cu toate pălăriile pe care trebuie să le poarte un proprietar de afaceri, nu este întotdeauna ușor să cunoști cele mai bune politici pentru utilizarea corectă a cardurilor de credit ale companiei de către angajați. Mulți proprietari de afaceri au dorința și nevoia de a crea aceste politici, dar nu au direcția cu privire la modul de a face acest lucru.atât întreprinderile mici, cât și cele mari încearcă în mod constant să reducă la minimum cheltuielile legate de călătorie și alte cheltuieli suportate de angajați în beneficiul companiei., Una dintre cele mai bune modalități de a reduce cheltuielile inutile ale angajaților este prin crearea politicilor de utilizare a cardurilor de credit ale angajaților. Pentru a reduce utilizarea abuzivă a cardului de credit al companiei, acest lucru implică stabilirea unor reguli și reglementări cu privire la modul în care ar trebui utilizat cardul de credit de afaceri.următoarele sfaturi oferă informații despre modul în care companiile pot crea eficient politicile privind cardurile de credit ale angajaților.dacă o companie emite carduri de credit angajaților săi, trebuie să implementeze un set de reguli care guvernează utilizarea cardului., Angajații trebuie să fie trași la răspundere pentru securitatea cardului, precum și pentru confidențialitatea oricăror informații legate de companie. Compania trebuie să comunice limitele de cheltuieli de credit, activități considerate încălcări ale utilizării și repercusiuni pentru utilizarea necorespunzătoare a cardului. Angajații trebuie să se asigure că cardul este păstrat într-un loc sigur, să se asigure că contul cardului nu conține activități frauduloase și că numărul cardului este păstrat privat. Compania ar trebui, de asemenea, să precizeze că cardul de credit de afaceri este utilizat numai de angajat și nu de orice altă persoană.,
precizând limitele de cheltuieli
compania ar trebui să stabilească reguli și linii directoare care să dicteze activitățile sau tranzacțiile în care ar trebui utilizat cardul de credit. În cele mai multe cazuri, cheltuielile ar trebui să se limiteze la nevoile anumitor angajați pentru anumite sarcini sau călătorii. Fiecare departament ar trebui să aibă propriile limite de cheltuieli și ar trebui să fie adăugate și sincronizate cu bugetul general de cheltuieli al Departamentului. În calitate de companie, este bine să informați fiecare angajat despre limitele de cheltuieli la momentul emiterii., În plus, fiecare angajat nu trebuie să depășească această limită și, dacă o face, trebuie să acopere orice taxe peste limită. În cele din urmă, cardurile de credit ale companiei nu ar trebui utilizate niciodată pentru avansuri în numerar.
raport de Utilizare regulat
compania are nevoie de un proces pentru a ține angajații responsabili pentru utilizarea cardului de credit al companiei. La sfârșitul fiecărei luni, angajații trebuie să prezinte un raport detaliat al tuturor taxelor, încasărilor și codurilor contabile aplicabile., Fiecare angajat trebuie să se asigure că atașează încasările de cheltuieli la declarația lunară înainte de depunerea la companie în scopul verificării. Toate acestea trebuie făcute la timp pentru a evita întârzierea plăților. Procedând astfel, compania va monitoriza cu ușurință cheltuielile lunare, iar auditul va deveni mai simplu.
nici o utilizare de carduri pe cheltuieli individuale
compania ar trebui să fie foarte stricte cu privire la utilizarea cardului de credit angajat în care nimeni nu este permis să-l folosească pentru cheltuieli personale., Pe scurt, utilizarea cardului ar trebui să se limiteze la activitățile legate de afaceri. Definiția utilizării personale, în acest caz, este o cheltuială care nu are legătură cu funcționarea afacerii. Compania ar trebui să aibă consecințe specifice pentru orice angajat care utilizează cardul pentru propriile cheltuieli personale.
revizuire utilizare
dacă o companie emite carduri de credit angajat, este recomandat să efectueze o revizuire a utilizării fiecărui angajat în fiecare lună., Revizuirea cardului trebuie făcută de supraveghetorul imediat al angajaților împreună cu un membru al departamentului contabil al companiei. Supraveghetorul angajatului trebuie să se asigure că utilizarea cardului este limitată la ceea ce a fost destinat. În plus, departamentul contabil ar trebui să verifice dacă toate chitanțele și alte documente de cheltuieli prezentate de angajat sunt autentice.în plus, compania trebuie să aibă o politică pentru modul în care să se ocupe de taxele contestate și personalul desemnat să se ocupe de anularea cardurilor pentru angajații reziliați.,fiecare companie care utilizează carduri de credit corporative pentru personalul lor ar trebui să aibă o politică clară, eficientă și detaliată a cardului de credit pentru a elimina orice utilizare abuzivă a cardului de către angajați. Poate evita problemele sau neînțelegerile și poate preveni blocajele în cazul în care un angajat trebuie să suporte cheltuieli legate de muncă și nu are altă metodă de plată.,div>