ce este o comanda de achizitie?
un punct de plecare evident ar fi să răspundem căutării evidente, ce este o comandă de cumpărare? Comenzile de cumpărare (POs) sunt documente trimise de la dvs., în calitate de cumpărător, unui furnizor cu o cerere de produse sau servicii ca comandă. Fiecare PO va include un număr pentru urmărirea comenzii de achiziție în întregul sistem, precum și tipul de articol, cantitatea și prețul convenit., Comenzile mai specifice vor include mai multe detalii, dar, ca regulă generală, cu cât includeți mai multe informații, cu atât este mai eficient PO-ul dvs.
Aici este un exemplu de un ordin de cumpărare document:
Statutul Juridic Al Unui Ordin de Cumpărare
Cumpărătorii ar trebui întotdeauna să comunice clar cereri pentru vanzatori pentru a reduce sau elimina confuzia, atunci când vânzătorul primește PO. În cazul în care cumpărătorii refuză vreodată plata, vânzătorul rămâne protejat din cauza statutului contractual obligatoriu din punct de vedere juridic al documentului., Pentru ca cumpărătorul să aibă o protecție similară, este important să se urmărească confirmarea comenzii de cumpărare sau acceptarea Comenzii.
Asigurându-ai robust ordin de cumpărare termeni și condiții care să acopere toate scenariile, inclusiv detalii, cum ar fi atunci când puteți anula o comandă de cumpărare, va asigura limite clare pentru a menține relații bune cu furnizorii cheie.ca documente legale unii creditori comerciali vor folosi POs pentru referință atunci când oferă asistență financiară organizației dvs., aceasta se numește finanțare pentru comenzi de cumpărare.,
” o PO, odată acceptată de furnizor sau furnizor, este un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între cele două părți.”
diferența dintre comenzile de achiziție și facturi
cumpărătorii creează comenzile de achiziție, iar vânzătorii creează facturile. Vânzătorii pot trimite o factură ca modalitate de a colecta plata – în cazul în care există condiții de plată specifice (net 30, net 60, FOB etc.) sau poate trimite o factură cu un sold zero ca modalitate de a înregistra că a fost primită o plată pentru comandă.,atât comenzile de achiziție, cât și facturile conțin informații similare, cum ar fi o adresă de facturare și o adresă de expediere. Facturile se referă de obicei la numărul comenzii de achiziție, cu adăugarea unui număr de factură pentru a confirma că ambele documente sunt legate și corespund între ele. O diferență esențială este detaliile comenzii și alte informații tehnice incluse în comanda de cumpărare, în general, nu sunt incluse pe factură.John, cumpărătorul, a primit cuvântul un departament în cadrul organizației sale necesită un nou set de monitoare pentru computerele din birou., El creează comanda de achiziție care detaliază cantitatea și cerințele specifice pentru Monitoare.compania responsabilă de vânzarea monitoarelor primește comanda. Odată ce confirmă că sunt capabili să furnizeze comanda, aprobă PO și iau plata sau trimit marfa cu așteptarea plății pe baza condițiilor de plată convenite anterior. Odată ce plata este primită, onorarea comenzilor se întâmplă și monitoarele sunt livrate cu data de livrare și informații de urmărire, iar John primește factura.,
factura fie confirmă plata care a fost trimisă înainte de livrarea mărfii, fie include data scadentă a plății dacă banii nu au fost trimiși mai întâi. John verifică factura pentru a vă asigura că se potrivește cu comanda de achiziție, apoi verifică biletul de ambalare pentru a vă asigura că toate articolele comandate au fost primite, iar plata este emisă numai pentru articolele comandate și primite, într-un proces cunoscut sub numele de potrivire în trei direcții.comenzile de cumpărare sunt adesea confundate și cu alte tipuri de documente., Este important să înțelegeți diferențele dintre comenzile de cumpărare și contracte, diferențele dintre comenzile de cumpărare și comenzile de lucru și diferențele dintre comenzile de cumpărare și comenzile de vânzare.Urmărirea comenzilor de achiziție este important să urmăriți comenzile de achiziție pe parcursul întregului proces de achiziție pentru a vă asigura că primiți bunurile sau serviciile pe care le comandați și că plătiți o singură dată pentru aceste articole., Un comerciant unic sau o întreprindere mică ar putea începe cu urmărirea comenzilor de cumpărare în excel în timp ce utilizează un formular de șablon de comandă de cumpărare sau chiar mai rău într-o carte de comandă de cumpărare duplicată sau triplă. Cu cât sunt mai multe persoane implicate și cu atât volumul de POs procesat înmulțește numărul de probleme care pot apărea. Un sistem PO pentru întreprinderile mici ar trebui să acopere nevoia de bază de a urmări toate tranzacțiile de cumpărare și multe altele. Asigurarea unei piste complete de audit legate de fiecare achiziție, aplicând în același timp Cele mai bune practici privind comenzile de achiziție.,capacitatea de a urmări și de a raporta cu ușurință toate tipurile de comenzi de achiziție, inclusiv comenzile de achiziție generală, este o necesitate pentru a obține o vizibilitate completă asupra cheltuielilor. De asemenea, permite departamentelor financiare să eficientizeze procesul de reconciliere și plată a comenzilor de achiziție. Vizibilitatea pe întregul proces, inclusiv un raport automat de comandă deschisă de cumpărare, va asigura economisirea timpului și nu se pierde nimic la facturare.transformarea digitală este un obiectiv cheie pentru multe organizații, iar transformarea achizițiilor este o parte esențială a acestui obiectiv mai larg., Un sistem PO online va urmări comenzile electronice de cumpărare pe parcursul întregului proces. Nu aveți nevoie de un departament dedicat achizițiilor pentru a simți beneficiile digitalizării.
