Alles, was Sie Wissen Müssen Über Bestellungen

Was Ist Eine Bestellung?

Ein naheliegender Ausgangspunkt wäre die Antwort auf die offensichtliche Suche, was ist eine Bestellung? Bestellungen (POs) sind Dokumente, die von Ihnen als Käufer an einen Lieferanten mit einer Anfrage nach Produkten oder Dienstleistungen als Bestellung gesendet werden. Jeder PO enthält eine Nummer zur Verfolgung der Bestellung im gesamten System sowie die Art des Artikels, die Menge und den vereinbarten Preis., Spezifischere Bestellungen enthalten mehr Details, aber in der Regel gilt: Je mehr Informationen Sie enthalten, desto effektiver ist Ihr PO.

Hier ist ein Beispiel für ein Bestelldokument:

Rechtlicher Status einer Bestellung

Käufer sollten Verkäufern immer klar Anfragen mitteilen, um Verwirrung zu reduzieren oder zu beseitigen, wenn der Verkäufer den PO erhält. Wenn Käufer jemals die Zahlung verweigern, bleibt der Verkäufer aufgrund des rechtsverbindlichen Vertragsstatus des Dokuments geschützt., Damit der Käufer einen ähnlichen Schutz hat, ist es wichtig, dass eine Bestellbestätigung oder Annahme der Bestellung verfolgt wird.

Wenn Sie sicherstellen, dass Sie über robuste Bestellbedingungen verfügen, die alle relevanten Szenarien abdecken, einschließlich Details wie wann Sie eine Bestellung stornieren können, werden klare Grenzen gesetzt, um gute Beziehungen zu Ihren wichtigsten Lieferanten aufrechtzuerhalten.

Als rechtliche Dokumente verwenden einige kommerzielle Kreditgeber POs als Referenz bei der Bereitstellung finanzieller Unterstützung für Ihre Organisation, dies wird als Bestellfinanzierung bezeichnet.,

“ Ein PO, der einmal vom Verkäufer oder Lieferanten angenommen wurde, ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen den beiden Parteien.“

Der Unterschied zwischen Bestellungen und Rechnungen

Käufer erstellen die Bestellungen und Verkäufer erstellen die Rechnungen. Verkäufer können eine Rechnung senden, um Zahlungen einzuziehen – wenn bestimmte Zahlungsbedingungen vorliegen (Netto 30, netto 60, FOB usw.).) oder kann eine Rechnung mit einem Saldo von Null senden, um aufzuzeichnen, dass eine Zahlung für die Bestellung eingegangen ist.,

Sowohl Bestellungen als auch Rechnungen enthalten ähnliche Informationen wie Rechnungsadresse und Lieferadresse. Rechnungen verweisen in der Regel auf die Bestellnummer, wobei eine Rechnungsnummer hinzugefügt wird, um zu bestätigen, dass beide Dokumente verwandt sind und miteinander übereinstimmen. Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, dass die Bestelldetails und andere technische Informationen, die in der Bestellung enthalten sind, in der Regel nicht auf der Rechnung enthalten sind.

Beispiel:

John, der Käufer, hat erhalten, dass eine Abteilung innerhalb seiner Organisation einen neuen Satz von Monitoren für die Computer im Büro benötigt., Er erstellt die Bestellung, in der die Menge und die spezifischen Anforderungen für die Monitore angegeben sind.

Die für den Verkauf der Monitore zuständige Firma erhält die Bestellung. Sobald sie bestätigen, dass sie in der Lage sind, die Bestellung zu liefern, genehmigen sie den PO und nehmen die Zahlung entgegen oder senden die Ware mit der Erwartung einer Zahlung basierend auf den zuvor vereinbarten Zahlungsbedingungen. Sobald die Zahlung eingegangen ist, erfolgt die Auftragserfüllung und die Monitore werden mit dem Lieferdatum und den Tracking-Informationen versendet, und John erhält die Rechnung.,

Die Rechnung bestätigt entweder die Zahlung, die vor dem Versand der Ware gesendet wurde, oder enthält das Fälligkeitsdatum der Zahlung, wenn das Geld nicht zuerst gesendet wurde. John überprüft die Rechnung, um sicherzustellen, dass sie mit der Bestellung übereinstimmt, und überprüft dann den Packzettel, um sicherzustellen, dass alle bestellten Artikel eingegangen sind, und die Zahlung wird nur für bestellte und erhaltene Artikel ausgestellt, in einem Prozess, der als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet wird.

