ce este o factură?
o factură este ceea ce trimiteți unui client după ce ați livrat produsul, dar înainte de a fi plătit. Factura indică clientului dvs. cât trebuie să vă plătească și stabilește condițiile de plată pe care trebuie să le urmeze. Vânzătorii o numesc uneori „factură de vânzare”.”
Dacă vindeți unei companii, suma facturată este introdusă ca Conturi plătibile pe banii finali care ies din buzunar. Pentru contabilitatea dvs., devine un element în conturile dvs. de încasat-bani care intră în buzunar.,
facturile lasă, de asemenea, o urmă de hârtie. E un lucru bun. În cazul în care veți fi auditat, veți avea nevoie de facturi organizate, numerotate, astfel încât să puteți explica IRS de unde provin banii dvs.
ce este o factură nu?
există câteva forme financiare care sunt similare cu o factură, dar joacă roluri diferite. Deoarece acestea sunt adesea amestecate de antreprenori noi la facturare, merită menționate aici.
o factură nu este o comandă de achiziție
o comandă de achiziție este trimisă de un client unui furnizor, solicitând bunuri sau servicii., Este trimis înainte ca factura să fie creată vreodată. În calitate de furnizor, veți primi o comandă de achiziție, veți îndeplini comanda și apoi veți trimite o factură pentru a colecta plata.
o factură nu este o factură
o factură este trimisă pentru a colecta plata imediată. De exemplu, atunci când mergeți la un restaurant, serverul nu vă oferă o factură la sfârșitul mesei—vă oferă o factură.
o factură nu este o chitanță
o chitanță este o simplă confirmare oficială că o comandă a fost completată și plătită., Dacă trimiteți clientului dvs. o chitanță, veți face acest lucru după ce ați trimis deja o factură și ați fost plătit.
ce este pe o factură?
fiecare factură pe care o trimiteți trebuie să includă următoarele.
data
clientul dvs. are nevoie de acest lucru, astfel încât să știe cât timp trebuie să vă plătească. Fiecare factură include data la care a fost trimisă. În funcție de șablonul pe care îl utilizați, acesta poate include și o dată scadentă pentru plată.
nume și adrese
asta înseamnă atât numele și adresa dvs., cât și a clientului., Chiar dacă trimiteți factura prin e-mail, ar trebui să încercați să includeți adrese poștale. Dacă clientul dvs. trebuie să vă trimită prin poștă o copie fizică a unui formular fiscal (Formularul 1099 MISC, de exemplu), acest lucru va face lucrurile mai ușoare pentru ei.toate informațiile dvs. de contact ar trebui să fie incluse, în cazul în care clientul are o întrebare și nu este sigur cum să vă contacteze.
o listă detaliată a tarifelor pentru
arată de unde provine suma datorată. Fiecare produs pe care îl taxați trebuie introdus ca un element rând separat, cu un preț și o cantitate., Toate elementele de linie sunt adăugate în partea de jos și, dacă este necesar, se aplică impozit. Asigurați-vă că „suma totală” este frumoasă și clară.
condiții de plată
aceasta este perioada de timp în care un client trebuie să vă plătească. Termenii tipici sunt „Net 30 „sau”Net 14” —adică 30 de zile, respectiv 14 zile.
dacă oferiți clienților dvs. reduceri pentru plata anticipată, aceste informații vor fi incluse aici. Notând „2/10 Net 30” înseamnă că un client are 30 de zile pentru a vă plăti, dar dacă plătește în termen de zece zile, le veți oferi o reducere de 2%. Fii explicit cu privire la orice taxe de întârziere în cazul plăților întârziate.,în unele cazuri, este posibil să doriți să utilizați un plan de plată în care efectuați plăți parțiale în timp. Acest lucru poate ajuta clienții care se luptă să efectueze plăți.cu cât termenii de plată sunt mai scurți, cu atât mai bine. Noțiuni de bază plătit mai repede este mare pentru fluxul de numerar.
lectură suplimentară: un ghid rapid pentru facturile Proforma
numărul facturii
fiecare factură pe care o trimiteți trebuie să fie marcată clar cu un număr unic. Acest număr poate fi de fapt o combinație de Litere și cifre. Numerele facturilor sunt importante din două motive.
1. Te țin organizat., Numerele facturilor vă pot ajuta să urmăriți munca pe care ați făcut-o. De exemplu, să presupunem că spălați geamurile pentru YMCA locală. Formatul facturii poate fi ” YMCA (număr).”Când vă uitați înapoi în înregistrările dvs., veți ști că factura YMCA001 a fost prima factură pe care ați trimis-o către YMCA, iar YMCA046 a fost a 46-a.
2. Dacă sunteți auditat, IRS va căuta neconcordanțe de facturare ca semn că ați raportat greșit veniturile.
cum pregătesc o factură?
există trei modalități comune de pregătire a unei facturi.
1., Utilizați un șablon
cu această metodă, puteți utiliza un șablon software-în Microsoft Word sau Excel, de exemplu—de fiecare dată când trimiteți o factură. Aceste șabloane sunt ușor de utilizat, dar arată ca facturi profesionale. Puteți fie să atașați factura la un e-mail, fie să o imprimați și să trimiteți o copie fizică. Există o mulțime de șabloane gratuite de mai jos.
2. Utilizați software de contabilitate
multe tipuri de software de contabilitate vă permit să completați un șablon de factură. Unii vă vor permite chiar să trimiteți prin e-mail factura din aplicație pentru a eficientiza procesul., Această abordare are sens doar dacă utilizați deja același software pentru nevoile dvs. de contabilitate obișnuite. În caz contrar, un software de facturare—cum ar fi FreshBooks—poate fi o alegere mai bună.
3. Completați o factură de hârtie
unii proprietari de afaceri ar dori să scoată calculatoarele din ecuație cu totul. Puteți completa întotdeauna un formular de factură fizică. Acestea vin în tampoane, și le puteți cumpăra de la cele mai mari magazine de aprovizionare de birou. Sau puteți comanda unele de pe Amazon.,dacă sunteți o afacere mică și nu trimiteți multe facturi, este posibil să nu fiți pregătit pentru software specializat sau un serviciu precum FreshBooks. În acest caz, puteți crea rapid facturi online folosind șabloane și generatoare gratuite. Iată câteva dintre cele mai simple și mai eficiente, organizate după format.
șablon Microsoft Excel
puteți obține un șablon gratuit, factură de bază în .formatul xlsx aici. Bun pentru Excel 2007 sau mai târziu.dacă nu sunteți pasionat de foi de calcul, puteți crea un.,fișier docx cu acest șablon gratuit. Este bun pentru Word 2007 sau mai târziu.
șabloane Google Doc și Google Sheets
există o bună selecție de șabloane simple de factură atât pentru Google Doc, cât și pentru foile Google disponibile din factura simplă. Puteți găsi lista aici. După ce deschideți factura pe care doriți să o utilizați, Mergeți la fișier și selectați „faceți o copie…” pentru a crea o copie pe care o puteți edita.
generator de facturi online
puteți crea o factură foarte simplă folosind generatorul de facturi gratuite., Când utilizați instrumentul, acesta vă salvează automat informațiile, astfel încât să puteți crea facturi mai rapid în viitor.