scrierea unei note de condoleanțe nu este niciodată ușoară-și poate părea și mai dificilă atunci când scrieți una pentru un client. Este o luptă pentru a atinge nivelul corect de emoție, a spune ceva semnificativ și a fi autentic. Jonglarea toate acestea pentru a crea câteva propoziții este greu! în funcție de cât de bine vă cunoașteți dvs. și clientul dvs., puteți trimite un coș de cadouri mic, ieftin de simpatie sau un coș de cadouri consistent și brânză cu o notă personală., Dacă nu ați cunoscut persoana care a murit, acest lucru prezintă un set diferit de provocări. Nu există amintiri plăcute de împărtășit, nici povești emoționante din trecut pe care să le legăm. pasul 1: Înțelegeți eticheta de e-mail a clientului
scrierea de note de condoleanțe profesionale, totuși, urmează un cod de etichetă rigid., În unele privințe, acest lucru le face mult mai ușor de creat, Spre deosebire de protocolul tipic de condoleanțe. Dacă încercați să veniți cu un e-mail de condoleanțe potrivit pentru un client, iată câteva sfaturi pe care trebuie să le cunoașteți.
Pasul 1: Înțelegeți eticheta de e-mail a clientului
există câteva coduri ironclad pentru eticheta de e-mail a clientului. Indiferent de tipul de e-mail pe care îl trimiteți, un ton profesional este extrem de important. Inclusiv emojis drăguț, argou, abrevieri, și comenzi rapide nu funcționează. Acest lucru este valabil și pentru o notă de condoleanțe. S—ar putea să vă întâlniți ca flippant și nepăsător-chiar dacă acesta este ultimul lucru pe care îl doriți!,
exprimarea nivelului corect de emoție este esențială, de asemenea. A fi uscat și lipsit de simpatie este crud. În această perioadă dificilă, sprijinul este crucial. Nu virează în cealaltă extremă, fie. Nivelurile melodramatice de simpatie sunt foarte nepotrivite. dacă nu ați întâlnit niciodată persoana care a murit, acest lucru poate părea foarte nesincer. Nu face relația ta, sau conexiune la decedat, mai mult decât este.
Pasul 2: Alegeți o linie de subiect corespunzătoare
ce ar trebui să puneți în linia de subiect a unui e-mail de condoleanțe? Poate fi tentant să-l lăsați necompletat dacă nu știți ce să spuneți. Trimiterea unui e-mail cu o linie de subiect goală este nepoliticoasă, așa că rezistă tentației. Evitați să fie vorbăreț, fie. Ca de obicei, a fi succint este cea mai bună opțiune.
cum ați clasifica focalizarea e-mailului dvs.? Depinde de cât de bine îți cunoști clientul. Dacă nu le cunoașteți bine, luați în considerare categoriile de secțiuni de felicitări din supermarket., Puteți utiliza aceste categorii pentru a completa linia de subiect a e-mailului dvs.
folosind un cuvânt sau o expresie ca „condoleanțe” sau „cu simpatie” sunt opțiuni de mare. Dacă ați cunoscut bine clientul sau decedatul, o opțiune mai personalizată este cea mai bună. Încercați ceva de genul „Îmi pare rău pentru pierderea dvs.” sau „știri triste”. Oricare dintre aceste opțiuni sunt linii de subiect adecvate.
Pasul 3: Începeți să vă scrieți e-mailul
alegerea a ceea ce să spuneți va ajuta la restrângerea sălbăticiei opțiunilor. Când faceți aceste alegeri, amintiți-vă regula de aur: nu presupuneți niciodată. Este ușor de făcut atunci când creați o notă de condoleanțe., Când se luptă pentru ceva de spus, clișeele sunt ușor. ce se întâmplă dacă ați scris ceva de genul „Sunt într-un loc mai bun acum” sau „sunt sigur că le veți lipsi foarte mult?”Este posibil să fi comis o varietate de pas faux social în două fraze scurte. nu presupuneți niciodată că convingerile sau relațiile cuiva se aliniază cu ale voastre. Acest lucru este deosebit de inadecvat într-o carte de condoleanțe. Accentul ar trebui să fie pe ei, niciodată pe tine. dacă nu au crezut într-o viață de Apoi, acest tip de condoleanțe nu are sens. Presupunând că clientul dvs. și decedatul au avut o relație pozitivă este, de asemenea, o greșeală., Dacă nu sunteți sigur că au avut o relație de mare, s-ar putea foarte bine pune-te într-o situație ciudată.
Doling out sfaturi este, de asemenea, o greșeală profesională. O carte de condoleanțe nu este locul pentru a da înțelepciune vieții sau pentru a acționa ca și cum ați ști prin ce trec. Chiar dacă ați suferit pierderea cuiva apropiat în trecut, nimeni nu vrea o predică. Oferirea de sfaturi este ultimul lucru de care are nevoie o persoană emoțională. Ei au nevoie de sprijin și empatie, care sunt cele două obiective principale ale unui e-mail de condoleanțe. prin evitarea acestor capcane, esti bine pe cale de a un e-mail condoleanțe fel., Eticheta profesională de e-mail favorizează concizia, inclusiv notele de condoleanțe. Luați în considerare ceea ce încercați să comunicați. obiectivele principale sunt: recunoașterea pierderii și durerii lor și oferirea sprijinului tău. Cu aceste obiective, puteți crea un e-mail fără a încălca limitele profesionale. Mai jos, am creat câteva exemple pentru a putea crea o versiune personalizată.