Bestellungen werden oft auch mit anderen Arten von Dokumenten verwechselt., Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen Bestellungen und Verträgen, die Unterschiede zwischen Bestellungen und Arbeitsaufträgen sowie die Unterschiede zwischen Bestellungen und Bestellungen zu verstehen.

Bestellungen verfolgen

Es ist wichtig, Bestellungen während des gesamten Beschaffungsprozesses zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie die von Ihnen bestellten Waren oder Dienstleistungen erhalten und nur einmal für diese Artikel bezahlen., Ein Einzelhändler oder ein kleines Unternehmen kann mit der Verfolgung von Bestellungen in Excel beginnen, während Sie ein Bestellvorlagenformular verwenden, oder noch schlimmer in einem doppelten oder dreifachen Auftragsbuch. Je mehr Personen beteiligt sind und je größer das Volumen der zu verarbeitenden Daten ist, desto größer ist die Anzahl der auftretenden Probleme. Ein PO-System für kleine Unternehmen sollte das Grundbedürfnis abdecken, alle Kauftransaktionen und vieles mehr zu verfolgen. Gewährleistung eines vollständigen Audit-Trails im Zusammenhang mit jedem Kauf bei gleichzeitiger Durchsetzung der Best Practices für Bestellungen.,

Die Möglichkeit, alle Arten von Bestellungen, einschließlich pauschaler Bestellungen, zu verfolgen und einfach zu melden, ist ein Muss, um die volle Sichtbarkeit der Ausgaben zu erhalten. Es ermöglicht auch Finanzabteilungen, den Bestellabgleich und den Zahlungsprozess zu rationalisieren. Die Sichtbarkeit des gesamten Prozesses, einschließlich eines automatisierten offenen Bestellberichts, stellt sicher, dass Zeit gespart wird und bei der Rechnungsstellung nichts verpasst wird.

Die digitale Transformation ist für viele Organisationen ein zentrales Ziel, und die Transformation der Beschaffung ist ein wichtiger Teil dieses größeren Ziels., Ein Online-PO-System verfolgt elektronische Bestellungen über den gesamten Prozess. Sie brauchen keine eigene Einkaufsabteilung, um die Vorteile der Digitalisierung zu spüren.

Warum Bestellungen für Ihr Unternehmen wichtig sind

Es gibt viele Organisationen, die keine Bestellungen verwenden, weil sie das Gefühl haben, dass der Papierkram nur eine Straßensperre oder ein unnötiger Schritt in diesem Prozess ist, weil sie haben stetige Arbeitsbeziehungen zu Anbietern. Wenn kleine Unternehmen noch in der Startphase sind, neigen sie dazu, einen ziemlich organischen Kaufprozess zu haben, der einfach und unkompliziert ist., Aber wenn das Unternehmen wächst und von Anfang bis Ende mehr Hände beteiligt sind, ändert sich der Prozess, wenn die Beziehungen zu Anbietern mit der Zeit wachsen und sich entwickeln.

Zu einem bestimmten Zeitpunkt des Unternehmenswachstums werden die Kaufanforderungen komplexer, dringender oder spezifischer, was bedeutet, dass die Kommunikation schwierig werden kann und viel Raum für Fehler lässt, wenn Bestellungen nicht verwendet werden oder ein bestimmter Detaillierungsgrad fehlt.

