienia się wraz z rozwojem i ewolucją relacji z dostawcami.

w pewnym momencie rozwoju firmy wymagania zakupowe stają się bardziej złożone, pilne lub specyficzne, co oznacza, że komunikacja może stać się trudna i pozostawić wiele miejsca na błędy, Jeśli zamówienia zakupu nie są używane lub brakuje określonego poziomu szczegółowości.

Jeśli kupujący otrzyma zamówienie bez numeru PO w celach informacyjnych, może to być kłopotliwe, aby dowiedzieć się, gdzie żądanie poszło nie tak., I w tym momencie jest prawdopodobne, że zarówno faktura, jak i płatność zostały wysłane – co zwiększa złożoność sytuacji prawnej między dwiema stronami.

zlecenie zakupu służy jako prawnie wiążący dokument, zawierający jasne instrukcje dla sprzedawcy i ścieżkę audytu, która jest dostępna w celach informacyjnych, gdy coś pójdzie nie tak.

Dlaczego musisz zautomatyzować proces zamawiania

Jeśli Twoja firma korzysta obecnie z systemu papierowego, prawdopodobnie tworzysz zbyt wiele dokumentów., Wiele firm będzie przetwarzać do siedmiu dokumentów w trakcie cyklu zakupowego, w tym zapotrzebowania, zamówienia zakupu, oferty, potwierdzenia zamówienia, otrzymane uwagi dotyczące towarów, dowody pakowania i faktury. To dużo do śledzenia, a kiedy wziąć pod uwagę, że trzeba śledzić to wszystko przy każdym zakupie, poleganie na papierze staje się nieco przytłaczające. Potrzebne jest lepsze zarządzanie zamówieniami zakupu.

dobre prowadzenie dokumentacji jest niezbędne przy zakupach i zamówieniach, ale zapisy w formie papierowej mogą być łatwo utracone, uszkodzone lub zniszczone., Trudniej jest znaleźć zduplikowane wnioski i zakupy, faktury i brakujące transakcje, które kosztują Twoją firmę zarówno czas, jak i pieniądze. Systemy papierowe wymagają również stosowania wydajnego systemu archiwizacji, który jest regularnie aktualizowany. Ten system archiwizacji zajmie znaczną przestrzeń w biurze, tylko rośnie z czasem i zajmie wiele godzin, aby utrzymać i działać płynnie.

automatyzacja procesu zamówień za pomocą oprogramowania do zamówień, takiego jak PurchaseControl, umożliwia digitalizację całego procesu zamówień za pomocą elektronicznych zamówień i innych dokumentów., Wszystkie ważne dokumenty są śledzone w scentralizowanym systemie ze ścieżką audytu, która informuje, kto podejmuje jakie działania na dokumencie. Ponadto możesz przesyłać inne dokumenty do dostawców i zamówień zakupu, takie jak wcześniejsze umowy, dodatkowe warunki i harmonogramy płatności, aby z łatwością śledzić wszystkie informacje o sprzedawcy i inne szczegóły.

dzięki automatyzacji zamówień wszystko jest przechowywane w jednym systemie, dział zobowiązań również korzysta, ponieważ łatwiej jest im konwertować zamówienia na faktury do zapłaty, co ułatwia przetwarzanie płatności.,

jak zintegrować zamówienia zakupu z firmą

zacznij od oceny, w jaki sposób Twoja firma obecnie obsługuje zakupy, a następnie zastanów się, w jaki sposób chcesz kontrolować, co twój zespół może kupić i jak przetworzy cały proces zakupu. Następnie będziesz mógł stworzyć system zamówień, który będzie odpowiedni do potrzeb Twojej firmy.

