Managementul documentelor este procesul de gestionare a documentelor astfel încât informațiile să poată fi create, partajate, organizate și stocate eficient și adecvat. Ca atare, învățarea creării unui sistem de gestionare a documentelor este esențială pentru companii.pentru multe companii, accentul unui sistem de gestionare a documentelor este pe organizarea și stocarea documentelor. Ei doresc să poată stoca documente într-un mod organizat și sigur, care să permită în continuare găsirea cu ușurință a documentelor., Acest articol vă va arăta cum să creați un sistem de gestionare a documentelor care face exact acest lucru.
provocarea: amestecarea vechi și noi
Dacă tastați „document management system” în orice motor de căutare, veți obține liste lungi de document management „soluții”, multe oferind software sau aplicații care promovează avantajele de a avea un birou informatizat.cu toate acestea, software-ul sau aplicațiile de gestionare a documentelor sunt concepute pentru a îmbunătăți gestionarea fișierelor electronice de către compania dvs., Problema este că multe întreprinderi mici trebuie să se ocupe de un amestec de date de modă veche pe hârtie și fișiere electronice-și, în unele cazuri, proporția datelor pe hârtie este mult mai mare.o soluție la problema unui mediu de date mixt ar fi să utilizați un sistem de imagistică a documentelor pentru a converti toate documentele afacerii dvs. în format electronic. Dar acest lucru este prea scump și consumatoare de timp pentru multe întreprinderi mici.,vestea bună este că puteți pune elementele de bază ale unui sistem de gestionare a documentelor în loc fără a cumpăra orice software special sau trece prin imagini de documente en-gros. Sistemul nu trebuie să fie complex, trebuie doar să investești ceva timp în planificarea și implementarea acestuia.,
3 Pași pentru un Sistem de Management al Documentelor
configurarea unui sistem de management al documentelor implică trei pași:
- de a Crea un document plan de management
- Implementarea documentului planul de management
- Urmareste prin
primul pas este cel mai detaliat, astfel încât să-l exploreze în continuare.
crearea unui plan de management al documentelor
primul pas implică răspunsul la aceste patru întrebări:
1. Care sunt regulile pentru crearea documentelor?,facturi, scrisori de memento de plată, broșuri de vânzări, e—mail, bilanțuri, foi de calcul, rapoarte-toate întreprinderile creează o varietate de documente în cursul desfășurării și urmăririi afacerii. Și pentru a menține lucrurile organizate, toate întreprinderile trebuie să stabilească reguli pentru crearea documentelor.
- există șabloane interne pentru unele dintre documentele dvs. standard de afaceri, cum ar fi scrisori și facturi și unde se află acestea?
- există un ghid de stil intern care trebuie urmat?
- ar trebui ca documentele noi să fie datate sau ștampilate?,
- ce proceduri trebuie urmate pentru partajarea sau revizuirea documentelor?pentru unele întreprinderi mici, singurul punct care contează va fi locul în care se află șabloanele pentru diverse documente de afaceri și modul de utilizare a acestora. Dar dacă crearea documentelor în cadrul afacerii dvs. implică colaborarea, revizuirea sau actualizarea documentelor de către persoane diferite, va trebui să petreceți ceva timp pentru a decide cum trebuie făcute aceste lucruri pentru a asigura eficiența și consecvența.
2. Cum vom stoca documentele?,există costuri asociate cu stocarea—cea mai mare dintre acestea, pentru majoritatea întreprinderilor mici, este probabil costul timpului pierdut atunci când oamenii caută documente. Deci, întrebarea este: cum vor fi depuse documentele? Cheia pentru depunerea documentelor este de a urma bunele practici de gestionare a fișierelor. Un sistem clar, ușor de urmărit este esențial.de asemenea, trebuie să știți cum veți arhiva documentele. Cum veți gestiona fișierele care nu sunt actualizate sau doar gata să fie mutate în arzătorul din spate din sistemul dvs. de gestionare a documentelor?,aproape de începutul fiecărui an, de exemplu, ar trebui să parcurgeți diferitele fișiere legate de muncă de pe computer, să le eliminați pe cele care nu mai sunt actuale și să creați foldere noi etichetate după an și subiect, mutând fișierele după cum este necesar. Puteți face același lucru cu fișierele de hârtie, nu este dificil să eliminați documente vechi dintr-un folder de fișiere și să creați unul nou cu „vechi” în titlu. Unele programe software oferă opțiuni de arhivare automată.