De ce comenzile de cumpărare sunt importante pentru afacerea dvs.
există multe organizații care nu utilizează comenzi de cumpărare, deoarece simt că documentele sunt doar un obstacol sau un pas inutil în proces, deoarece au relații de lucru constante cu furnizorii. Atunci când întreprinderile mici sunt încă în faza de pornire, acestea tind să aibă un proces de cumpărare destul de organic, simplu și simplu., Dar, pe măsură ce compania crește și sunt implicate mai multe mâini de la început până la sfârșit, procesul se schimbă pe măsură ce relațiile cu furnizorii cresc și evoluează cu timpul.
la un moment dat în creșterea companiei, cererile de cumpărare devin mai complexe, urgente sau specifice, ceea ce înseamnă că comunicarea poate deveni dificilă și poate lăsa mult loc pentru erori dacă comenzile de cumpărare nu sunt utilizate sau nu au un anumit nivel de detaliu.
dacă un cumpărător primește comanda fără un număr PO pentru referință, poate fi o problemă să vă dați seama unde cererea a mers prost., Și în acel moment, este probabil că a fost trimisă atât o factură, cât și o plată – adăugând mai multă complexitate situației juridice dintre cele două părți.
comanda de achiziție servește ca un document obligatoriu din punct de vedere juridic, oferind instrucțiuni clare furnizorului și o pistă de audit care este disponibilă pentru referință atunci când lucrurile nu merg bine.
De ce trebuie să automatizați procesul de comandă de achiziție
dacă afacerea dvs. utilizează în prezent un sistem bazat pe hârtie, este posibil să creați prea multe documente., Multe companii vor procesa până la șapte documente pe parcursul ciclului de cumpărare, inclusiv rechiziții, comenzi de cumpărare, cotații, Confirmări de comandă, note primite de mărfuri, fișe de ambalare și facturi. Aceasta este o mulțime de a urmări, și atunci când ia în considerare trebuie să țină evidența toate acestea pentru fiecare achiziție unică, bazându-se pe hârtie devine un pic copleșitoare. Este necesară o mai bună gestionare a comenzilor de cumpărare.o bună păstrare a evidenței este esențială pentru achiziții și achiziții, dar înregistrările pe hârtie pot fi ușor pierdute, deteriorate sau distruse., Este mai dificil să găsiți cereri și achiziții duplicate, facturi și tranzacții lipsă, care costă compania Dvs. atât timp, cât și bani. Sistemele bazate pe hârtie necesită, de asemenea, utilizarea unui sistem eficient de evidență care este actualizat periodic. Acest sistem de depunere va ocupa un spațiu considerabil într-un birou, crescând doar în timp și va dura ore de om pentru a menține și a continua să funcționeze fără probleme.
automatizarea procesului de comandă de achiziție cu un software de comandă de achiziție, cum ar fi PurchaseControl, digitalizează întregul proces de achiziție utilizând comenzi electronice de achiziție și alte documente., Toate documentele importante sunt urmărite într-un sistem centralizat cu o pistă de audit pentru a vă spune cine ia ce acțiuni asupra documentului. În plus, puteți încărca alte documente către furnizori și comenzi de achiziție, cum ar fi contracte anterioare, termeni suplimentari și programe de plată, pentru a urmări cu ușurință toate informațiile furnizorului și alte detalii.
cu automatizarea comenzilor de cumpărare totul este stocat într-un singur sistem, Departamentul de conturi de plătit beneficiază, de asemenea, deoarece devine mai ușor pentru ei să transforme comenzile în facturi pentru plată, pentru o procesare mai ușoară a plăților.,
cum să integrați comenzile de achiziție în afacerea dvs.