Wenn ein Käufer seine Bestellung ohne PO-Nummer als Referenz erhält, kann es mühsam sein, herauszufinden, wo die Anfrage schief gelaufen ist., Und zu diesem Zeitpunkt ist es wahrscheinlich, dass sowohl eine Rechnung als auch eine Zahlung gesendet wurden – was die rechtliche Situation zwischen den beiden Parteien komplizierter macht.

Die Bestellung dient als rechtsverbindliches Dokument, das klare Anweisungen an den Verkäufer und einen Audit-Trail bereitstellt, der als Referenz zur Verfügung steht, wenn etwas schief geht.

Warum Sie den Bestellvorgang automatisieren müssen

Wenn Ihr Unternehmen derzeit ein papierbasiertes System verwendet, erstellen Sie wahrscheinlich zu viele Dokumente., Viele Unternehmen verarbeiten im Laufe des Einkaufszyklus bis zu sieben Dokumente, darunter Anforderungen, Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Wareneingangsnotizen, Packzettel und Rechnungen. Das ist eine Menge zu verfolgen, und wenn man bedenkt, dass man all dies für jeden einzelnen Kauf im Auge behalten muss, wird es etwas überwältigend, sich auf Papier zu verlassen. Ein besseres Bestellmanagement ist erforderlich.

Gute Aufzeichnungen sind für den Einkauf und die Beschaffung unerlässlich, aber papierbasierte Aufzeichnungen können leicht verloren gehen, beschädigt oder zerstört werden., Es ist schwieriger, doppelte Anfragen und Käufe, Rechnungen und fehlende Transaktionen zu finden, die Ihr Unternehmen Zeit und Geld kosten. Papierbasierte Systeme erfordern auch die Verwendung eines effizienten Ablagesystems, das regelmäßig aktualisiert wird. Dieses Ablagesystem nimmt beträchtlichen Platz in einem Büro ein, wächst nur im Laufe der Zeit und benötigt viele Stunden, um es zu warten und reibungslos zu laufen.

Automatisierung Ihres Bestellprozesses mit einer Bestellsoftware wie PurchaseControl digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess mithilfe elektronischer Bestellungen und anderer Dokumente., Alle wichtigen Dokumente werden in einem zentralen System mit einem Audit-Trail verfolgt, um Ihnen mitzuteilen, wer welche Aktionen für das Dokument ausführt. Außerdem können Sie andere Dokumente zu Anbietern und Bestellungen hochladen, z. B. frühere Verträge, zusätzliche Bedingungen und Zahlungspläne, um alle Ihre Lieferanteninformationen und andere Details problemlos zu verfolgen.

Mit der Automatisierung von Bestellungen wird alles in einem einzigen System gespeichert, von dem auch die Kreditorenabteilung profitiert, da es für sie einfacher wird, Bestellungen zur Zahlung in Rechnungen umzuwandeln, um die Zahlungsabwicklung zu erleichtern.,

So integrieren Sie Bestellungen in Ihr Unternehmen

Bewerten Sie zunächst, wie Ihr Unternehmen derzeit mit dem Einkauf umgeht, und überlegen Sie dann, wie Sie steuern möchten, was Ihr Team kaufen kann und wie es den gesamten Kaufprozess verarbeitet. Danach können Sie ein Bestellsystem erstellen, das für die Anforderungen Ihres Unternehmens geeignet ist.

Einkaufsanforderungen und Bestellungen

Wenn Ihre Organisation derzeit keine Bestellungen verwendet, verwalten Sie wahrscheinlich nicht den Prozess, dem Ihre Mitarbeiter folgen, wenn sie etwas kaufen möchten., Durch den Wechsel zu einem elektronischen Einkaufssystem können Sie einen formellen Kaufprozess erstellen, der steuert, wer was kaufen kann und wie viel Geld er ohne weitere Genehmigung ausgeben kann. Bei Bestellungen mit einem höheren Wert sollte eine effektive Bestellkontrolle mit Bestellgenehmigungsworkflows eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass sich die richtigen Personen abmelden, bevor die Verpflichtung eingegangen wird. Letztendlich gibt Ihnen die erhöhte Kontrolle und Transparenz der Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens die Möglichkeit, datengesteuerte Entscheidungen zur Verbesserung der Organisation zu treffen.,

Beginnen Sie mit Anforderungen, die es Ihrem Team ermöglichen, eine formelle Anfrage für die Materialien oder Dinge zu stellen, die es für seine Arbeit benötigt. Möglicherweise tun Sie dies bereits – bitten Sie Ihr Team einfach, dem Manager die Anfrage per E-Mail zu senden, und lassen Sie den Manager den Kauf tätigen.

