scrierea de note de afaceri
ce este o notă de afaceri?
o notă de afaceri este un document scurt utilizat pentru a transmite informații în cadrul unei organizații. Memo-urile se caracterizează prin a fi scurte, directe și ușor de navigat. Ele sunt mai puțin formale decât literele, dar ar trebui să mențină un stil profesional, succint. Adesea, scopul unei memorii de afaceri este dublu: identificarea unei probleme și propunerea unei soluții. Alteori, memo – urile pot furniza sau solicita informații factuale., Notele de afaceri sunt concepute pentru a găzdui cititorii ocupați care doresc să găsească rapid și ușor informațiile de care au nevoie din memo. În scris, o afacere memo, ar trebui structura memo pentru a găzdui trei tipuri de cititori:
- Cei care au citit doar rezumatul
- Cei care răsfoiesc întreaga memo pentru punctele sale cheie și câteva detalii sunt interesați
- Cei care au citit întregul document pentru detalii suport sale majore creanțe sau recomandări
țineți minte că acești cititori pot avea diferite scopuri în citirea memo., Adesea, cititorii trebuie să ia decizii de politică și acțiune pe baza recomandărilor. Alții ar putea dori să obțină informații specifice (dovezi) necesare pentru a înțelege și justifica deciziile politice și de acțiune. Cititorii ar putea dori, de asemenea, să înțeleagă capacitatea și judecata dvs. profesională.
pentru a determina scopul și audiența notei dvs., întrebați-vă: cine este destinatarul intenționat al acestei memorii? Ce vreau să facă destinatarul după ce a citit nota? Ce informații va căuta destinatarul în memo?, Aceste tipuri de întrebări vă vor ajuta să vă ghidați opțiunile de conținut, structură și stil.
cum scriu o notă de afaceri eficientă? după cum sa menționat mai sus, o notă de afaceri eficientă este scurtă, directă și ușor de navigat. Următoarele cinci strategii de scriere ajută cititorii să navigheze ușor și rapid în notele de afaceri:
- prezentați mai întâi punctul principal. Aceasta poate fi cea mai importantă orientare unică despre structura și conținutul notelor. Cititorii ar trebui să înțeleagă rapid conținutul și semnificația notei., Dacă cititorii au o întrebare sau o problemă, vor să știe imediat răspunsul sau soluția—dacă cititorii doresc mai multe informații, pot continua să citească. Cu alte cuvinte, detaliile de susținere ar trebui să urmeze punctul sau concluzia principală, nu să o preceadă.
- Menține un stil profesional, succint. Stilul scrisului dvs. ar trebui să fie adecvat publicului dvs.: în acest caz, publicul dvs. este șeful dvs., colegii dvs. sau ambii. Deci, stilul tău ar trebui să fie profesionist, simplu, cordial și ușor de citit. Pentru a obține un astfel de stil, utilizați propoziții scurte și active., Evitați jargonul și limbajul pretențios. Mențineți un ton pozitiv sau neutru; evitați limbajul negativ, dacă este posibil. Pe lângă faptul că face notele mai ușor de citit, un stil de scriere profesionist îmbunătățește, de asemenea, credibilitatea scriitorului.
- creați o linie de subiect foarte specifică pentru a oferi cititorului o idee imediată despre subiectul și scopul notei (sau mesajului). Linia de subiect ar trebui să orienteze cititorul la subiectul și scopul memo și să ofere o referință la îndemână pentru depunerea și revizuirea rapidă., Să presupunem, de exemplu, că ați scris pentru a solicita autorizarea și finanțarea pentru o călătorie de afaceri. Ați evita o linie generală de subiect, cum ar fi” Convenția editorului „sau” excursie la conferința AWP „în favoarea a ceva mai specific, cum ar fi” cerere de fonduri: Conferința AWP.”Ultimul exemplu ar spune cititorului subiectul și ce i s-a cerut să facă în acest sens.
- furnizați un rezumat sau o prezentare generală a punctelor principale, mai ales dacă nota este mai mult de o pagină., Adesea menționată ca un rezumat, primul paragraf de o lungă perioadă de memo sau mesaj servește aceste funcții:
- Prezintă principalele cerere, recomandare sau concluzie
- Rezumă apoi avanpremiera principalele fapte, argumente și dovezi
- Previziuni structura și ordinea de informații prezentate în restul memo
- Ca linia de subiect, rezumatul oferă o privire de ansamblu rapidă de scopul și conținutul memo. Cititorul îl folosește pentru a ghida atât o primă lectură rapidă, cât și recenzii rapide ulterioare.,
- utilizați caracteristicile formatului, cum ar fi titlurile, pentru a semnala structura și a ghida cititorii către informațiile pe care le caută. Rubricile oferă o schiță a notei, permițând cititorului să vadă rapid care sunt subiectele sau punctele majore și unde să le găsească în notă. Faceți rubrici paralele între ele și cât mai specifice. Alte caracteristici de format care semnalează structura și ghidul cititorilor includ paragrafe scurte și blocuri de text, liste stabilite prin indentări, numere sau gloanțe sau utilizarea generoasă a spațiului alb pentru a ghida ochiul.,deși formatul pentru o notă poate varia de la o organizație la alta, titlul standard constă dintr-o serie de linii clar etichetate care transmit informații cheie despre conținutul notei și distribuția acesteia., Următoarele sunt elemente standard ale unui antet de memo:
data: data la care memo-ul este distribuit
către: persoana(persoanele) căreia i se adresează în primul rând
(uneori cu titlu de job)
cc: numele oricui primește o copie
(uneori cu titlu de job)
de la: numele scriitorului, de obicei urmat de inițialele sale
cu titlul postului)
subiect: sau re: declarație concisă a subiectului notei