începeți prin a evalua modul în care afacerea dvs. se ocupă în prezent de achiziții și apoi luați în considerare modul în care doriți să controlați ce poate cumpăra Echipa dvs. și cum ar procesa întregul proces de achiziție. După aceea, veți putea crea un sistem de comenzi de achiziție adecvat nevoilor companiei dvs.
solicitări de cumpărare și comenzi de achiziție
dacă organizația dvs. nu utilizează în prezent comenzi de achiziție, este posibil să nu gestionați procesul pe care angajații dvs. îl urmează atunci când doresc să cumpere ceva., Prin trecerea la un sistem electronic de cumpărare, veți putea crea un proces formal de cumpărare care controlează cine este capabil să cumpere ce și câți bani pot cheltui fără aprobare suplimentară. Pentru comenzile de achiziție cu o valoare mai mare, trebuie instituit un control eficient al comenzilor de cumpărare cu fluxuri de lucru pentru aprobarea comenzilor de cumpărare, pentru a se asigura că persoanele potrivite se deconectează înainte de a se lua angajamentul. În cele din urmă, controlul sporit și vizibilitatea în obiceiurile de cheltuieli ale companiei dvs. vă vor oferi posibilitatea de a lua decizii bazate pe date pentru îmbunătățirea organizației.,
începe prin a folosi rechiziții, care permit echipei tale să facă o cerere formală pentru materialele sau lucrurile de care are nevoie pentru a-și face treaba. Ați putea fi, deja face acest lucru – pur și simplu cerându-echipa ta de e-mail managerul lor cu cererea, apoi cu managerul face achiziția.
în schimb, crearea unui formular standardizat de solicitare a comenzii de cumpărare și solicitarea tuturor angajaților să-l folosească, asigură că primirea solicitărilor nu este o pierdere de timp a nimănui., Are toate informațiile de care oamenii au nevoie pentru a aproba solicitarea și o atașează automat la comanda de achiziție corespunzătoare atunci când solicitarea este aprobată.după ce personalul dvs. începe să utilizeze solicitarea standardizată de achiziție, veți putea crea bugete pe baza cheltuielilor medii lunare și veți putea urmări ce cumpără echipa dvs. Cu aceste date, puteți începe să analizați modul în care sunt utilizate consumabilele și să începeți să găsiți oportunități de economii., Persoanele pe care le desemnați ca aprobatori vor fi responsabile pentru menținerea bugetului, iar dacă oamenii depășesc bugetul, este posibil ca aprobatorul să nu poată aproba orice solicitare de cumpărare care nu este absolut necesară pentru nevoile imediate.
reduceri de volum
odată ce membrii personalului încep să trimită solicitări, aprobatorii pot identifica cu ușurință modelele de cumpărare. Acest lucru le permite să trimită comenzi în vrac și să solicite reduceri de volum, dacă sunt disponibile., Atunci când cererile sunt create digital, timpul de procesare este redus semnificativ, deoarece cele mai frecvent solicitate articole pot fi adăugate într-un catalog de la cel mai bun furnizor pentru cel mai bun preț posibil.
trecerea de la solicitare la comandă de achiziție
după ce solicitările de achiziție sunt un proces standard în afacerea dvs., treceți la crearea comenzilor de achiziție din acele solicitări. Va trebui să contactați furnizorii pentru a le spune că acum veți trimite o comandă oficială de achiziție înainte de a trimite plata., Furnizorii probabil nu se vor plânge de acest lucru, deoarece are beneficii semnificative pentru ambele părți.când aprobatorii dvs. au solicitări care trebuie îndeplinite, cumpărătorul va completa formularul de comandă necesar și le va trimite vânzătorului. Vânzătorul va comunica apoi orice probleme sau probleme pe care le au cu achiziția, dacă există. Dacă nu, vor expedia comanda și factura după ce au primit plata.
cu un sistem de Achiziții Publice Electronice, este ușor să convertiți o solicitare într-o comandă de achiziție., Numărul de solicitare este atașat la numărul comenzii de achiziție, astfel încât să puteți urmări achiziția de la cerere la primire și plată. Odată ce aprobatorul marchează cererea aprobată, aceasta poate fi convertită automat într-o comandă de achiziție cu vânzătorul selectat de solicitant.
integrarea solicitărilor și comenzilor de achiziție poate dura ceva timp pentru a se ajusta și standardiza. Dar, acest lucru crește capacitatea de a urmări cheltuielile și elimina hassles asociate cu achiziționarea., Vizibilitatea în obiceiurile de cheltuieli ale companiei dvs. este esențială pentru susținerea creșterii companiei, iar acest proces este unul dintre modurile în care îl puteți realiza.
PurchaseControl elimină necesitatea unui sistem de comandă pe hârtie pentru a crește productivitatea și eficiența.
afla cum
