Das US-Außenministerium spielt die Hauptrolle bei der Verwaltung des J-1 Exchange Visitor-Programms, Daher besteht der erste Schritt zur Erlangung eines J-1-Visums darin, ein Formular DS-2019 einzureichen, ein Berechtigungszertifikat für den Austauschbesucherstatus (früher als IAP-66 bekannt). Ihre Sponsoringagentur stellt Ihnen dieses Formular zur Verfügung. Sie sollten eng mit den Beamten Ihrer Sponsoringagentur zusammenarbeiten, die Sie bei diesem Prozess unterstützen. Ein Beamter, der befugt ist, das Formular DS-2019 auszustellen, ist als Responsible Officer (RO) oder Alternate Responsible Officer (ARO) bekannt., Ihr RO oder ARO erklärt Ihnen, welche Dokumente für die Ausstellung eines DS-2019 benötigt werden.
Nachdem Sie ein Formular DS-2019 erhalten haben, können Sie über das US-Außenministerium bei einer US-Botschaft oder einem US-Konsulat ein J-1-Visum beantragen. Die Wartezeit für einen Interviewtermin für Bewerber kann variieren, Daher wird dringend empfohlen, Ihren Visumantrag so früh wie möglich einzureichen (Sie dürfen jedoch nicht länger als 30 Tage vor Beginn Ihres Programms in die Vereinigten Staaten im J-1-Status einreisen).