atunci Când ești însărcinată cu crearea de o politică a companiei, este tentant să te decizi și zice că e de bine. Dar politica dvs. are puterea de a afecta luarea deciziilor viitoare de către călători, manageri și administratori. vă poate ajuta să vă consolidați călătoriile companiei, făcând mai ușor raportarea și urmărirea sau poate să nu afecteze deloc comportamentul.,
începem acest ghid cu o introducere în ceea ce este o politică de călătorie corporativă și ce poate face pentru compania dvs. Apoi vom detalia câteva subiecte și resurse importante: cele mai bune practici, sfaturi pentru scriere, un șablon de politică personalizabil, cum să obțineți o conformitate aproape completă, cum să gestionați aprobarea călătoriilor folosind tehnologia, chiar și cum să automatizați procesul de rezervare a călătoriilor de afaceri.
ce este o politică de călătorie?,
o politică de călătorie este, în esență, regulile și procedurile unei companii care conturează modul în care angajații lor ar trebui să aprobe, carte și cheltuieli de călătorie în scopuri de afaceri. Politicile de călătorie corporative sunt, de obicei, create de managerul de Finanțe și managerul de călătorie și, de obicei, conturează lucruri precum, dacă un angajat poate zbura clasa business, cu câte săptămâni în avans ar trebui să își rezerve călătoriile sau dacă există anumite măsuri de precauție pe care angajații trebuie să le ia atunci când călătoresc singuri.,ut următoarele:
- procedura de Rezervare și aprobat de călătorie instrument de rezervare
- Admisibile costul de rezervare (hoteluri, bilete de avion, transport la sol)
- excepții Speciale sau norme mai scumpe orase sau trasee
- a Preferat compania furnizori
- procesul de Aprobare pentru călătoriile care depășesc limitările tipice
- procesul de Rambursare
- Permisă și nu este permisă cheltuielile
- Turism debriefing proces
- asigurare de Călătorie de transport
- Obligația de îngrijire furnizor sau proceduri
în mod Clar, o politica de călătorie nu este doar despre momentul rezervării., De asemenea, controlează atât de multe aspecte ale călătoriilor și afectează angajații din multe departamente diferite.
De ce să creați o politică de călătorie de afaceri?
liniile directoare clare înseamnă corectitudine pentru toți.politicile de călătorie nu sunt doar Reguli, Reguli, Reguli. Nu ar trebui să provoace frustrare și rulouri de ochi. Mai degrabă, politicile de călătorie pot avea un impact pozitiv atât asupra călătorilor, cât și asupra afacerilor. Iată cum:
beneficii pentru călători
- flexibilitatea și autonomia de a-și rezerva propria călătorie în conformitate cu liniile directoare
- siguranța pe primul loc!, (Travelers’ unde sunt urmărite)
- Reduce confuzia și fără griji de călătorie rezervare
Beneficii pentru companie
- Reduce piroane în călătorie-și petreacă și să obțină control
- Reduce frecarea și frustrarea asupra cheltuielilor și rambursărilor
- Crește corectitudinea și foster pozitiv cultura companiei
Ce ar trebui să fie incluse într-o călătorie corporative politica?
Politica de călătorie a companiei dvs. va fi afectată de modul în care călătorește compania dvs., cine călătorește și de ce călătoresc. Cu toate acestea, există unele lucruri care trebuie să fie în Politica oricărei companii.,este esențial să includeți procesul și instrumentul de rezervare aprobat. Doriți ca călătorii să rezerve cu o platformă de călătorie de afaceri, astfel încât să vă puteți consolida cheltuielile? Doriți ca călătorii să își rezerve singuri în cadrul politicii sau doriți ca un manager de birou să rezerve toate călătoriile?de asemenea, politica dvs. ar trebui să enumere în mod clar ce achiziții pot fi cheltuite și ce nu, astfel încât călătorii dvs. să nu cumpere în necunoștință de cauză ceva pentru care nu vor fi rambursați sau să adauge cheltuieli inutile pe cardul corporativ.,
Politica de călătorie este, de asemenea, un loc inteligent pentru a vă pune cheltuielile și procesul de rambursare. În acest fel călătorii au un motiv pentru a verifica politica. și în cele din urmă (dar cu siguranță nu de o importanță mai mică), trebuie să includeți toate informațiile de siguranță de care au nevoie călătorii. Ce ar trebui să facă în caz de urgență în timp ce sunt plecați? Pe cine ar trebui să contacteze pentru diferite tipuri de situații de urgență? Ce asigurare le este disponibilă?
Pentru mai multe detalii despre toate cele de mai sus, consultați pagina șablon și secțiunea despre cum să scrieți o politică., cel mai probabil, nu doriți ca politica dvs. de călătorie să colecteze praf literal sau virtual. Din păcate, prea mulți dintre ei fac. Iată câteva probleme comune cu documentele de politică de călătorie.,
- politici de Călătorie sunt greu de înțeles
- nimeni Nu le citește sau le amintește
- politici de Călătorie nu sunt aplicate folosind tehnologia
- politici de Călătorie veni peste ca fiind excesiv de birocratic
Politica de Călătorie Probleme De Numere
- 64% ale mileniului înțelege companiei lor politica de călătorie, dar încă rezervați în afara lui.
- 72% dintre companii nu au atins nivelul dorit de conformitate a politicii de călătorie.
- 50% sau mai mult din rezervările hoteliere sunt în afara politicii corporative.,unele dintre aceste probleme pot fi rezolvate pur și simplu printr-o politică care să reflecte mai exact nevoile afacerii și ale călătorilor. De exemplu, dacă jumătate din călătorii nu sunt conforme, problema ar putea fi că bugetul dvs. standard pentru călătorii nu reflectă prețurile sau cerințele curente ale călătoriilor. Natura afacerii dvs. ar putea necesita o mulțime de rezervări de călătorie de ultimă oră, chiar dacă acestea sunt împotriva politicii.pe lângă o politică realistă, cel mai bun lucru pe care o afacere îl poate face este să aibă o politică care să poată fi acționată și implementabilă folosind tehnologia., Un wiki sau word doc sau PDF pur și simplu nu o va tăia.
aveți nevoie de o politică care se află în interiorul tehnologiei dvs. de rezervare.deoarece un document nu poate afecta ceea ce cumpără oamenii, aveți nevoie de tehnologie de rezervare pentru călătorii de afaceri. Utilizați un instrument de rezervare care include politici de călătorie personalizabile și fluxuri de lucru pentru aprobare. În acest fel, dacă o călătorie este sub politică, călătorul sau administratorul o pot rezerva. Dacă nu, o notificare este trimisă managerului corespunzător sau pentru finanțare (pe baza setărilor de aprobare pentru acel călător sau departament).,acum am stabilit ce este o politică de călătorie și de ce este importantă, aruncați o privire la celelalte aspecte ale acestui ghid. Această resursă online va oferi ajutor pe următoarele domenii de călătorie corporative politica:
- Cum de a scrie o politica de călătorie
- cele mai Bune practici pentru politicile de călătorie
- O călătorie șablon de politică
- Cum de a îmbunătăți respectarea politicii
- Cum puteți automatiza o politica de călătorie