Pasul 4: consultați câteva exemple de mesaje de condoleanțe pentru un Client
când scrieți mesaje de condoleanțe, puteți utiliza metodele de scriere a scrisorilor învățate în școală., dacă nu vă amintiți nimic, nu vă faceți griji! V-am acoperit cu câteva opțiuni personalizate pe care le puteți personaliza așa cum doriți.
- am auzit despre pierderea rudei tale. Îmi pare rău pentru moartea lor. Știu că ești în rugăciunile mele în această perioadă foarte dificilă.
- aș dori să-mi exprim simpatia sinceră pentru moartea rudei tale. Gândurile mele sunt cu tine, și îmi pare rău pentru pierderea ta.
- am fost atât de trist să aud despre pierderea ta tragică. Te rog să știi că gândurile și rugăciunile mele sunt cu tine chiar acum., Sper ca amintirile lor să-ți aducă alinare.
- am auzit despre trecerea rudei tale. Acest lucru trebuie să fie un moment foarte dificil pentru tine, și îmi pare rău pentru pierderea ta. Te țin în gândurile mele.
- aș dori să ofer condoleanțele mele sincere pentru moartea rudei tale. Mă gândesc la tine în această perioadă dificilă.
- vă rugăm să acceptați simpatiile mele cele mai profunde în această perioadă foarte dificilă. Sper că amintirile pe care le ai cu ruda ta te mângâie. Îmi pare rău pentru pierderea suferită și te țin minte.,
- sunt atât de întristat să aud despre trecerea rudei tale. Sper că aveți mulți membri ai familiei și prieteni care să se adune în jurul vostru în această perioadă dificilă. Vă rugăm să acceptați cele mai profunde condoleanțe din partea noastră.
- îmi pare atât de rău să aud despre pierderea rudei tale. Sper că împărtășirea amintirilor cu familia și prietenii este reconfortantă.
- îmi pare atât de rău pentru timpul dificil pe care trebuie să-l experimentezi după moartea rudelor tale. Ținându-vă în gândurile și rugăciunile mele și sper că aveți amintiri bune care să vă mângâie., sper că veți găsi confort în amintiri bune în această perioadă dificilă. Vă rog să acceptați condoleanțele mele sincere în acest timp.
Pasul 5: trimiteți condoleanțele
după trimiterea unui e-mail, există câteva opțiuni. Ai putea lăsa condoleanțele în formă de e-mail, și nu-l aduce din nou. Dacă nu cunoașteți clientul, acest lucru poate fi mai potrivit decât o abordare mai personalizată.
dacă ați cunoscut clientul de mult timp, totuși, alte căi sunt mai potrivite., Lăsarea condoleanțelor tale să dispară într-un gol gol este o greșeală pe care prea mulți oameni o fac.având în vedere acest lucru, evitați să faceți aceeași greșeală. Există câteva situații în care vă puteți găsi în care aveți nevoie de o decizie cu privire la modul de urmărire a condoleanțelor dvs.
de exemplu, ce se întâmplă dacă le vedeți în persoană la scurt timp după ce trimiteți nota? Nu trebuie să evitați subiectul ca și cum ați merge pe coji de ouă. Ei sunt conștienți de pierderea lor și pretinzând că nu s-a întâmplat doar te favorizează. cu toate acestea, oferirea unui umăr pe care să plângă poate fi inadecvată., Puteți repeta verbal conținutul cărții dvs. de condoleanțe atunci când le întâlniți. Acest lucru poate înlocui un ritm conversațional ciudat, deci nu trebuie să întrebați cum se descurcă. urmărirea este extrem de importantă în situațiile în care aveți ceva concret de oferit. De exemplu, dacă ar fi un membru al familiei, v-ați putea oferi să le aduceți mâncare sau să ajutați la înmormântare. În acest caz, însă, puteți întreba cum se descurcă. alte tipuri de follow-up-uri pot părea că le presezi să răspundă la e-mailul tău. Desigur, acesta este ultimul tip de presiune de care au nevoie acum!, Salvarea urmăririlor pentru câteva săptămâni sau luni după aceea este o idee mai bună. mulți oameni care s-au ocupat de pierderi pot prefera prezența unui card fizic pe biroul lor, mai degrabă decât un e-mail. Aceste memento-uri pe care alții se gândesc la ele pot face diferența. Luați în considerare trimiterea unui card fizic, de asemenea, și poate chiar un coș de cadouri simpatie dacă ați cunoscut bine clientul.
trimiterea unei Note memorabile
scrierea unei note, indiferent dacă este un mesaj de condoleanțe pentru un prieten, membru al familiei sau client, poate fi dificilă., Exprimarea simpatiei și a îngrijirii, menținând în același timp un ton profesional, este greu. Ideile de mai sus pot servi ca un punct de salt excelent și pot oferi confort clienților dvs.dacă căutați mai mult ajutor pentru scriere, citiți ghidurile noastre despre cum să scrieți o scrisoare de mulțumire profesională și cum să solicitați concediu de deces.