Stattdessen wird durch das Erstellen eines standardisierten Bestellanforderungsformulars und dessen Verwendung durch alle Mitarbeiter sichergestellt, dass der Erhalt von Anforderungen keine Zeitverschwendung darstellt., Es enthält alle Informationen, die Personen benötigen, um die Anforderung zu genehmigen, und hängt sie automatisch an die entsprechende Bestellung an, wenn die Anforderung genehmigt wird.

Budgets

Sobald Ihre Mitarbeiter die standardisierte Kaufanforderung verwenden, können Sie Budgets basierend auf den durchschnittlichen monatlichen Ausgaben erstellen und verfolgen, was Ihr Team kauft. Mit diesen Daten können Sie sich ansehen, wie die Vorräte verwendet werden, und Einsparmöglichkeiten finden., Personen, die Sie als genehmigende Personen bezeichnen, sind für die Aufrechterhaltung des Budgets verantwortlich, und wenn Personen das Budget überschreiten, kann der Genehmigende möglicherweise keine Kaufanforderungen genehmigen, die für unmittelbare Bedürfnisse nicht unbedingt erforderlich sind.

Mengenrabatte

Sobald Mitarbeiter mit der Einreichung von Anforderungen beginnen, können Genehmigende problemlos Einkaufsmuster erkennen. Auf diese Weise können sie Großaufträge einreichen und Mengenrabatte anfordern, falls verfügbar., Wenn Anfragen digital erstellt werden, verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich, da die am häufigsten angeforderten Artikel zu einem Katalog des besten Lieferanten zum bestmöglichen Preis hinzugefügt werden können.

Wechsel von Anforderung zu Bestellung

Nachdem Kaufanforderungen ein Standardprozess in Ihrem Unternehmen sind, erstellen Sie Bestellungen aus diesen Anforderungen. Sie müssen sich an Lieferanten wenden, um sie darüber zu informieren, dass Sie jetzt eine formelle Bestellung aufgeben, bevor Sie die Zahlung senden., Lieferanten werden sich wahrscheinlich nicht darüber beschweren, da dies für beide Parteien erhebliche Vorteile hat.

Wenn Ihre Gutachter Anfragen haben, die erfüllt werden müssen, wird der Käufer das erforderliche Bestellformular ausfüllen und an den Verkäufer senden. Der Verkäufer teilt dann alle Bedenken oder Probleme mit, die er mit dem Kauf hat, falls vorhanden. Wenn nicht, versenden sie die Bestellung und die Rechnung, sobald sie die Zahlung erhalten haben.

Mit einem E-Procurement-System ist es einfach, eine Anforderung in eine Bestellung umzuwandeln., Die Anforderungsnummer ist der Bestellnummer beigefügt, sodass Sie den Kauf von der Anfrage bis zum Empfang und zur Zahlung verfolgen können. Sobald der Genehmigende die genehmigte Anforderung markiert hat, kann sie automatisch in eine Bestellung mit dem vom Antragsteller ausgewählten Anbieter konvertiert werden.

Die Integration von Anforderungen und Bestellungen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, um sich anzupassen und zu standardisieren. Dies erhöht jedoch Ihre Fähigkeit, Ausgaben zu verfolgen und mit dem Kauf verbundene Probleme zu beseitigen., Ein Einblick in die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens ist entscheidend für die Aufrechterhaltung des Unternehmenswachstums, und dieser Prozess ist eine der Möglichkeiten, wie Sie dies erreichen können.