luarea de minute bune la o întâlnire a Consiliului este un rol important și satisfăcător. Procesul-verbal al ședinței Consiliului de administrație este mai mult decât o contabilitate generală a discuțiilor Consiliului de administrație; ele servesc drept evidență oficială și legală a ședinței Consiliului de administrație. Minutele sunt utilizate într-o varietate de moduri, inclusiv urmărirea progresului, detalierea planurilor viitoare și servind ca punct de referință. Printre altele, procesul-verbal al ședinței dvs. ar trebui să reflecte o înregistrare a moțiunilor, voturilor și abținerilor.,
luarea minutelor pentru o întâlnire de Consiliu – pas cu pas
în rolul dvs. de secretar, veți avea, în esență, patru pași implicați în înregistrarea minutelor eficiente pentru o întâlnire. Va trebui să petreceți puțin timp planificând înainte de întâlnire, să luați notițe în timpul întâlnirii și să scrieți un raport oficial după întâlnire. Veți fi, de asemenea, responsabil pentru depunerea și partajarea procesului-verbal al fiecărei întâlniri.,
Pasul 1: Pregătirea pentru ședința Consiliului de administrație
în procesul de învățare a procesului-verbal al ședinței pentru o ședință a Consiliului de administrație, este important să rețineți că fiecare organizație își înregistrează minutele puțin diferit. Aveți o discuție cu președintele Consiliului de administrație despre orice formate actuale sau așteptate pe care vă așteptați să le utilizați. Examinați minutele anterioare ale ședinței pentru a le utiliza ca șablon. Cereți președintelui Consiliului o copie a ordinii de zi a ședinței, inclusiv numele tuturor participanților, inclusiv invitații sau vorbitorii.,
Pasul 2: luând o înregistrare a reuniunii Consiliului
cu excepția cazului în care organizația dvs. vă cere să tastați note la întâlnire, puteți fie să le tastați sau să le scrieți cu mâna lungă. Utilizarea unui șablon puternic de minute de întâlnire vă poate ajuta să mențineți minute mai structurate. Cele mai importante două lucruri pe care trebuie să le știți atunci când înțelegeți cum să luați minute la o întâlnire a Consiliului de administrație este ce informații să înregistrați și cum să le prezentați.,reuniune de minute
Cum te detaliu discuțiile în timpul unei ședințe este la fel de important ca și asigurându-vă că pentru a include toate informațiile din gloanțe a arătat mai sus., Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, scrieți o scurtă declarație a fiecărei acțiuni întreprinse de consiliu, împreună cu o scurtă explicație a motivării deciziei lor. Dacă există argumente extinse, scrieți un rezumat succint al argumentelor majore.înregistrați discuțiile în mod obiectiv, evitând remarcile inflamatorii și observațiile personale. O modalitate bună de a face acest lucru este prin evitarea adjectivelor și adverbelor ori de câte ori este posibil. Verificați limba dvs. pentru a vă asigura că este clară, lipsită de ambiguitate și completă.după cum sa menționat mai devreme, procesul-verbal este o înregistrare oficială și legală a ședinței Consiliului., Într-o arenă juridică, se presupune că procesul-verbal al ședinței este corect și poate fi folosit ca dovadă juridică a faptelor pe care le raportează. Documentați discuțiile Consiliului de administrație pentru a reflecta cu exactitate acțiunile și intențiile directorilor Consiliului de administrație. Consiliile au răspundere juridică, deci păstrați informațiile de bază și limbajul simplu pentru a evita orice complicații juridice care plasează organizația într-un dezavantaj în orice procedură judiciară. Utilizați nume numai atunci când înregistrați mișcări și secunde.,după întâlnire, veți dori să scrieți înregistrarea oficială atunci când totul este încă proaspăt în mintea dvs., așa că pregătiți înregistrarea cât mai curând după întâlnire, după cum puteți.
Descărcați nostru plin de Minute de Întâlnire Kit!
Pas 3: Scrierea Oficial al Reuniunii Consiliului de Minute
Revizuire ordinea de zi pentru a obține complet domeniul de aplicare al reuniunii. Adăugați note pentru clarificare. Examinați acțiunile, moțiunile, voturile și deciziile pentru claritate., Editați înregistrarea astfel încât minutele să fie succinte, clare și ușor de citit.este mai bine să atașați fișele de întâlnire și documentele la care s-a făcut referire în timpul întâlnirii la copia finală, decât să rezumați conținutul în procesul-verbal.
Pasul 4: semnarea, depunerea și partajarea minutelor
odată ce minutele de întâlnire sunt scrise complet, sunteți responsabil pentru a le face oficiale, având secretarul Consiliului de administrație să le semneze. Organizația dvs. poate solicita, de asemenea, semnătura președintelui.,
ca parte a procesului-verbal pentru o întâlnire a Consiliului de administrație, trebuie să respectați întotdeauna statutul și protocoalele organizației dvs. pentru stocarea minutelor. Este o idee bună să aveți copii de rezervă fie în imprimare, un hard disk sau (cel mai bun caz) un portal de bord.
Secretarul are, de asemenea, responsabilitatea pentru partajarea proceselor-verbale. Asigurați-vă că președintele a aprobat minutele înainte de partajarea în format tipărit sau online.,
- eșecul de a documenta un cvorum
- descrierea ambiguă a acțiunilor Consiliului
- inclusiv informații care ar putea dăuna Consiliului într-un sens juridic
- întârzieri îndelungate în furnizarea de minute după o întâlnire
- întârzieri în aprobarea minute de la întâlniri anterioare-greșeli lipsă
- eșecul de a depune și de a gestiona documente
- conștient de faptul că scopul de a lua procesul-verbal al ședinței este de a reflecta adevăratele intenții ale Consiliului și că acestea sunt un cazier oficial și legal., Având în vedere amploarea de detaliu și complexitate de proces asociat cu documentatia de minute de întâlnire, în procesul de învățare cum să luați câteva minute pentru o ședință de consiliu multe organizații se pare că, folosind un instrument, cum ar fi portal bord software-ul, vă ajută să facă acest lucru mai ușor și mai eficient, și în cele din urmă ridică performanța organizațională. Oricât de serioasă este slujba, sarcina de a lua și pregăti minute este o experiență plină de satisfacții și edificatoare.
Urmăriți videoclipul nostru despre cum să luați minute la o ședință de Consiliu de la BoardEffect!