3. Cum poate fi simplificată preluarea documentelor?,
această întrebare este inima sistemului dvs. de gestionare a documentelor. Într-un sondaj realizat de către Leger Marketing pentru Xerox Canada, Canadian mici și mijlocii proprietari de afaceri și manageri, în medie, a spus acesta costa $2,152 un an pentru a gestiona și stoca documente și aproximativ o oră pe zi pentru a căuta aceste documente.încă o dată, bune practici de depunere poate merge un drum lung spre rezolvarea problemei. Dacă faceți lucruri cum ar fi să urmați în mod constant convenții stricte de denumire, de exemplu, documentele vor fi mult mai ușor de găsit.,și dacă sunteți un proprietar unic sau un proprietar de afaceri cu angajații, ar trebui să creați o listă de locații de fișiere, care va reaminti utilizatorilor în cazul în care anumite tipuri de fișiere du—te-și în cazul în care pentru a le găsi. Nu uitați să includeți dacă fișierul va fi sau nu pe sistemul computerului dvs., pe un server intern, în cloud sau depus într-o locație fizică, cum ar fi un dulap de evidență. De exemplu, să presupunem că utilizați imagini, videoclipuri sau chiar fotografii pe hârtie în afacerea dvs., O intrare în fișierul dvs. lista de locații ar putea fi:
- imagini Digitale/video: calculator (sau server)—drive E:/photos-file în caz pot folder
Hârtie fotografii: dulap 3—Fotografii—alpha de subiect
Partajate în rețea sau cloud-uri ar trebui să fie etichetate în funcție de conținut, cum ar dulap cu sertare.
4. Cum putem face și păstra documentele noastre în siguranță?prima linie de apărare pentru securitatea documentelor este asigurarea fizică a spațiilor comerciale., Toate întreprinderile, chiar și cele de acasă, trebuie să aibă instalate sisteme de securitate.de asemenea, companiile pot avea nevoie sau doresc să investească în alte dispozitive de securitate, cum ar fi bare de ferestre, camere de securitate sau servicii de patrulare. Puteți petrece tot timpul pe care doriți să creați parole și criptarea fișierelor în încercarea de a vă proteja fișierele electronice, dar nu contează prea mult dacă cineva poate doar să rătăcească și să vă fure computerul.,a noastră (și în timpul prânzului, dacă nimeni de încredere nu este prezent)
- imagini Digitale/video: calculator (sau server)—drive E:/photos-file în caz pot folder
- backupul documentelor electronice în mod regulat, de preferință în afara site-ului pentru a vă proteja împotriva ștergerii datelor dvs. de afaceri de dezastre naturale
- restricționarea accesului utilizatorilor la anumite documente, aplicații și foldere pe orice computere partajate
- prevenirea furtului angajaților prin efectuarea de verificări de fond și de referință ca parte planul răspunzând la întrebările de mai sus, sunteți gata să-l pună în aplicare., Asigurați-vă că întregul personal cunoaște detaliile sistemului de management al documentelor companiei dvs. și că toată lumea urmează procedurile adecvate atunci când creează, stochează și recuperează documente.de asemenea, va trebui să vă asigurați că toți cei care accesează și utilizează documente din cadrul organizației dvs. respectă denumirea și stocarea consecventă a documentelor în mod corespunzător. Verificați la fața locului în mod regulat pentru a testa dacă anumite fișiere pot fi găsite cu ușurință și pentru a vă proteja împotriva greșelilor. Chiar și neglijența ocazională poate arunca întregul sistem.,puteți configura un sistem de gestionare a documentelor într-o zi, dar implementarea acestuia în mod consecvent în timp va fi cheia succesului său. Recompensele sunt uriașe – veți economisi tone de timp și veți câștiga liniște sufletească.,div>
div>div>
>