zamówienia zakupu i zamówienia zakupu

Jeśli Twoja organizacja nie korzysta obecnie z zamówień zakupu, prawdopodobnie nie zarządzasz procesem, który śledzą Twoi pracownicy, gdy chcą coś kupić., Przechodząc na elektroniczny system zakupów, będziesz mógł stworzyć formalny proces zakupu, który kontroluje, kto jest w stanie kupić co i ile pieniędzy może wydać bez dalszej zgody. W przypadku zamówień o wyższej wartości należy wprowadzić skuteczną kontrolę zleceń zakupu za pomocą procesów zatwierdzania zleceń zakupu, aby upewnić się, że odpowiednie osoby podpisują się przed podjęciem zobowiązania. Ostatecznie zwiększona kontrola i wgląd w nawyki związane z wydatkami Twojej firmy zapewni Ci możliwość podejmowania decyzji opartych na danych w celu poprawy organizacji.,

zacznij od użycia rekwizycji, które pozwalają twojemu zespołowi złożyć formalną prośbę o materiały lub rzeczy potrzebne do wykonania swojej pracy. Być może już to robisz – po prostu poproś swój zespół o wysłanie e-maila do swojego menedżera z prośbą, a następnie poproś menedżera o dokonanie zakupu.

zamiast tego, tworząc ustandaryzowany formularz zamówienia zakupu i wymagając od wszystkich pracowników, aby z niego korzystać, zapewnia otrzymywanie zapotrzebowania nie jest stratą niczyjego czasu., Posiada wszystkie informacje potrzebne do zatwierdzenia zapotrzebowania i automatycznie dołącza je do odpowiedniego zamówienia zakupu po zatwierdzeniu zapotrzebowania.

budżety

gdy Twoi pracownicy zaczną korzystać ze standardowego zapotrzebowania na zakup, będziesz mógł tworzyć budżety na podstawie średnich miesięcznych wydatków i śledzić, co kupuje Twój zespół. Dzięki tym danym możesz zacząć sprawdzać, w jaki sposób Materiały eksploatacyjne są wykorzystywane i zacząć szukać możliwości oszczędności., Osoby wyznaczone jako osoby zatwierdzające będą odpowiedzialne za utrzymanie budżetu, a jeśli ludzie przekroczą budżet, osoba zatwierdzająca może nie być w stanie zatwierdzić żadnych wymagań dotyczących zakupu, które nie są absolutnie niezbędne do natychmiastowych potrzeb.

rabaty ilościowe

gdy pracownicy zaczną składać zamówienia, osoby zatwierdzające mogą łatwo rozpoznać wzorce zakupów. Dzięki temu mogą składać zamówienia zbiorcze i żądać rabatów ilościowych, jeśli są dostępne., Gdy zapytania są tworzone cyfrowo, czas przetwarzania jest znacznie skrócony, ponieważ najczęściej żądane elementy można dodać do katalogu od najlepszego dostawcy za najlepszą możliwą cenę.

przechodząc od zapotrzebowania do zamówienia

Po tym, jak zapotrzebowanie na zakup jest standardowym procesem w Twojej firmie, przechodzisz do tworzenia zamówień na podstawie tych wymagań. Musisz skontaktować się z dostawcami, aby poinformować ich, że będziesz teraz składać formalne zamówienie zakupu przed wysłaniem płatności., Dostawcy prawdopodobnie nie będą na to narzekać, ponieważ ma to znaczące korzyści dla obu stron.

gdy osoby zatwierdzające otrzymają wnioski, które muszą zostać spełnione, kupujący wypełni niezbędny formularz zamówienia i wyśle je do sprzedawcy. Następnie Sprzedawca poinformuje o wszelkich wątpliwościach lub problemach związanych z zakupem, jeśli takie istnieją. Jeśli nie, wysyłają zamówienie i fakturę po otrzymaniu płatności.

dzięki systemowi e-zamówień łatwo przekształcić zapotrzebowanie na zamówienie w zamówienie zakupu., Numer zapotrzebowania jest dołączony do numeru zamówienia zakupu, dzięki czemu można śledzić zakup od wniosku do otrzymania i płatności. Po zatwierdzeniu zapotrzebowania przez osobę zatwierdzającą może ono zostać automatycznie przekonwertowane na zamówienie zakupu u wybranego przez siebie dostawcy.

Integracja zapotrzebowania i zamówień zakupu może zająć trochę czasu, aby dostosować i ujednolicić. Ale w ten sposób zwiększa się zdolność do śledzenia wydatków i usuwania kłopotów związanych z zakupami., Wgląd w nawyki związane z wydatkami firmy ma kluczowe znaczenie dla utrzymania rozwoju firmy, a proces ten jest jednym ze sposobów, w jaki można go osiągnąć.